El propósito de hacer cambios en una empresa es mejorar las cosas: cambiar las calculadoras por las hojas de cálculo, el correo tradicional por el correo electrónico, sistemas CRM en vez de fichas de clientes etc. Y lo último es mejorar la empresa con VoIP, eliminando el teléfono fijo.
VoIP hizo las llamadas más baratas, pero si todo lo que hiciera VoIP fuera eso, no habría tenido el éxito que está teniendo. En el título hemos puesto mejorar tu empresa con VoIP y no nos referíamos tanto al precio que pagas por tus llamadas, sino a todo lo que puede hacer por tu negocio.
¿Cómo puedes mejorar tu empresa con VoIP?
La VoIP puede mejorar una empresa de muchas maneras. Su flexibilidad y que esté basado en internet es la clave de su éxito: a diferencia de cualquier otro producto, tus proveedores no tienen que gastar más para darte más cosas: la mayor parte de las funcionalidades de VoIP están disponibles para probarlas cuando necesites.
Un sistema de telefonía VoIP tiene muchísimas funciones, pero probablemente no las uses todas: quizá uses las conferencias pero nunca necesites un buzón de voz o viceversa. O quizá necesitas hacer muchas llamadas a un país extranjero y nunca uses videollamadas en grupo. VoIP ofrece múltiples opciones y, probablemente, vayas a usar sólo unas pocas.
Algunas de las características son:
Buzón de voz visual y transcripción
El buzón de voz visual es una de las mejores características de VoIP. Seguramente no sabías que la necesitabas hasta que la usases, pero luego te diste cuenta de que no podías trabajar sin ella: un mensaje de voz va directamente a una bandeja de correo electrónico.
Las ventajas son evidentes: ya no hay que ir a escuchar los mensajes, sino que aparecen directamente en la bandeja de entrada, así no habrá más olvidos. Además, al haber transcripción automática de la voz, se accede más fácilmente a la información, se puede buscar con mucha facilidad y copiar y pegar los datos que se den.
También se puede elegir que grabe automáticamente todas las llamadas entrantes o salientes.
Para los clientes quizá sea algo transparente, pero para los trabajadores, esta es una de las mejores maneras de mejorar tu empresa con VoIP. Flujos de trabajo más rápidos y más cómodos.
Operador automático
Esta característica tiene muchos nombres: asistente automático, recepcionista automático, IVR, etc. Pero la esencia es que, cuando alguien llama a tu empresa, el operador -o la operadora- lo transfiere automáticamente al departamento o al empleado correspondiente sin operación manual.
A menudo ni siquiera es necesario que pase a un empleado y se puede dar respuestas rápidas a preguntas frecuentes como el saldo de la cuenta, estado de pedido, etc.
Se pueden configurar mensajes según el horario, los días de la semana, etc. Así se puede configurar que los fines de semana el operador de un mensaje, que de un mensaje distinto a los usuarios que estén en espera, etc etc. Las posibilidades son infinitas.
Llamadas multidispositivo
Durante el siglo pasado y principios de este, los empleados tenían un teléfono en el escritorio. Ahora cada empleado tiene muchos dispositivos con los que llamar y eso sin considerar los ordenadores.
¿Por qué no sacarles todo el partido?
Muchos usuarios trabajan en la carretera, desde la sala de espera de un cliente, etc.
Con los sistemas de telefonía VoIP cada usuario puede elegir que dispositivos suenan y a qué horas. también el orden al que suenan. Se puede configurar para que el teléfono del escritorio suene lunes y martes, el softphone del móvil miércoles y jueves y el viernes suene primero uno y luego otro. Se puede elegir qué suenen a la vez o que empiece a sonar primero uno y luego otro.
También que si no se coge el teléfono le suene a un compañero. Así nunca se pierden llamadas en el buzón de voz.
Estas tres características dan una ventaja a las pequeñas y medianas empresas que no podrían permitirse estos lujos con los proveedores de telefonía tradicional.
Si quieres saber más ventajas que puede ofrecerte la telefonía VoIP visita el blog de VoIPstudio.
