Seleccionar el proveedor de telefonía adecuado para tu empresa es un desafío. Has leído numerosos artículos sobre el servicio telefónico VoIP y lo que puede hacer por ti. Incluso las empresas que han utilizado la tecnología durante años encuentran nuevos beneficios de VoIP de vez en cuando. Entonces has decidido cambiar. Todavía te quedas con la pregunta: ¿qué servicio de telefonía VoIP empresarial es la opción correcta?.
Una búsqueda rápida en Google te dará miles de proveedores de servicios. Es fácil perderse tratando de comparar precios y características. Antes de comenzar el proceso de selección de un proveedor, realiza primero los siguientes pasos.
Descubre lo que necesitas
Este es un punto crucial cuando se actualiza a cualquier tecnología nueva, no solo al servicio telefónico VoIP. Necesitas saber lo que quieres antes de poder seleccionar el servicio adecuado. Evalúa tu sistema telefónico actual. Observa dónde no se cumple con las necesidades de los empleados. Habla con tu personal. Pregúntales qué características les gustaría y mejorarán su productividad.
Muchas empresas omiten este paso y comienzan a contactar a los proveedores de servicios. Si no sabes lo que necesitas, ¿cómo puedes decir si la característica X o la característica Y es más útil? Por ejemplo, muchos proveedores ofrecen fax digital como parte de la cartera de servicios. ¿Pero qué pasa si tu negocio no lo necesita? Podrías haber seleccionado un servicio de menor precio que no incluye funciones de fax.
Ocho factores a considerar para seleccionar un proveedor de servicios VoIP
1. Calidad
Lo primero que debes buscar en cualquier servicio VoIP de nivel empresarial es la calidad de las llamadas.
Exige audio de alta calidad de cualquier servicio de VoIP. Las llamadas VoIP solían ser entrecortadas o los usuarios pueden no escuchar ciertas palabras. Las llamadas pueden cortarse bruscamente o no conectarse. Esos días han quedado atrás.
Los mejores proveedores de servicios de VoIP de hoy en día ofrecen audio de calidad HD que está a la par con las llamadas tradicionales de línea fija, si no mejor. Pocas personas pueden incluso diferenciar entre llamadas VoIP y llamadas analógicas. Verifica que las llamadas sean consistentemente de alta calidad. No es suficiente si una de cada 10 llamadas es de buena calidad. Cada llamada entrante o saliente debe tener una calidad HD.
2. Coste total
El coste total es mayor que el precio anunciado o el precio de etiqueta de un servicio VoIP. Es posible que el precio anunciado no incluya funciones adicionales, cargos únicos u otras tarifas. Asegúrate de obtener un desglose de los diversos costes y el monto total por escrito del proveedor. Tus facturas mensuales deben ser constantes sin sorpresas en el camino.
Además de lo que pagas al proveedor cada mes, tendrás otros costes al actualizar a VoIP. Deja espacio en el presupuesto para estas líneas de pedido también. Preparar tu red para VoIP puede ser costoso dependiendo de sus circunstancias.
Por ejemplo, ¿puede tu hardware de red existente manejar el tráfico de voz? ¿Necesitas actualizar algún enrutador o conmutador? También debes verificar tu conexión a Internet. ¿Es lo suficientemente rápido para VoIP? ¿Necesitas actualizar para obtener ancho de banda adicional? Muchas organizaciones se sorprenden cuando el vendedor hace preguntas y no tienen las respuestas.
3. Planes, características y soporte de terceros
Algunos proveedores de servicios ofrecen una gran cantidad de planes para elegir. Lo importante es que tengan un plan adecuado para tus necesidades. De hecho, los proveedores de servicios con menos planes facilitan la elección.
Comprueba si las características que quieres están incluidas en los costes del plan o si requieren tarifas adicionales. Algunas características vienen con una tarifa única y otras tienen costes recurrentes. Revisa la letra pequeña para ver exactamente lo que estás pagando y asegúrate de obtenerlo.
También debes preguntar al proveedor sobre el soporte para sistemas empresariales de terceros como CRM y ERP. Un reputado servicio telefónico de VoIP debería funcionar con tus herramientas existentes. Pregunta sobre el soporte para dispositivos móviles, aplicaciones de softphone y hardware SIP de terceros. Si bien es posible que no necesites funciones avanzadas hoy, debería estar disponible para ti el día de mañana.
4. Fiabilidad
En términos generales, los servicios de telefonía VoIP para pequeñas empresas son más fiables de lo que solían ser. Sin embargo, eso no debería impedir que realices consultas específicas sobre cada proveedor. Pregúntales si tienen un plan para emergencias y manejo de desastres. ¿Qué sucede si tu línea telefónica deja de funcionar?
Como mínimo, deberías poder enrutar las llamadas a un número fijo o móvil automáticamente. ¿Pueden tus empleados continuar trabajando desde otro lugar? ¿Cómo de rápido puedes reubicarte y comenzar a trabajar nuevamente en caso de una emergencia?
También debes preguntar al proveedor sobre tus centros de datos e infraestructura. ¿Tienen múltiples opciones de respaldo? ¿Qué herramientas tienen para garantizar que tus teléfonos sigan funcionando? Estas son preguntas importantes para hacer y obtener respuestas.
5. Seguridad
Incluso con incidentes de seguridad que aparecen en los titulares casi todos los días, es algo que las organizaciones ignoran hasta que ya es demasiado tarde. Como con cualquier tecnología moderna, tu servicio de VoIP es vulnerable a ciertos riesgos. Del mismo modo que utilizas filtros de correo no deseado para correo electrónico, necesitas herramientas específicas para VoIP.
Una parte de la seguridad recae en el vendedor. Por ejemplo, cualquier servicio telefónico VoIP de nivel empresarial debe ofrecer cifrado. De esta manera, nadie puede robarte información. Pregúntale a tu proveedor sobre las medidas de seguridad que implementan para tu infraestructura.
La segunda parte de la seguridad recae en ti y tus empleados. El vendedor puede hacer mucho para proteger su sistema telefónico. Si los empleados dejan sus contraseñas escritas en Post-it, cualquiera puede acceder al sistema. Si aún no tienes un programa de conciencia de seguridad, ¡es hora de comenzar uno ahora
6. Soporte técnico y al cliente
Nadie valora el servicio de atención al cliente hasta que algo sale mal. Entonces es cuando quieres tener un proveedor más receptivo. Debes poder contactar al proveedor de servicios a través de múltiples canales: correo electrónico, chat, mensajería, sitio web y teléfono.
Si tienes problemas con el servicio, deben contar con personal de soporte experto que pueda resolverlo por ti. Si el servicio en sí está inactivo, deberían poder darte una estimación de cuándo comenzará a funcionar nuevamente.
Revisa el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) a fondo. Este contrato establece las responsabilidades de todas las partes. Aquí es donde encontrarás tus garantías de tiempo de actividad / tiempo de inactividad, ventanas de mantenimiento programadas, compensación por exceso de tiempo de inactividad, etc. ¿El tiempo de actividad garantizado incluye mantenimiento? Asegúrate de comprender todos los aspectos de este documento crucial.
7. Historial y experiencia
Una regla general es que cuanto más tiempo haya estado el proveedor en el negocio, mejor será el servicio. Por supuesto, siempre habrá excepciones. Pero los proveedores que se quedan generalmente ofrecen servicios de alta calidad. ¿Puedes confiar en una startup para que no se cierre inesperadamente?
Otra cosa a considerar es la experiencia del proveedor en tu industria particular. Algunas industrias están altamente reguladas y tienen requisitos de cumplimiento. Los ejemplos incluyen atención médica, educación y finanzas. Hay bastantes vendedores que se especializan en atender los requisitos de tales negocios. Pueden ofrecer características personalizadas que se adapten mejor a sus necesidades que un servicio más generalizado.
8. Comunicación unificada
No hay duda de ello. La mayoría de las organizaciones se dirigen hacia la comunicación unificada (UC). Significa consolidar todos tus canales de comunicación en un solo lugar. Por ejemplo, un paquete de software que maneja mensajes instantáneos, mensajes de texto, llamadas telefónicas, conferencias, etc.
Muchas empresas utilizan VoIP como base para una comunicación unificada. Los principales proveedores de servicios ya ofrecen llamadas de conferencia, videollamadas, etc. Añade también otros canales y los empleados no tendrán que cambiar entre múltiples aplicaciones. Los usuarios no deberían preocuparse por llegar a alguien. Simplemente envía el mensaje y el sistema se asegurará de que el destinatario lo reciba, en cualquier dispositivo, en cualquier parte del mundo.
La comunicación unificada podría ser demasiado para tu negocio en este momento. Después de todo, ¿lo necesita realmente una empresa con 30 empleados? Recuerda que estamos hablando del futuro. Tu empresa puede crecer hasta el punto en que necesite funciones UC. ¿Quieres la molestia de cambiar de proveedor entonces? Si tu proveedor ya ofrece una comunicación unificada, entonces tienes tranquilidad sobre el futuro.
Estas son las ocho cosas más importantes a tener en cuenta al seleccionar el servicio telefónico adecuado para tu negocio. Sin embargo, también puede tener otros requisitos específicos para tu empresa. Evalúa a cada proveedor contra todos los criterios para tomar la decisión correcta.
Finalmente, asegúrate de leer los comentarios de clientes anteriores y actuales. Habla con algunos dueños y gerentes de negocios sobre tu servicio telefónico. Pregunta por recomendaciones. Muchos sitios de revisión en línea comparan diferentes proveedores de servicios y te ofrecen más opciones. Ahora que sabes buscar, comienza a hacer el cambio hoy mismo.
