Uno de los motivos del éxito de la tecnología VoIP es su flexibilidad y adaptabilidad. Un sistema de VoIP se puede adaptar a las necesidades de un emprendedor que dirija una pequeña empresa desde su garaje a una gran corporación con oficinas en varias regiones. Aunque los proveedores de servicios generalmente se concentran en un segmento específico del mercado, es bastante común encontrar compañías de VoIP que ofrecen servicios tanto a particulares como a empresas.
La flexibilidad de VoIP se aplica también a otros aspectos de los sistemas telefónicos. Por ejemplo, un usuario puede optar por cualquier tipo de dispositivo para recibir llamadas, desde un teléfono VoIP inalámbrico a la App de un Softphone en un móvil. Asimismo, las organizaciones que invierten en sistemas VoIP pueden comprar una amplia gama de hardware que se adapte a sus necesidades específicas. Una empresa puede adquirir algunos teléfonos de mesa SIP para determinados empleados, una o dos unidades de conferencia para reuniones virtuales, y permitir que todos los demás usen aplicaciones de softphone en sus smartphones.
¿Qué es la consola recepcionista de VoIP?
Aunque no es tan común como las aplicaciones de softphone y los teléfonos de mesa, los sistemas hardware y software están ganando importancia en el mundo de la telefonía empresarial. Este tipo de usuarios estarán posiblemente familiarizados con el concepto de una consola asistente. En una configuración tradicional empresarial esta sería una unidad de hardware encargada de gestionar tareas avanzadas como el reenvío de llamadas.
La consola recepcionista de VoIP es un concepto similar, destinado a ayudar a los recepcionistas a gestionar los grandes volúmenes de llamadas. Aunque la automatización está reemplazando al trabajo humano en muchas áreas, algunas empresas tienen una recepcionista para atender llamadas. Esto ocurre especialmente en las oficinas centrales de empresas y en las oficinas de la dirección ejecutiva. Si bien el típico teléfono VoIP ofrece una funcionalidad superior en comparación con su homólogo analógico, la consola recepcionista está diseñada específicamente para recepcionistas y/o auxiliares administrativos.
¿Cómo funciona?
Las consolas recepcionistas son un concepto bastante nuevo en la industria, pero algunos proveedores de renombre ofrecen esta funcionalidad para los clientes. Mientras que algunas requieren un hardware específico, la mayoría están basadas y desarrolladas en software, usando protocolos estándar como el SIP. Suelen formar parte del portfolio de servicios en la nube de los proveedores. De hecho, algunas de estas consolas incluso tienen funciones para usuarios con discapacidad visual.
El objetivo principal de la consola recepcionista es reducir la cantidad de tiempo que el usuario emplea en cada llamada. Los recepcionistas pueden usar las funciones de la consola con un manos libres u otros accesorios que prefieran. Muchos de estos sistemas son compatibles con una amplia variedad de software IP y PBX, y se pueden instalar en un teléfono de mesa SIP estándar. El usuario puede incluso llevar consigo su perfil a otros dispositivos dentro de la empresa.
Características de una consola recepcionista
Libreta de direcciones
Un directorio telefónico integrado es una de las funciones estándar en la consola recepcionista. La guía telefónica contiene una base de datos de todos los números de teléfono y otros detalles de los empleados que trabajan en la organización. En comparación con las consolas asistentes analógicas anteriores, estas bases de datos contienen mucha más información sobre cada empleado.
La recepcionista podrá ver detalles, como por ejemplo, los nombres, título, departamento, dirección de correo electrónico, extensiones DID e incluso ver a quién debe informar o a qué equipo pertenece. También podrá ver el estado de cada extensión, es decir, si un empleado está ocupado con otra llamada o disponible, etc.
Gestión y desvío de llamadas
La recepcionista puede usar la consola para transferir llamadas, ponerlas en espera y realizar otras tareas de administración. Por ejemplo, algunos proveedores ofrecen mejoras de la tradicional función en espera. En lugar de que la recepcionista tenga que revisar constantemente la línea para ver si la extensión está ocupada o no, el sistema desviará al llamante cuando el destinatario pueda hablar con él. Durante este tiempo, el llamante quedará en espera. Las organizaciones también podrán reproducir música o mostrarle opciones disponibles para permanecer en línea, ser desviado al buzón de voz o hablar con la recepcionista nuevamente.
Multilingüismo y soporte técnico
Dada la naturaleza global de la mayoría de las organizaciones, muchas consolas recepcionistas admiten múltiples idiomas. Esto significa que el usuario puede cambiar la configuración del idioma. Estas consolas también ofrecen soporte técnico y software multiplataforma. La compañía puede usar una consola recepcionista basada en un software independientemente del sistema IP y PBX que tengan. La mayoría de ellas se pueden ejecutar en ordenadores con Windows, Mac y Linux. ¡Algunas incluso pueden funcionar a través de un navegador web!
En los inicios de la tecnología VoIP, los usuarios no tenían tales opciones. La mayoría de las empresas se cambiaron a VoIP para ahorrar en costes. Los proveedores de servicios de VoIP actuales ofrecen muchos más servicios especializados. Las organizaciones pueden acceder a una amplia variedad de software, como consolas recepcionistas y software de call center para una funcionalidad más avanzada.
