Si alguien tenía dudas sobre el futuro del sistema PSTN, los últimos años deberían haber disipado esas dudas. Algunas compañías de varios países han anunciado fechas límite para las líneas fijas y otras están probando el cambio a VoIP.
Incluso si tienes un sistema PBX que funciona bien en este momento, deberías buscar un sistema VoIP para el futuro.
El cambio a VoIP
Si no tienes experiencia con la tecnología VoIP, la decisión de realizar este cambio puede ser abrumadora. El mercado está inundado de proveedores de servicios que compiten por los clientes y anuncian sus servicios. Es fácil confundirse con la enorme cantidad de opciones. Pero VoIP te permite elegir entre varias opciones en cada etapa del camino. No está limitado en términos de hardware, software, proveedores de servicios o cualquier otra cosa.
Para ayudarte a elegir las mejores soluciones de VoIP para tu pequeña empresa, estas son algunas de las características que debes buscar:
Precios
Aunque no es exactamente una característica propiamente dicha, el precio es muy importante cuando se buscan servicios VoIP alojados. A diferencia de las organizaciones más grandes, las pymes no tienen recursos financieros que puedan desperdiciar. Cada céntimo cuenta y no deseas gastar dinero en características que no necesitas. Al mismo tiempo, algunas empresas eligen un proveedor de servicios solo por el precio y más tarde se arrepienten de la decisión porque no tienen las funciones que desean.
Asegúrate de analizar detenidamente el precio y las características que obtienes en cada plan. ¿El proveedor cobra por algunas características por separado? ¿Todas las funciones anunciadas están disponibles en el plan que estás analizando? ¿El presupuesto final incluye impuestos, cargos y otros costes? Estas son las preguntas que debes hacerle al proveedor antes de considerar su servicio telefónico.
Flexibilidad y escalabilidad
La flexibilidad es una de las características distintivas de la tecnología VoIP. Pero eso no significa que el servicio estás revisando sea flexible por defecto. Algunos proveedores restringen lo que sus clientes pueden hacer, dependiendo del plan de suscripción que estén pagando. Por tanto, es posible que te encuentres en una situación en la que no se te permita realizar cambios, incluso cuando no haya una razón técnica que te impida hacerlo.
Cualquier buena solución de VoIP dirigida a pymes debe ser escalable. ¿Qué significa esa palabra? Significa que el servicio debe aumentar o disminuir según tus necesidades. Con los operadores telefónicos tradicionales, no tenías más remedio que comprar un número mínimo de líneas o números para obtener el servicio. Si querías aumentarlo más tarde, tenías que esperar hasta el final de tu período de facturación u otras estipulaciones arbitrarias. Y no podías olvidarte de pedir a tu proveedor que eliminara algunas líneas porque estabas pasando por un momento difícil.
Las soluciones VoIP alojadas son diferentes porque puedes comprar líneas telefónicas o números adicionales en cualquier momento. ¿Qué pasa si ya no necesitas todos esos números? Puedes eliminarlos. ¡No tienes que pagar por el resto de la semana, el mes o el ciclo de facturación! Solo pagas por lo que usas y eso incluye números, líneas, características o cualquier otro recurso.
Características esenciales VS características de lujo
Antes de la llegada de VoIP, las pequeñas empresas rara vez tenían acceso a características de lujo, como la videoconferencia o la operadora automática. Esto se debía a que no podían pagar las tarifas de dichos complementos. Actualmente, la línea entre las características esenciales y de lujo es prácticamente invisible gracias a VoIP.
De hecho, estas características se han convertido en esenciales para las pymes porque les permiten competir con organizaciones más grandes en igualdad de condiciones. Supongamos que tienes empleados dispersos en dos oficinas en diferentes regiones. Tienes reuniones mensuales donde al menos algunas personas tienen que viajar de una oficina a otra. ¿Qué sucedería si pudieras sustituir reuniones en persona con llamadas de conferencia que incluyan audio y vídeo? ¡Podrías ahorrar cientos de euros en gastos de viaje! Sin mencionar todo el tiempo que los trabajadores tienen que perder para llegar a la reunión.
En última instancia, corresponde a cada empresa definir qué es una característica esencial y qué no lo es. Una tarifa mensual de 200 € por unos números de conferencia puede valer la pena si puedes ahorrar miles en viajes para ejecutivos. Pero es posible que otra empresa no lo necesite si sus trabajadores no viajan a ningún lugar con regularidad. Es fácil caer en la trampa de pensar que necesitas todas características. Pero dado que siempre puedes cambiar de planes o incluso de proveedores, ¡es mejor comenzar poco a poco e ir agregándolos a medida que avanzas!
