Lectura en 5 minutos | 11/02/2021

5 herramientas para ayudar a tus empleados en el teletrabajo

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Soluciones VoIP para empresas

Según la investigación de Stanford, hasta un 42 % de la fuerza laboral de los Estados Unidos está trabajando desde casa a tiempo completo. Hoy en día, la mayoría de las empresas están evaluando el trabajo remoto para crear una estrategia comercial más resistente. Al mismo tiempo, muchos también están considerando cómo administrar operaciones híbridas y más complejas de manera efectiva.

Sin embargo, el cambio drástico de trabajar desde casa no viene exento de desafíos. Para empezar, trabajar desde casa puede significar más distracciones, más aislamiento social y menos formas de interactuar cara a cara con los compañeros de trabajo. Afortunadamente, no faltan las herramientas que los empleados pueden utilizar para garantizar que trabajar desde casa sea sencillo y sin complicaciones.

Por ejemplo, las plantillas de hojas de trabajo se consideran herramientas poderosas que pueden ayudar a que trabajar desde casa sea rápido y fácil.

Otra herramienta que les ha facilitado la vida a quienes trabajan desde casa es el protocolo VoIP o Voice-over-Internet. También se sabe que la tecnología VoIP hace que la gestión del trabajo remoto sea más sencilla que nunca.

A continuación se muestran cinco de las herramientas esenciales para el trabajo desde el hogar que todo empleado nunca debería prescindir:

1. Herramientas para la colaboración, organización y uso compartido de archivos

Organizar las cosas es uno de los desafíos más críticos que enfrentan los trabajadores en remoto. Dicho esto, es vital encontrar herramientas que faciliten la organización, la colaboración y el intercambio de archivos. Una de las mejores formas de promover la colaboración y combatir la desorganización es alojar documentos en un ecosistema.

Dropbox es considerado uno de los pioneros en sincronización y almacenamiento basado en la nube. Google Drive se ha vuelto tremendamente popular gracias a su sincronización de archivos de escritorio a escritorio, compatibilidad general de archivos y almacenamiento gratuito.

Como parte de la suite Office 35, Microsoft también ofrece OneDrive, que permite a los usuarios acceder a archivos desde cualquier dispositivo. También hace posible la colaboración con colegas en cualquiera de las aplicaciones de Office.

2. Herramientas para la gestión de proyectos

Si bien muchas organizaciones han estado utilizando herramientas de gestión de proyectos antes de que el trabajo remoto se hiciera popular, se considera crucial ayudar a los trabajadores remotos a mantenerse al tanto de sus tareas. Una herramienta útil de gestión de proyectos por la que muchas personas confían es Trello.

Trello ayuda a los trabajadores remotos a visualizar fácilmente sus tareas a través de tarjetas, columnas y tableros digitales. También puedes cargar tarjetas Trello con datos, incluidos hipervínculos y gráficos. Se puede asignar una tarjeta a un miembro específico del equipo con una fecha límite adjunta.

Otras poderosas plataformas de gestión de proyectos que también se consideran excelentes opciones incluyen ClickUp y Asana.

3. Herramientas para la coordinación de proyectos y equipos

Si bien los empleados ya no pueden acercarse al escritorio de sus compañeros de equipo para pedir ayuda u obtener información, es reconfortante saber que existen varias herramientas que permiten que los servicios de mensajería instantánea eviten la avalancha de correos electrónicos diarios. La mensajería instantánea se considera esencial, especialmente para la comunicación en tiempo real.

Una conocida plataforma de comunicación multicanal es Slack. Una vez que los usuarios se familiaricen con las funciones organizativas y la interfaz intuitiva de Slack, descubrirán que es un reemplazo valioso para los correos electrónicos ineficaces. Slack también permite compartir archivos, personalizar alertas y extraer historiales completos de canales.

Slack también permite a los usuarios crear flujos de trabajo. Además de Slack, otras plataformas que ofrecen integraciones perfectas entre suites colaborativas incluyen Microsoft Teams y Google Hangouts.

4. Herramientas para reuniones

Ya quieras tener una llamada de conferencia con asistentes de diferentes rincones del mundo, o quieras comunicarte con los empleados que están en movimiento, un servicio de VoIP puede ser su solución todo en uno. Una solución de VoIP en la nube ofrece muchas funciones (mensajería instantánea, videoconferencia, aplicaciones móviles, etc.) sin necesidad de adquirir diferentes herramientas.

También hay otras plataformas de alojamiento remoto que puedes investigar. En todo caso, todo se reduce a preferencias. Sin embargo, la idea principal es asegurarse de que la herramienta de reunión remota elegida sea accesible a través de diferentes dispositivos. Esto es esencial para promover el compromiso de todos los empleados y evitar que disminuyan las tasas de asistencia.

5. Herramientas de apoyo a la escritura

La comunicación escrita es uno de los componentes críticos del trabajo remoto. Una herramienta de escritura que puede garantizar que los trabajadores remotos no caigan en jerga coloquial, y pueda afectar el profesionalismo y la claridad es Grammarly.

Sin embargo, dado que Grammarly no es realmente infalible, aún sería útil tener otro par de ojos para corregir y revisar documentos valiosos para asegurarse de que no haya problemas gramaticales o errores tipográficos.

Cómo ayudar a tus empleados remotos a mantenerse productivos y comprometidos

Además de utilizar diferentes herramientas para facilitar la administración remota y la colaboración, a continuación se ofrecen algunos consejos prácticos para ayudar a tus empleados a mantenerse concentrados, comprometidos y productivos mientras trabajan desde casa.

Pensando por adelantado

Anima a los empleados a realizar una planificación estratégica a largo plazo mediante:

  • Actualización regular de planes de riesgo, presupuestos, cronogramas y otros documentos de planificación.
  • Establecer metas y métricas actualizadas que permitan realizar un seguimiento del progreso.
  • Lluvia de ideas sobre formas de mejorar la inclusión y la diversidad en las iniciativas orientadas al exterior.

Razonando

Profundiza en los sistemas que estás utilizando actualmente.

  • Cuentas de correo electrónico con libres de spam y organización de carpetas de correo electrónico.
  • Sistemas de gestión de documentos y etiquetas y datos limpios.
  • Organiza y limpia unidades, carpetas y otro almacenamiento de documentos.
  • Creación y uso de convenciones de etiquetado coherentes para correos electrónicos y documentos.

Pensando en el pasado

Los tiempos “tranquilos” pueden ser el momento ideal para examinar y recopilar datos sobre iniciativas anteriores.

  • Revisa los datos actuales para verificar si los proyectos están cumpliendo los objetivos.
  • Recopila nuevos datos utilizando herramientas de encuesta.
  • Anima a los miembros del equipo a examinar los esfuerzos recientes (comienza por hacer las siguientes preguntas: ¿Qué ha funcionado en el pasado? ¿Qué no ha funcionado? ¿Por qué?).

Empatizando

Descubre cómo tu trabajo puede impactar a otros.

  • Ofrece tus servicios administrativos o especializados a aquellos cuyo trabajo influye en el tuyo.
  • Piensa en formas en las que puedes ayudar a otros miembros de tu equipo.
  • Mantente informado y actualizado con las últimas tendencias y comparte información valiosa con otros miembros del equipo.

Pensando en el crecimiento

Utiliza el trabajo desde casa como una oportunidad de superación personal.

  • Fomenta la participación en el desarrollo personal y profesional a través de recursos gratuitos como libros, seminarios web, podcasts, TED Talks, etc.
  • Discute los materiales de desarrollo con tu equipo (puedes iniciar el debatehaciendo las siguientes preguntas: ¿Qué aprendiste? ¿Qué despertó tu curiosidad? ¿Cómo puedes relacionarlo con el trabajo? ¿Qué es lo que te gustaría probar?)

Piensa en el bienestar

Mantener la salud mental, emocional y física es fundamental cuando se trabaja en casa.

  • Consulta con tus compañeros si necesitas ayuda.
  • Ofrece ayuda y asistencia cuando puedas.
  • Encuentra formas de divertirte y mantener interacciones sociales con todos los miembros del equipo.
  • Establece límites en torno a los horarios, los dispositivos y los espacios laborales y no laborales.
  • Encuentra y comparte formas de mantenerte concentrado incluso en un entorno remoto.
  • Fomentar la realización de determinados niveles de actividad física tanto en casa como al aire libre.
  • Recuerda al personal que se mantenga en contacto por correo electrónico, teléfono o videos.

Piensa en el ahora

Verifica las tareas críticas que necesitan atención inmediata.

  • Redacta próximas comunicaciones y anuncios.
  • Revisa el contenido del sitio web y busca errores tipográficos, información desactualizada, enlaces rotos, etc.
  • Para el resto de los empleados en el lugar: limpieza y saneamiento exhaustivos de equipos y espacios de trabajo.

Puedes facilitar a los trabajadores remotos que se mantengan productivos y realicen el trabajo crítico:

Animándoles a trabajar en un ambiente cómodo dedicado al trabajo remoto

Habrá una gran diferencia si los empleados tuvieran un espacio dedicado para trabajar en casa. Anima a los empleados a tener una oficina en casa dedicada donde puedan cerrar la puerta y evitar distracciones durante las horas de trabajo.

Animarles a encontrar un compañero

Las interacciones sociales, por breves que sean, seguramente pueden ayudar a aliviar los sentimientos de aislamiento y soledad. Si bien es incómodo señalarlo, los efectos psicológicos de trabajar de forma remota durante largos períodos a menudo se ignoran o se pasan por alto. Sin embargo, es un factor crítico para el bienestar de cualquier empleado.

La interacción también facilita el compañerismo y la cooperación. De acuerdo con esto, sería una buena idea alentarlos a elegir un amigo con el que puedan hablar, incluso por períodos breves o durante el recreo.

Animarlos a tener un plan para el día

Cuando trabajas solo, tener un horario más estructurado es fundamental si quieres hacer bien las cosas. Con el trabajo remoto, las personas pueden encontrar que carecen de la estructura diaria convencional a la que están acostumbrados.

Una de las cosas que los trabajadores remotos deben comprender es que el tiempo que pasan solos está mejor estructurado. Idealmente, su día debe incluir descansos en los que puedan realizar trabajos no relacionados, como dar paseos rápidos o jugar con su perro.

Recuerda que todos trabajan de manera diferente

Es importante recordar que no a todos los empleados les gusta de trabajar desde casa. Este cambio drástico puede resultar muy estresante para algunos miembros del equipo. Como se requiere que más empleados trabajen desde casa debido a la pandemiacomunicarse con los miembros del equipo tanto como sea posible puede ayudar.

Esto puede ser muy beneficioso, especialmente para aquellos que tienen dificultades para adaptarse. Verificar con los empleados de forma rutinaria puede ayudar a aliviar la carga causada por este cambio sin precedentes.

Conclusión

Nadie sabe con certeza cuándo las cosas volverán a la “normalidad”. Hasta entonces, es fundamental mantener una comunicación honesta y constante con el equipo. Además, equipa a tu equipo con todas las herramientas que necesitan para que puedan continuar concentrándose y seguir siendo productivos incluso con la nueva configuración.

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