El mundo de los negocios se está volviendo cada vez más competitivo a medida que la globalización y la creciente innovación digital continúan avanzando. En consecuencia, las empresas y las marcas están siempre a la búsqueda de estrategias de desarrollo que mejoren las ventas.
Una práctica común en todos los ámbitos ha sido llegar a clientes potenciales cualificados a través de campañas de difusión. El 62% de los profesionales del marketing afirman que esta estrategia de captación ha sido eficaz. Aunque es una cifra relevante, todavía hay mucho espacio para crecer y mejorar. Una forma de hacerlo es implementar sistemas de VoIP en estrategias basadas en llamadas salientes.
Funciones de VoIP para llamadas salientes
Un sistema de VoIP ayuda a las empresas a gestionar mejor las llamadas mediante un conjunto de funciones que hacen que las estrategias telefónicas sean más eficaces en todos los ámbitos. Aunque se utiliza popularmente para las llamadas entrantes, el software de VoIP también tiene todo un conjunto de características que pueden resultar útiles para las estrategias de llamadas salientes. Algunas de ellas son:
Gestión de contactos
Una mejor gestión de los contactos comerciales es más útil en los negocios B2B, ya que permite a los representantes de ventas manejar y organizar mejor la información de los clientes potenciales. También ofrece a los agentes un lugar donde organizar, documentar y tomar notas de las llamadas para que se puedan tener en cuenta las solicitudes, las consultas y otra información personalizada en el futuro.
Si se combina con una potente herramienta de gestión de las relaciones con los clientes, mejorarán las estrategias de ventas en todos los ámbitos.
Gestión de los agentes
Además de gestionar clientes potenciales, un servicio telefónico VoIP para empresas también te ayudará a gestionar a tu personal. Integrado con un sistema de gestión de empleados, un sistema VoIP ofrece a tu organización una forma más eficaz de gestionar el rendimiento, el cumplimiento y la asistencia de los agentes.
Con la gestión de agentes, también puedes coordinar mejor su rendimiento, ya que dispones de un panel de control que muestra los comentarios que se dan a los operadores. De este modo, los gestores pueden revisar el rendimiento de las llamadas y responder en consecuencia, ya sea a través de recompensas o de formación.
Funciones de gestión de llamadas
Además de gestionar los agentes y los contactos, los sistemas de VoIP también permiten gestionar las propias llamadas. Algunas de las funciones de gestión de llamadas que resultan más útiles son:
- Grabación de llamadas – Graba tus llamadas, almacénelas para reproducirlas y revisarlas al instante.
- Desvío de llamadas – Los equipos de llamadas salientes pueden colaborar y desviar las llamadas si un cliente potencial quiere hablar con otro agente por otra oferta o especialidad.
- Identificación de llamadas dinámico – Puede presentar un identificador de llamadas del país del cliente.
- Entrenamiento del agente – Entra en una llamada en directo y ofrece algunos consejos útiles a tu agente en “modo susurro”.
- Supervisión de agentes – Entra y escucha las llamadas en directo para supervisar y revisar el rendimiento de los agentes.
- En espera – En el caso de que los representantes tengan que poner a la gente en espera.
- Pulling – En el caso de que los agentes necesiten cambiar de dispositivo.
Información y grabación
El poder de los datos se ha convertido en el centro de atención en los últimos años, ya que las empresas recurren a los números para tomar decisiones informadas. Los sistemas de VoIP proporcionan a las empresas acceso a más datos y análisis que podrían ser útiles para evaluar a tus representantes de ventas, estrategias y productos.
Las funciones de grabación de llamadas también pueden resultar útiles. La mayoría de los servicios de VoIP almacenan las grabaciones en sistemas basados en la nube para no tener que mantenerlas en un dispositivo de almacenamiento físico que podría ocupar recursos y espacio.
Definitivamente, hay muchas otras características que los sistemas de VoIP pueden proporcionar para los equipos de llamadas salientes y otras aplicaciones empresariales.
Cómo ayudan los sistemas VoIP a mejorar llamadas salientes
Con todas estas características en mente, la pregunta más importante que te podrías estar haciendo es, “¿cómo ayudan todas estas características a mi equipo con las llamadas salientes, o a los agentes?”.
Estas son algunas de las formas en que tu equipo y tu empresa en su conjunto podrían beneficiarse del uso de un sistema de VoIP:
Mejora de la gestión de agentes de ventas
La gestión de los agentes de ventas conlleva una operación de recursos humanos bien fundamentada en la que se consigue gestionar el rendimiento y la carga de trabajo de tu equipo de forma eficiente. Tener que comprobar las llamadas, asignar clientes potenciales y proporcionar información manualmente puede ser agotador para los directores y supervisores. Por ello, contar con un sistema VoIP podría aliviar la carga de trabajo y el estrés de tener que gestionar manualmente a tu equipo.
Con un sistema VoIP el supervisor de tu equipo de ventas puede ahora centrarse en tareas de mayor valor, como.
- Encontrar nuevos clientes potenciales.
- Networking.
- Formar al personal de ventas.
- Crear estructuras de incentivos para aumentar el rendimiento.
Gestionar mejor los contactos
Las empresas que abandonan o pierden clientes potenciales no harán un buen trabajo de conversión en futuros clientes. Según los datos, hasta el 60% de los clientes potenciales dirán que no cuatro veces antes de decir que sí. En cambio, los agentes, rara vez llegan al primer seguimiento. En este proceso, podría ayudar poner en marcha un mejor sistema de gestión de contactos en el que se pueda hacer un seguimiento y analizar la información de los clientes potenciales para ayudar a convertirlos en clientes.
Con una mejor gestión de los contactos, los agentes y los representantes de ventas pueden volver a los antiguos clientes potenciales y hacer el seguimiento necesario para ayudarles a cerrar más ventas.
Mejorar las llamadas a través de los análisis, el entrenamiento y el feedback
Dado que un sistema de telefonía VoIP realiza un seguimiento eficaz de los comentarios y análisis de las llamadas, el equipo de ventas y los directores de desarrollo comercial pueden utilizar esos datos para tomar decisiones más informadas. Esos datos pueden utilizarse para evaluar el rendimiento del equipo y proporcionar formación y comentarios que ayuden a mejorar las llamadas salientes.
Los sistemas de VoIP también suelen tener un mecanismo de encuesta de opinión que solicita automáticamente la opinión de los receptores de las llamadas.
Desvío de llamadas más eficaz
En la generación de contactos B2B, algunos agentes pueden tener nichos o productos específicos en mente. En los casos en los que un cliente potencial pueda querer otro producto o servicio que pertenezca a otro departamento, los responsables de las llamadas salientes pueden simplemente desviar las llamadas a los representantes adecuados.
Tener esta capacidad a través de un sistema de telefonía VoIP para las ventas de empresa a empresa podría mejorar la colaboración en un equipo e incluso aumentar las tasas de cierre. Cuando se dirige una operación de call center, esto no suele ser la aplicación habitual.
Si se fomenta una cultura de colaboración, serás capaz de lograr más, tanto para el individuo como para todo el equipo o empresa. Esto se debe a que los equipos tienden a beneficiarse más cuando hay un apoyo mutuo en lugar de una competencia interna.
Impulsar las ventas
Al fin y al cabo, hay una cosa que quiere un operador de llamadas salientes y toda la empresa que lo emplea: más ventas. Un sistema VoIP eficaz puede ayudar a la empresa a conseguir aumentar las ventas agilizando todas tus actividades de llamadas.
El objetivo final de todas las funciones y ventajas que hemos comentado es poner a la empresa en condiciones de realizar llamadas de alta conversión que puedan reportar beneficios a la cuenta de resultados. Al mejorar los sistemas, como la integración con las herramientas de ventas, las empresas y tu equipo de llamadas salientes tienen más posibilidades de conseguirlo.
¿Siguen siendo eficaces las campañas outbound?
El inbound marketing ha generado mucho ruido y, aunque es muy eficaz, no descarta el poder de las estrategias outbound. Las estrategias outbound producían más clientes potenciales al 32% de los profesionales que participaron en la encuesta.
Por lo tanto, si quieres implantar un sistema de venta a través de llamadas salientes y conseguir más clientes a través de la venta telefónica, un sistema VoIP podría ser la clave para ayudarte a conseguir más negocio. De este modo, preparas a toda la organización para un mayor crecimiento y expansión en un futuro próximo.
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