Si tu empresa se está cambiando a VoIP en estos momentos (o planea hacerlo), la compra de teléfonos VoIP formará parte del proyecto. Los teléfonos IP vienen con una variedad de configuraciones y modelos de distintos precios. Puedes comprar unidades de bajo coste desde 50€ hasta modelos ejecutivos que cuesten cientos de euros. La diferencia de precio se debe a una serie de factores como la calidad de fabricación, la capacidad para admitir funciones avanzadas de VoIP, etc.
En cualquier categoría de producto o servicio, existen diferencias significativas entre las características dirigidas a las empresas frente a las que están disponibles para los consumidores. Por lo general, esto se debe al poder adquisitivo y la demanda de funcionalidades avanzadas. Las personas y los hogares rara vez necesitan funciones de nivel empresarial en un sistema telefónico como la capacidad de configurar salas de conferencias con 40 participantes. En la mayoría de los casos tampoco pueden permitirse comprarlos.
La misma diferencia se mantiene para los teléfonos IP actuales. Hay bastantes características que los teléfonos de negocios necesitan en muchos casos. Pero estas características no son útiles para la gran mayoría de los consumidores. Las organizaciones y los consumidores pueden caer presos en la mentalidad de que más siempre es mejor. Incluso si no necesitan una función hoy, piensan que podrían necesitarla en el futuro.
El caso contrario también sucede mucho. Muchas organizaciones piensan que no deben gastar dinero en teléfonos costosos con funciones que probablemente nunca usarán. Por lo tanto, bastantes compañías están por debajo del presupuesto para teléfonos IP y compran unidades que no satisfacen sus necesidades. A menudo esto conduce a una frustración generalizada entre los empleados, especialmente cuando el sistema telefónico admite esas características, pero los teléfonos no pueden hacer frente a ellas.
Aquí tienes 3 características de los teléfonos VoIP que necesitas para tu empresa:
Botones de funciones programables
Desde una perspectiva empresarial, puedes considerar los botones de funciones como una de las características imprescindibles de un teléfono IP. La mayoría de los modelos vienen con al menos algunos botones que están programados para funciones específicas. Las versiones más caras tendrán botones de función programables que puedes asignar a cualquier función.
¿Por qué el énfasis en lo programable? Esto se debe a que los usuarios priorizarán las características según sus propias necesidades. Una característica que es esencial para un operador en el call center puede no ser tan útil para un responsable de un departamento de cuentas. Si los botones de funciones son programables por los usuarios, les permite más flexibilidad en su uso diario.
La marcación rápida, la re-llamada, el desvío de llamadas a un número específico, el buzón de voz y conferencia múltiple son las funciones más comunes asignadas a los botones de función. Un asistente de un alto ejecutivo podría querer asignar un botón de función para transferir llamadas a la oficina de su jefe en lugar de hacer clic constantemente en una larga secuencia de números cada vez.
Soporte de captura de llamadas
No todos los terminales admiten las funcionalidades de captura ni call centers. Los grupos de captura permiten a los empleados de un departamento capturar las llamadas de otro compañero del mismo departamento. Los call centers permiten a los departamentos agrupar las llamadas entrantes y asignar a personas para que las respondan en un orden específico o de acuerdo a quién pueda atender a las personas que llaman.
Estas dos características son normalmente utilizadas por los representantes en un departamento de ventas o servicio de atención al cliente. Sin embargo, algunas organizaciones las están utilizando en toda la compañía entre todos los empleados. Puede ser especialmente útil cuando hay escasez de personal durante las vacaciones, etc. O cuando los equipos específicos tienen poco personal debido a algún evento o situaciones similares.
Soporte para funciones alternativas
Los sistemas de telefonía empresarial cuentan con muchas funciones avanzadas, como modo desatendido, escritorio de uso compartido (donde puedes transferir la configuración de tu escritorio a otro dispositivo), manos libres y funciones similares. Los teléfonos que compres deben ser capaces de admitir cualquier funcionalidad adicional que puedas necesitar en tu entorno de oficina.
El modo de manos libres debe ser una prioridad aunque no tengas necesidad de lo demás. Esta es una característica que los operadores de call center utilizan con más frecuencia. En general, necesitan las ambas manos libres para introducir y recuperar datos mientras se gestionan los problemas del cliente. Pero la funcionalidad de hacer y responder llamadas con auriculares inalámbricos puede ser útil también para ejecutivos, altos directivos y personal administrativo.
Además de estas tres características, hay otras consideraciones que quizás desees tener en cuenta al comprar teléfonos de empresa compatibles con IP. Por ejemplo, algunos modelos están diseñados para ser robustos y funcionan en entornos hostiles. Pueden ser impermeables y cuentan con botones grandes para que los usuarios puedan acceder a ellos mientras usan guantes o equipo de protección. Si tu personal utiliza con frecuencia los teléfonos para realizar llamadas de videoconferencia, es posible que desees modelos con una pantalla más grande o que tengan módulos de expansión para una funcionalidad adicional. Los teléfonos que compres deben satisfacer tus necesidades hoy y (con suerte) las de mañana también.
