Las empresas que buscan actualizar a los sistemas telefónicos VoIP se enfrentan a una gran cantidad de opciones, planes de suscripción, características de hardware y software.
Puede ser difícil determinar qué características necesita la empresa para funcionar todos los días en comparación con aquellas que son simplemente buenas de tener. Es importante tener una buena idea sobre las dos categorías, ya que
por las características no deseadas.
Dicho esto, no siempre está claro si una característica particular realmente beneficiará a la empresa como se anuncia. A veces, la misma característica tendrá varios nombres. Por el contrario, dos proveedores pueden tener características completamente diferentes que llevan el mismo nombre.
Muy a menudo, los términos técnicos serán utilizados por el proveedor ya que se supone que son de conocimiento común. Pero en realidad pueden ser prácticamente desconocidos fuera de la industria.
Veamos una guía práctica para comprender las diferentes características de VoIP de empresas. Nos permitirá visualizar el beneficio real para el usuario final u organización.
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Buzón de voz visual
Considera la función de buzón de voz a correo electrónico que generalmente se incluye en los paquetes estándar. Puede parecer que no vale la pena actualizar la función. Pero los directores deben tratar de comprender los beneficios reales de dicha función.
Poder leer los mensajes de voz en la bandeja de entrada del correo electrónico significa que los empleados no tienen que anotar apresuradamente números o datos personales. Los mensajes de voz se pueden responder, eliminar y reenviar como cualquier otro mensaje.
Aquí el beneficio es en términos de productividad adicional. Estas tareas tomarán menos tiempo, en lugar de una reducción en los costes.
Opciones avanzadas de enrutamiento de llamadas
Esta es una de esas características que pueden resultar confusas a primera vista. Pero es una solución muy elegante para un problema moderno. Muchos empleados hacen malabares con múltiples números / dispositivos: el teléfono de la oficina, el móvil personal, el teléfono de trabajo, el teléfono de escritorio en la oficina del cliente, etc.
Funciones como encontrarme / seguirme, donde varios dispositivos pueden sonar en las llamadas entrantes (una después de la otra o simultáneamente), evitan que las personas que llaman vayan de inmediato al buzón de voz aunque el empleado esté disponible.
Esta función puede resultar de utilidad para los empleados en bastantes departamentos: TI, ventas, atención al cliente, etc. Una vez que el usuario haya configurado la función, los clientes pueden estar seguros de llegar al empleado independientemente de su ubicación real en cualquier momento .
Los empleados tienen menos problemas al tratar con múltiples teléfonos. Por su parte, la organización se beneficia al presentar una imagen profesional al tratar con los clientes.
Herramientas de soporte técnico / cliente
Estas son una categoría amplia de características que generalmente son útiles para centros de llamadas, equipos de soporte y agentes de ventas. Incluye funcionalidades como la capacidad de grabar conversaciones, lo que permite a los supervisores escuchar las llamadas de soporte entre empleados y clientes, e incluso ofrecer consejos de coaching a los nuevos reclutas.
Ahora estas características son apreciadas por las empresas de servicios que brindan soporte a los clientes. Pero incluso una empresa con un pequeño equipo de atención al cliente puede beneficiarse de ellos, especialmente porque son económicos en comparación con los servicios comparables de los operadores tradicionales.
Al aprovechar características como las colas de agentes y la funcionalidad ACD, incluso una organización pequeña o mediana puede ofrecer un mejor servicio a los clientes.
Llamadas de conferencia: audio y video
Las llamadas en conferencia no son nuevas ni exclusivas de VoIP. Han sido ampliamente utilizadas por grandes corporaciones durante las dos últimas décadas.
Sin embargo, VoIP elimina la necesidad de comprar hardware adicional, a menudo costoso, como cámaras y micrófonos.
Muchos teléfonos habilitados para IP vienen equipados con pantallas táctiles, cámaras integradas y tarjetas de sonido que permiten conferencias para múltiples usuarios con solo presionar un botón.
Esta característica proporciona no uno sino muchos beneficios:
- Reduce los gastos de viaje de los empleados que trabajan en diferentes oficinas cuando necesitan colaborar de vez en cuando.
- Elimina el tiempo de viaje, que a menudo se desperdicia al ir y venir de una reunión, incluso si es solo en el edificio de al lado.
- Las empresas pueden ofrecer servicios únicos, como chatear por video directamente con los clientes para solucionar problemas o brindar soporte técnico.
- Proporciona la flexibilidad necesaria para los empleados que trabajan desde casa, a tiempo parcial o en el sitio.
Integración con otro software empresarial
Esta característica, y es importante, a menudo se pasa por alto cuando una organización intenta elegir entre diferentes proveedores de VoIP. Dado que VoIP se basa en tecnología IP, es extensible e interoperable con una variedad de aplicaciones.
Es muy probable que las empresas ya estén utilizando software empresarial como Salesforce, Workday, etc. Un sistema VoIP que pueda integrarse perfectamente con tales aplicaciones es invaluable.
Supongamos que una organización usa Salesforce para CRM. Los agentes de ventas podrán llamar a los clientes directamente desde la aplicación CRM. Las interacciones de llamadas y otros detalles se pueden ver en un solo panel y no hay necesidad de realizar múltiples tareas entre diferentes ventanas / aplicaciones.
Al final del día, los gerentes deben mirar más allá de los anuncios y analizar los beneficios reales de una función antes de decidirse por un servicio o plan en particular.
