Los sistemas VoIP, ya sean servicios alojados o soluciones de trunking en las instalaciones, ofrecen una gran cantidad de características para las empresas. Incluso aquellos que han usado los sistemas durante años pueden encontrar algo que han pasado por alto antes. Pero, todas estas opciones pueden ser abrumadoras para las organizaciones que solo ahora están cambiando a VoIP. Así que echemos un vistazo a las funciones de asistente virtual o de operadora automática en VoIP.
Una de las características más útiles en un sistema telefónico es el asistente virtual. A menudo llamado operador automático o recepcionista digital, las empresas los utilizan para proyectar una imagen profesional a las personas que llaman. Si has llamado a un banco u otro negocio recientemente, te habrás encontrado con la operadora automática que te pedirá que selecciones de un menú de opciones. La grabación típica te pedirá que presiones 0 para obtener información, 1 para atención al cliente, 2 para ventas, etc.
Un asistente virtual asegura que tus clientes o cualquier otra persona que llame, sean dirigidos al recurso más apropiado. Incluso si tienes un centro de llamadas con todo el personal (o no), el asistente virtual puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
¿Cómo funciona un asistente virtual con VoIP?
Con la función de asistente virtual, puedes programar un directorio completo de opciones para las llamadas entrantes. Puedes tener varias capas, cada una de las cuales tiene su propio conjunto de opciones. Tienes mucha flexibilidad en la forma de dirigir las llamadas: puedes enviarlas al correo de voz, a las bandejas de entrada de grupo, a las extensiones específicas, etc.
La mayoría de las personas no conocen el número de extensión de su destino, pero sí conocen el apellido de tu contacto. Por lo tanto, una de tus opciones en el operador automático puede ser la función de marcación por nombre. El asistente virtual mostrará una lista de varios nombres y la persona que llama puede presionar el número apropiado para marcar automáticamente esa extensión.
También puedes cambiar el tipo de saludo en función de variables como el horario comercial o los días festivos. La mayoría de los proveedores de servicios te permiten seleccionar estilos pregrabados o agregar los suyos. A diferencia del resto de tu personal, el asistente virtual no necesitará días de baja por enfermedad o formación. Puedes activar y desactivar la función, según tus necesidades en ese momento.
Ahorra tiempo respondiendo consultas sencillas
La gente llamará a tu negocio por una variedad de razones. Los clientes pueden solicitar asistencia técnica, comentarios sobre productos, quejas, información de cuentas, etc. Los informantes pueden ponerse en contacto con tu departamento de marketing. Socios comerciales, distribuidores, contratistas y otros también te llamarán. Algunas de estas llamadas requerirán que un miembro del personal gestione el problema.
Sin embargo, una proporción significativa de las llamadas serán consultas simples que en realidad no necesitan un empleado. Por ejemplo, los clientes de una empresa de envíos desean saber el estado de tu pedido. Es probable que alguien que llame a un banco busque la información de su cuenta o el saldo de su tarjeta de crédito. El asistente virtual puede responder estas preguntas buscando la información en sus sistemas de CRM según el identificador de llamadas, el número de cuenta, etc.
Ofrece información importante por adelantado
El asistente virtual es una excelente manera de anunciar información importante a las personas que llaman. Algunas empresas anuncian sus horarios de oficina, ubicación o próximos días festivos para que los clientes no tengan que buscar esa información en otra parte. También puede anunciar ofertas especiales, ventas o cualquier otra información pertinente. Puedes elegir incluir este anuncio al comienzo de cada llamada o solo durante los momentos en que el cliente esté en espera.
El asistente virtual también es invaluable en una situación de emergencia o desastre. Supongamos que tienes un incendio en la oficina o que tus ordenadores han colapsado. Puedes ofrecer rápidamente actualizaciones de estado a tus clientes sin que las personas que llaman tengan que esperar en la fila para hablar con un empleado.
Crear reglas avanzadas para enrutar llamadas
Puedes crear reglas avanzadas para dirigir grupos específicos de llamantes en función del identificador de llamadas. Por lo tanto, un cliente que llame al número escuchará un mensaje diferente al de un proveedor o inversionista. Incluso puedes cambiar el número y el tipo de opciones a las que pueden acceder los diferentes grupos.
También pueden ser estas reglas sobre el tipo de número de teléfono. Por ejemplo, puedes crear un número VoIP que esté vinculado a una campaña o promoción de marketing específica. Los usuarios que llamen a ese número escucharán un saludo o mensaje diferente al de los que llaman a tu número comercial general.
Estos tipos de reglas sofisticadas pueden ayudarte a administrar el gran volumen de llamadas que tus empleados deben atender todos los días. Puedes optimizar los flujos de trabajo y asegurarte de que las llamadas de los clientes no sean ignoradas, perdidas o manejadas de manera inapropiada.
Hay beneficios claros al usar asistentes virtuales. Tus técnicos capacitados o representantes de servicio al cliente no tienen que perder tiempo respondiendo preguntas simples. Tu experiencia puede ser utilizada para manejar mejor los problemas más complejos. También reduce los tiempos de espera para los clientes. Los asistentes virtuales en sistemas telefónicos no son nuevos, pero más empresas ahora tienen la opción de usarlos sin pagar precios exorbitantes por el privilegio.
