Lectura en 5 minutos | 23/03/2021

10 claves para un trabajo en equipo eficaz

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VoIP empresarial

El trabajo en equipo eficaz es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Y no solo se limita a las empresas. Los equipos deportivos, las bandas de música e incluso las familias necesitan un trabajo en equipo eficaz para hacer las cosas. Los líderes empresariales siempre están interesados ​​en el secreto del trabajo en equipo eficaz. Después de todo, no debes simplemente esperar a tener suerte con el equipo que has reunido para un proyecto.

Los grandes equipos, los que ofrecen resultados exitosos, tienen ciertas características comunes. Y las empresas pueden aprender y aplicarlos al crear equipos para lograr sus objetivos. Por ejemplo, si sabes que un equipo exitoso depende de una colaboración eficaz, puedes equipar a tus equipos con herramientas para ayudarles a colaborar mejor. Es una estrategia mucho mejor que confiar en que un grupo de personas reunidas al azar tendrá éxito de alguna manera.

10 Claves para un trabajo en equipo eficaz

Las empresas pueden crear equipos por diversas razones, tanto a corto como a largo plazo. Algunos equipos son temporales, se crean para un proyecto específico y luego se disuelven. Otros son a más largo plazo, a menudo abarcando años implementando proyectos cruciales para la organización.

1- Todo equipo debe tener objetivos claramente definidos

El trabajo en equipo eficaz necesita varias cosas, pero quizás la más importante es tener objetivos claramente definidos. Muy a menudo, los líderes empresariales crean equipos para una tarea que está mal definida o escasa de información. Si el equipo no conoce sus objetivos, ¿cómo los alcanzará?.

Imagina dos equipos. Uno tiene el mandato de reducir los costes en un 30% en 5 años. Al otro equipo simplemente se le dice que mejore la rentabilidad del negocio. El primer equipo tendrá más posibilidades de triunfar que el segundo.

¿Por qué? El segundo equipo no tiene números ni directrices claras. ¿Deberían concentrarse en reducir costes o impulsar las ventas? ¿Cuánta mejora pueden esperar?

El primer equipo, sin embargo, tiene ventaja. Ellos ya saben:

  • Lo que necesitan lograr: reducir costes
  • Por cuánto – 30%
  • Cuando – en 5 años

2- Un equipo exitoso tiene una comunicación clara

La comunicación entre equipos es un factor crucial para el éxito. La comunicación abierta, honesta y clara juega un papel importante a lo largo de un proyecto. Cómo te comunicas y con qué frecuencia influye en la efectividad. Si confías en tus compañeros, es más probable que compartas conocimientos e ideas. La comunicación abarca más que simplemente hablar. Escuchar también es un componente importante.

No es de extrañar que las empresas inviertan tanto en herramientas de comunicación. Un equipo exitoso necesita la capacidad de comunicarse a través de varios canales en cualquier momento. No quieres que el personal acuda a la llamada telefónica simepre que necesite informar a alguien o discutir algo. Entre llamadas telefónicas, correo electrónico, mensajería de texto, mensajería instantánea, chat de video, llamadas grupales, reuniones virtuales e incluso buzón de voz, hay multitud de opciones.

Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que tus equipos se comuniquen de manera eficaz y realicen el trabajo? Invierte en una plataforma que te permita integrar múltiples canales en un sistema cohesivo. En el mundo actual, eso a menudo significa sistemas de comunicaciones unificadas que utilizan VoIP como base. VoIP permite a las empresas usar su red de datos existente para llamadas de voz, videollamadas, llamadas de audio y video grupales, mensajería instantánea, buzón de voz visual e incluso faxes.

Asegúrate de que tus equipos tengan acceso a las mejores herramientas de comunicación y comprueba cómo mejora su efectividad.

3- El trabajo en equipo eficaz requiere colaboración

Si observas equipos exitosos, a menudo hay un rasgo en particular que destaca. Es la capacidad de colaborar estrechamente entre sí para crear soluciones. Ya sea para el lanzamiento de un nuevo producto o para abordar problemas de calidad, es necesaria una estrecha colaboración para un trabajo en equipo eficaz. 

Hubo un tiempo en el que la colaboración significaba que todos se presentaban en una sala de reuniones para intercambiar ideas y trabajar juntos. Los equipos utilizaron herramientas colaborativas como pizarras, bolígrafos y papel, reuniones, etc. En 2021, ese modelo es bastante limitante para los equipos que pueden estar dispersos por todo el mundo.

Las herramientas de colaboración actuales casi siempre están online y son accesibles desde cualquier lugar. Las reuniones son virtuales, el intercambio de documentos se realiza en la nube y es posible que el equipo ni siquiera se reúnan cara a cara ni una sola vez. Pero la mera existencia de tales herramientas no significa que tus equipos las usen. Debes hacer que sea lo más fácil posible para que todos accedan a ellos. Las necesidades de tu empresa dictan las aplicaciones exactas que usa, pero debe cubrir las tareas básicas.

4- Identidades y roles únicos

El trabajo en equipo requiere que todos trabajen hacia un objetivo común, pero cada miembro debe tener un rol claramente definido. Tu personal tiene identidades únicas moldeadas por sus experiencias y conjuntos de habilidades, así que úsalas a tu favor al formar el equipo. Algunos gerentes intentan minimizar los conflictos dentro del equipo reuniendo a personas que ya trabajan bien. Pero sus habilidades o roles pueden no ser adecuados para el proyecto.

En términos generales, los equipos necesitan miembros que puedan cumplir roles específicos como:

  • Creativos e investigadores que pueden ver el panorama general.
  • Personas metódicas y lógicas para resolver los detalles, mantener al equipo concentrado, etc.
  • Expertos financieros para calcular números y realizar un seguimiento de las métricas.
  • Personal operativo para configurar la logística, distribución, suministros, etc.

Naturalmente, los roles serán fluidos hasta que el equipo se asiente y es posible que necesites más o menos roles según el proyecto. Pero es fundamental considerarlos antes de contratar personal.

5- Establecer procesos desde el principio

El trabajo en equipo eficaz no se trata solo de personas, también se trata de procesos. Cada proyecto tiene hitos, fechas límite, cronogramas y tareas de trabajo que deben completarse. Estos deben estar documentados y ser de fácil acceso. No se trata solo de archivarlos después del proyecto, los equipos pueden y deben usarlos para completar tareas.

Es importante establecer y utilizar estos procesos desde el principio. Considera cómo el equipo:

  • Distribuirá el trabajo: quién hace qué, cuándo y cómo.
  • Establecerá prioridades: qué tareas deben completarse primero y qué puede esperar.
  • Marcará los hitos: qué plazos deben cumplirse y cómo programar el trabajo en consecuencia.
  • Actualizará de estado del proyecto: quién debe ser informado sobre el progreso y cómo se enviarán.

El equipo debe ponerse de acuerdo sobre los procesos para que no haya dudas sobre qué herramientas utilizar para qué propósito. Esto hará que sea más fácil concentrarse en el trabajo, en lugar de las detalles secundarios como usar el correo electrónico para hablar con la gerencia o programar una reunión.

6- Confianza y compromiso

Los equipos exitosos se basan en lazos profundos entre las personas involucradas. Algunos miembros del equipo pueden incluso desarrollar amistades personales fuera del trabajo. Pero lo importante es que todos se respeten y confíen unos en otros. Debe existir una confianza mutua para fomentar el intercambio de ideas y nadie debe tener miedo de expresar sus opiniones.

El trabajo en equipo efectivo solo ocurre cuando todos están ampliamente comprometidos con los resultados. Los miembros del equipo deben apoyarse entre sí y confiar en sus compañeros para trabajar juntos en los retos que aparecen.

7- Fomentar la toma de riesgos 

Existe un concepto fundamental erróneo sobre los equipos y es el hecho de que todos asumen que el trabajo en equipo desalienta la toma de riesgos. No es sorprendente, ya que por norma general cambios en el negocio vienen motivados por líderes que van contra las prácticas establecidas.

Pero la realidad es que los equipos más exitosos fomentan la toma de riesgos. Los miembros pueden aportar sus experiencias y perspectivas únicas a la mesa. Esto permite que las personas asuman riesgos cuando se trata de tomar decisiones difíciles. Saben que sus compañeros los respaldarán y también rectificarán cualquier error cuando ocurra. No se ridiculiza a los miembros del equipo por asumir riesgos, sino que se les anima a hacerlo.

8- Creatividad e innovación

Al igual que en la toma de riesgos, la creatividad y la innovación son necesarias para que el trabajo en equipo produzca resultados. Ya sean sesiones de brainstorming para generar ideas únicas, o de evaluar estrategias agresivas para lanzar un nuevo producto, la creatividad es esencial. También lo es un enfoque en la mejora continua y la innovación.

La actitud ante los riesgos, la creatividad y la innovación es lo que distingue a los grandes equipos de los mediocres. Un análisis detenido de un trabajo en equipo exitoso, ya sea para un proyecto empresarial, un equipo deportivo o una banda de música, mostrará el mismo nexo de pensamiento creativo e innovador.

9- Resolución de conflictos

El trabajo en equipo eficaz no significa que los miembros nunca chocarán ni tendrán puntos de vista opuestos. Sin embargo, un equipo exitoso tendrá los medios adecuados para resolver tales conflictos. Los miembros son valorados por igual y se respetan entre sí incluso cuando tienen opiniones diferentes. No hay ataques personales ni comportamientos poco profesionales.

Un equipo exitoso está formado por personas únicas con opiniones diversas. Ocasionalmente habrá un conflicto entre individuos, pero nunca se perderá el control para amenazar el trabajo en equipo efectivo. Otra vía de conflicto es cuando el equipo se enfrenta al fracaso. Cuando eso sucede, los miembros del equipo no se culpan entre sí. Todos son responsables de sus acciones y participan contribuyendo a los objetivos generales.

10- Toma de decisiones y liderazgo

Casi todo el mundo asume que un líder fuerte es necesario para un trabajo en equipo eficaz. Sin embargo, los equipos más exitosos utilizan una forma de liderazgo participativo. Esto significa que, en lugar de que una persona lidere al resto, todos participan en la conducción del equipo hacia el éxito. Esto incluye tareas como tomar notas de reuniones, asignar tareas, tomar decisiones y registrar resultados. Este estilo de liderazgo permite que todos contribuyan a resultados exitosos, en lugar de centrar todas las responsabilidades en una sola persona.

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