VoIP tiene el potencial de transformar cualquier empresa. Es económico y ofrece funcionalidad avanzada. Sin embargo, muchas empresas dudan en actualizarse y dar el siguiente paso. Si no estás familiarizado con VoIP, es fácil confundirse con la implementación.
Con esta guía de 10 pasos, puedes configurar tu propio sistema de manera efectiva. Lo más importante es que no debes precipitarte a actualizar tus sistemas telefónicos. Requiere una cuidadosa consideración, preparación y planificación.
1 Crear un plan de proyecto
Necesitas un plan de proyecto para configurar correctamente un sistema de teléfono VoIP. Cada negocio es único y tiene diferentes requisitos. Esto significa que lo que es correcto para el negocio de otra persona puede no ser adecuado para el tuyo.
Un plan debe establecer un cronograma claro, presupuestos adecuados y responsabilidades. El plan del proyecto para una gran empresa puede involucrar a varios equipos que trabajan en el alcance. Para una pequeña empresa, el plan del proyecto debe ser conciso.
Cualquier plan de proyecto debe incluir lo siguiente:
Alcance del proyecto
Lo que significa el alcance es que el proyecto necesita límites claros con respecto a lo que se incluye y lo que no. Una empresa puede restringir el proyecto simplemente actualizando las líneas telefónicas existentes. Otra empresa puede estar interesada en una revisión integral.
Programar
Establece fechas para completar tareas o fases específicas dentro del proyecto. Esto ayuda a que un problema se corrija lo antes posible.
Riesgos y problemas potenciales
Muy pocos proyectos se completan sin encontrarse con ningún problema. Eso significa que necesitas anticipar obstáculos. Es mejor estar preparado que luchar para resolver el problema después de que haya ocurrido.
2 Determina lo que necesitas
Es fácil perderse en la gran cantidad de funciones disponibles en VoIP. Pero como con cualquier otra cosa, tienes que pagar por lo que quieres. Por lo tanto, incluso si quieres que todas las funciones estén disponibles, es posible que no sea posible obtenerlas dentro de un mismo presupuesto.
El mejor enfoque es hacer dos listas:
- La primera lista debe contener características que son absolutamente esenciales para su negocio.
- La segunda lista deben ser características que sería bueno tener si tu proveedor de servicios lo ofrece, pero no pasaría nada si no lo tiene.
Tu objetivo debe ser encontrar un proveedor que pueda ofrecer todas las funciones de la primera lista dentro de tu presupuesto.
Algunas de las cosas que deberían estar en tu primera lista incluyen IVR, correo de voz visual, llamadas de conferencia, grupos de timbre, números virtuales y transferencia de números. Estas son características estándar que cualquier empresa puede usar, independientemente de su tamaño o la industria. Muchas de estas características ayudan a una empresa a competir eficazmente y presentar una imagen profesional a los clientes.
3 Red de prueba para la preparación de VoIP
Prácticamente todo el mundo sabe que necesita una conexión a Internet para VoIP. Pero hay otros factores que también juegan un papel esencial.
Por ejemplo, ¿tienes suficiente ancho de banda para el tráfico de voz adicional en tu red? ¿Tu velocidad de Internet es lo suficientemente rápida para llamadas de voz? ¿Tu equipo de red (routers, conmutadores, módems, etc.) está actualizado o necesita ser reemplazado?
Para saber si tu red está lista para VoIP, necesitas una evaluación adecuada. La evaluación debe centrarse en aspectos como la capacidad, la velocidad y la preparación del equipo. Algunas empresas descubren que necesitan una segunda conexión a Internet o velocidades más rápidas. Es posible que los equipos más antiguos no puedan manejar los requisitos de VoIP. Necesitan ser actualizados o reemplazados.
Es muy raro que una red de negocios esté listo para VoIP sin ninguna preparación previa.
4 Calidad de servicio
QoS es una de las herramientas más importantes que tiene para controlar la calidad de las llamadas. Con la calidad de servicio adecuada, el tráfico de voz tendrá prioridad en la red.
Reduce la posibilidad de que se caigan las llamadas. Además, mejora la fiabilidad y la calidad de audio también. También puede segregar el tráfico de voz a una LAN separada para un mejor rendimiento y una resolución de problemas más sencilla.
Estado latente
Inestabilidad, latencia y pérdida de paquetes están interrelacionados. La latencia es el tiempo que tarda un paquete de datos en viajar de un punto final a otro. Medir la latencia es una buena manera de evaluar el rendimiento de la red. Si la latencia es demasiado alta, habrá un retraso entre un usuario que habla y la otra persona que escucha las palabras. Esto puede hacer que las conversaciones sean casi imposibles.
Fluctuación
La fluctuación de fase es la diferencia en el retardo de tiempo entre paquetes. Esto significa que algunos paquetes llegan más tarde que otros. Puede generar palabras inconexas o retrasos inexplicables. Una buena manera de contener la fluctuación es usar un búfer.
Paquete perdido
La pérdida de paquetes simplemente significa que algunos paquetes no llegan al destino en absoluto. Dado que VoIP implica conversaciones en tiempo real, incluso una pérdida de paquetes del 1% puede ser una gran calidad de audio. Minimizar estos problemas mejorará significativamente la calidad de su llamada y el rendimiento de la red.
5 Evaluar proveedores
La forma más rápida, mejor y más fácil de usar VoIP es comprar el servicio de un proveedor de servicios de telefonía VoIP . ¿Pero cómo encuentras la mejor combinación para tu empresa? Considera los siguientes puntos antes de decidir sobre un proveedor de servicios:
Reputación y Experiencia
Siempre considera el historial del proveedor de servicios. Los vendedores exitosos tendrán una larga lista de clientes satisfechos y felices. Dado que hay proveedores que se centran en industrias o tipos de negocios específicos, seguramente encontrarás uno que se adapte a tus necesidades demográficas.
Atención al cliente
Este es un aspecto que a menudo se pasa por alto en los proveedores de servicios. Recuerda que no importa la calidad del servicio, algo saldrá tarde o temprano. Es cómo el vendedor responde a un problema que importa. Una buena asistencia al cliente tiene un precio, pero casi siempre vale la pena.
Precios y disponibilidad de características
Naturalmente, las características y el precio también son consideraciones importantes. Como se mencionó anteriormente, necesitas un proveedor de servicios que te ofrezca funciones esenciales dentro de tu presupuesto.
6 Obtén un SLA antes de la implementación de voz sobre IP
¿Qué es exactamente un acuerdo de nivel de servicio? Es un documento completo que describe las responsabilidades del proveedor en las siguientes áreas:
Disponibilidad
¿Cuál es el tiempo de actividad del servicio? Muchos proveedores de renombre ofrecen un 99,99% de tiempo de actividad como parte de su SLA. Pero si tu empresa depende de sus sistemas telefónicos, es posible que desee un 100% o más.
Fiabilidad
¿Cómo de fiable es el servicio? ¿Con qué frecuencia realiza el mantenimiento el proveedor? ¿Recibe actualizaciones regulares con respecto a las actualizaciones?
Calidad de servicio
¿Hasta qué nivel garantiza el proveedor la calidad del servicio? ¿Qué medidas implementan para garantizar el mantenimiento de la calidad?
El SLA es importante ya que responsabiliza al proveedor del servicio por cualquier problema. La mayoría de los proveedores también detallarán la compensación por el incumplimiento de los términos del SLA. Por ejemplo, un proveedor puede decir que le reembolsará una parte de su factura correspondiente al tiempo de inactividad en un año.
7 Instalar una segunda conexión a Internet
¿Por qué instalarías una conexión a Internet secundaria? Aunque es una propuesta costosa, puede actuar como respaldo si es necesario. ¿Qué pasa si tu internet está caído? Entonces ninguno de tus teléfonos funcionará.
Asegúrate de que tu segunda conexión sea de un ISP diferente. También debes usar un canal diferente si es posible. Por ejemplo, si tu conexión a Internet principal es a fibra, la copia de seguridad puede ser a través de cable. Esto minimiza las probabilidades de que ambas líneas bajen a la vez, paralizando sus teléfonos.
8 Presta mucha atención a la seguridad
Al igual que con cualquier servicio de Internet, tus teléfonos necesitan protección adecuada. Si estás utilizando servicios alojados, tu proveedor debería ocuparse de la mayoría de las medidas de seguridad. Pero aún debes saber lo que está haciendo tu proveedor. Los problemas comunes de seguridad incluyen usuarios no autorizados que retienen llamadas, escuchan conversaciones o usan el sistema de su teléfono para hacer llamadas de larga distancia excesivas.
Recuerda que los piratas informáticos también pueden ingresar al sistema. Todo lo que necesitas son las credenciales robadas de un usuario para comprometer una red completa. La capacitación y la concienciación ayudan en gran medida a reducir este riesgo de seguridad en particular.
9 Números de teléfono de puerto
Asegúrate de seleccionar un proveedor que pueda portar sus números existentes. Así no interrumpirás a tus clientes. La mayoría de los proveedores no cobran tarifas a los números de puerto a menos que existan circunstancias únicas. Por lo general, este proceso no lleva más de unos pocos días, pero nuevamente, puede haber demoras dependiendo de su implementación en particular.
10 Prueba el sistema antes de dar el paso
Una vez que hayas configurado su sistema, estás casi listo para comenzar. Asegúrate de que las llamadas se conecten como deberían. Los usuarios no deben tener problemas para conectarse a números internos o externos. Verifica que todas las funciones (llamada en espera, transferencia de llamadas, etc.) estén funcionando como deberían. También debes probar la calidad y la velocidad de las llamadas. Usa esta fase para resolver problemas antes de que puedan convertirse en un problema mayor.
Este no es un plan infalible para un proyecto. Es casi una garantía de que surgirán algunos problemas. Pero tener un plan te ayudará a evitar grandes obstáculos y minimizar errores.
En general, los sistemas de teléfono VoIP no llevan mucho tiempo en configurarlos. Así que no dudes y cambiar a un servicio VoIP
