La comunicación es el alma de las operaciones diarias de cualquier organización, y las llamadas de voz siguen siendo la piedra angular en las empresas de cualquier tamaño.
Seguramente has escuchado decir que la tecnología VoIP no es segura y que hay que seguir con las líneas fijas tradicionales. La realidad es que la mayoría de los proveedores de líneas fijas tradicionales ya utilizan la tecnología VoIP en su red para prestar su servicio telefónico.
Es posible que esta tecnología te resulte extraña, y toda la información que has buscado en Internet puede ser abrumadora.
Por eso hemos elaborado esta completa guía sobre VoIP que te ayudará a sacarle el máximo partido. Si no tienes mucha experiencia en tecnología, no temas. Este artículo te aclarará qué es VoIP y por qué es el mejor sistema telefónico para tu empresa. Así que entremos en materia.
Qué es VoIP
La tecnología VoIP, o Voice over Internet Protocol (Voz sobre Protocolo de Internet), se refiere a la capacidad de realizar llamadas de voz a través de Internet en lugar de utilizar las tradicionales líneas fijas de cobre. Esencialmente, VoIP convierte la señal de voz en paquetes de datos que se transmiten a través de la red de Internet hasta llegar al destinatario, donde se convierten nuevamente en señales de voz.
Este enfoque ofrece una serie de ventajas significativas sobre los sistemas de telefonía tradicionales, como las líneas fijas.
Muchas compañías telefónicas en todo el mundo han migrado sus redes para utilizar VoIP en los últimos años, lo que demuestra la creciente popularidad y adopción de esta tecnología.
Cómo funciona VoIP
Para entender en detalle cómo funciona VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), es necesario explorar los pasos y procesos involucrados en el establecimiento de llamadas utilizando esta tecnología.
El proceso de establecimiento de llamadas VoIP implica la digitalización, transmisión, enrutamiento y reensamblaje de paquetes de datos de voz a través de la red de Internet.
A continuación, se presenta una descripción técnica y exhaustiva de estos procesos:
1. Inicio de la llamada
Conversión de la voz a datos
Cuando un usuario inicia una llamada VoIP, el dispositivo (como un teléfono IP o una aplicación de VoIP en un dispositivo móvil u ordenador) convierte la señal de voz analógica en datos digitales. Este proceso se conoce como digitalización o codificación de voz y utiliza algoritmos de compresión de audio para reducir el tamaño de los datos y optimizar la eficiencia del ancho de banda.
Creación del paquete de datos
Los datos digitales de voz se dividen en pequeños paquetes de datos para su transmisión a través de la red. Cada paquete incluye información de encabezado que identifica el origen y el destino de la llamada, así como datos de audio codificados.
2. Transmisión de los paquetes de datos
Protocolo de Internet (IP)
Los paquetes de datos de voz se transmiten a través de la red utilizando el Protocolo de Internet (IP), que es el protocolo estándar para la comunicación de datos en Internet. Los paquetes viajan a través de una serie de routers y switches en la red, siguiendo la ruta más eficiente hacia su destino.
3. Enrutamiento y reenvío de paquetes
Enrutamiento dinámico
Durante la transmisión, los paquetes de datos VoIP pueden seguir diferentes rutas hacia su destino, dependiendo de las condiciones de la red, la congestión y otros factores. Los routers y switches en la red utilizan algoritmos de enrutamiento dinámico para determinar la ruta más eficiente para cada paquete en tiempo real.
Reensamblaje de los paquetes
En el destino, los paquetes de datos VoIP se vuelven a ensamblar en el orden correcto y se decodifican para restaurar la señal de voz original. Este proceso implica la eliminación de la información de encabezado y la reconversión de los datos digitales en señales de audio analógicas.
4. Recepción y finalización de la llamada
Conversión de datos a voz
Una vez que se ha recibido y decodificado toda la secuencia de paquetes de datos VoIP, el dispositivo receptor convierte las señales de audio digitales de vuelta a señales analógicas de voz. Este proceso se conoce como reproducción o decodificación de voz.
Entrega al destinatario
Finalmente, la señal de voz analógica se entrega al destinatario de la llamada a través del altavoz o auricular del dispositivo receptor, permitiendo la comunicación bidireccional entre las partes involucradas en la llamada VoIP.
Diferencias entre VoIP y las líneas telefónicas tradicionales
Las diferencias entre VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) y las líneas telefónicas tradicionales, como las líneas fijas o la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC), son significativas y abarcan varios aspectos técnicos, operativos y de funcionalidad.
Mientras que las líneas telefónicas tradicionales ofrecen una fiabilidad y calidad de servicio constatadas, VoIP proporciona una mayor flexibilidad, funcionalidad y costes más bajos, lo que lo convierte en una opción atractiva para muchas empresas y usuarios.
Sin embargo, la elección entre VoIP y líneas telefónicas tradicionales depende de las necesidades específicas de cada usuario y de factores como la calidad de la conexión a Internet y la infraestructura disponible.
Aquí tienes un análisis detallado de estas diferencias:
Infraestructura tecnológica:
VoIP: Utiliza la infraestructura de Internet para transmitir datos de voz en forma de paquetes digitales a través de redes IP. Requiere una conexión a Internet de banda ancha para funcionar y puede integrarse con otros servicios de datos y comunicaciones en la misma red.
Líneas telefónicas tradicionales: Dependientes de la infraestructura física de las líneas fijas de cobre y los conmutadores de circuitos. La señal de voz se transmite de forma analógica a través de cables de cobre dedicados y requiere una infraestructura separada de la red de datos.
Costes y tarifas:
VoIP: Generalmente ofrece costes más bajos en comparación con las tarifas de las líneas telefónicas tradicionales, especialmente para llamadas de larga distancia e internacionales. Las llamadas dentro de la red VoIP suelen ser gratuitas o a un costo muy bajo.
Líneas telefónicas tradicionales: Las tarifas de las llamadas dependen del proveedor de servicios y pueden ser significativamente más altas para las llamadas de larga distancia o internacionales. También pueden incluir tarifas fijas mensuales o cargos adicionales por servicios como identificación de llamadas o desvío de llamadas.
Flexibilidad y escalabilidad:
VoIP: Ofrece una mayor flexibilidad y escalabilidad, ya que puede agregar fácilmente líneas adicionales y funciones avanzadas sin necesidad de instalar hardware adicional. También permite la movilidad de los usuarios, ya que las llamadas pueden realizarse desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Líneas telefónicas tradicionales: Suelen requerir instalaciones físicas adicionales para agregar nuevas líneas o funciones, lo que puede ser costoso y requiere tiempo. Además, la movilidad de los usuarios está limitada a la ubicación física de la línea telefónica.
Funcionalidades y servicios adicionales:
VoIP: Ofrece una amplia gama de funciones y servicios adicionales, como mensajería unificada, conferencias telefónicas, grabación de llamadas, IVR (respuesta de voz interactiva) y enrutamiento inteligente de llamadas. También es compatible con la integración de aplicaciones empresariales y herramientas de colaboración.
Líneas telefónicas tradicionales: Pueden tener funcionalidades limitadas en comparación con VoIP y pueden requerir hardware adicional para servicios avanzados. Las opciones de integración con otras aplicaciones y sistemas empresariales también pueden ser más limitadas.
Calidad de sonido y fiabilidad:
VoIP: La calidad de sonido puede variar según la calidad de la conexión a Internet y la congestión de la red, pero las mejoras en la tecnología han permitido una calidad de audio comparable e incluso superior a las líneas telefónicas tradicionales en muchos casos. Sin embargo, la fiabilidad puede verse afectada por problemas de conexión a Internet o interrupciones en el servicio.
Líneas telefónicas tradicionales: Tienen una calidad de sonido generalmente consistente y confiable, pero pueden verse afectadas por problemas de infraestructura física, como cortes de cables o fallos en los conmutadores. Sin embargo, en general, son menos susceptibles a problemas de conexión de red en comparación con VoIP.
Consideraciones para cambiar de líneas telefónicas tradicionales a VoIP
Hay varios síntomas y situaciones que pueden indicar que una empresa necesita cambiar su sistema telefónico a VoIP para mejorar su eficiencia y competitividad.
Si tu empresa experimenta alguno de estos síntomas, puede ser el momento adecuado para considerar cambiar tu sistema telefónico a VoIP y aprovechar los beneficios de esta tecnología. Mejorarás tu eficiencia operativa y aumentará tu competitividad.
Altos costes de llamadas y facturas telefónicas elevadas: Si la empresa está gastando demasiado en tarifas de llamadas de larga distancia o internacionales con el proveedor de servicios telefónicos tradicional, cambiar a VoIP puede reducir significativamente estos costes.
Limitaciones en funcionalidades y escasez de características avanzadas: Si el sistema telefónico actual carece de funciones como IVR (respuesta de voz interactiva), mensajería unificada, grabación de llamadas, conferencias telefónicas, etc., migrar a VoIP puede proporcionar acceso a una gama más amplia de funcionalidades.
Escalabilidad limitada: Si la empresa está experimentando crecimiento y el sistema telefónico actual no puede adaptarse fácilmente a la adición de nuevas líneas o usuarios, VoIP ofrece una mayor escalabilidad y flexibilidad para crecer junto con la empresa.
Necesidad de movilidad. Trabajo remoto o fuera de la oficina: Si los empleados necesitan la capacidad de realizar y recibir llamadas desde ubicaciones remotas o mientras están en movimiento, VoIP permite la movilidad al permitir llamadas desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Infraestructura obsoleta. Sistemas telefónicos antiguos y costosos de mantener: Si el sistema telefónico actual es antiguo, requiere mantenimiento costoso o está llegando al final de su vida útil, migrar a VoIP puede proporcionar una solución más moderna y rentable.
Dificultad para la Integración con otras aplicaciones empresariales: Si la empresa busca integrar su sistema telefónico con otras aplicaciones empresariales, como CRM o sistemas de gestión de ventas, VoIP ofrece una mayor flexibilidad y capacidades de integración.
Necesidad de aumentar la eficiencia y la productividad: Si la empresa busca mejorar la eficiencia de las comunicaciones y la colaboración entre empleados, VoIP ofrece herramientas avanzadas, como mensajería unificada y conferencias telefónicas, que pueden ayudar a lograr estos objetivos.
Equipamiento necesario para configurar VoIP
Configurar VoIP requiere un equipamiento relativamente mínimo en comparación con los sistemas telefónicos tradicionales, pero es crucial asegurarse de tener los componentes:
Conexión a internet: Se requiere una conexión a Internet de alta velocidad y confiable para VoIP. Esto puede ser banda ancha, fibra óptica o una conexión similar de alta velocidad.
Teléfonos compatibles con VoIP: Necesitarás teléfonos compatibles con VoIP, también conocidos como teléfonos IP, para realizar y recibir llamadas VoIP. Estos teléfonos se conectan directamente a tu red de Internet en lugar de a líneas telefónicas tradicionales.
Adaptador de teléfono analógico (ATA): Si deseas seguir utilizando tus teléfonos analógicos existentes con el sistema VoIP, necesitarás un Adaptador de Teléfono Analógico (ATA). Este dispositivo convierte las señales analógicas de los teléfonos tradicionales en señales digitales compatibles con las redes VoIP.
Router o conmutador: Se requiere un router o conmutador para conectar tus teléfonos VoIP a tu red de Internet. Este dispositivo gestiona el tráfico de datos entre tus teléfonos VoIP y la Internet.
Servidor VoIP o proveedor de servicios: Puedes configurar tu propio servidor VoIP si tienes la experiencia técnica y los recursos necesarios. Alternativamente, puedes suscribirte a un proveedor de servicios VoIP que ofrezca servicios VoIP alojados.
Suministro eléctrico y respaldo: Asegúrate de tener un suministro eléctrico confiable para tu equipo VoIP. Considera el uso de respaldos de batería o fuentes de alimentación ininterrumpida (SAI) para evitar interrupciones en caso de cortes de energía.
Auriculares o teléfonos: Dependiendo de tus preferencias y requisitos, es posible que también desees invertir en auriculares o teléfonos para tus teléfonos VoIP para mejorar la comodidad y la usabilidad durante las llamadas.
App móvil: Para usar VoIP en tu smartphone, simplemente necesitas descargar una aplicación VoIP desde la tienda de aplicaciones de tu dispositivo. Una vez que hayas descargado la aplicación, puedes registrarte para obtener una cuenta o iniciar sesión si ya tienes una. Luego, podrás realizar y recibir llamadas de voz a través de la aplicación utilizando una conexión a Internet, ya sea a través de Wi-Fi o datos móviles.
Las aplicaciones VoIP también suelen ofrecer una variedad de funciones adicionales, como mensajes de texto, videollamadas, llamadas grupales y compartición de archivos. Esto te permite comunicarte de diversas formas utilizando solo tu smartphone y una conexión a Internet.
Ventajas de VoIP
1- Coste-efectividad: Las llamadas VoIP suelen ser más económicas que las llamadas tradicionales, especialmente en llamadas de larga distancia e internacionales, ya que utilizan la infraestructura de Internet en lugar de líneas telefónicas convencionales.
2- Flexibilidad y escalabilidad: VoIP permite agregar o reducir fácilmente líneas telefónicas según las necesidades cambiantes de la empresa. Además, las funciones y características del sistema VoIP pueden adaptarse y ampliarse fácilmente según los requerimientos empresariales.
3- Funcionalidades avanzadas: Los sistemas VoIP ofrecen una amplia gama de funciones avanzadas, como buzón de voz, identificador de llamadas, conferencias telefónicas, transferencia de llamadas, IVR (respuesta de voz interactiva), entre otras, que no suelen estar disponibles en los sistemas telefónicos tradicionales o tienen un coste adicional.
4- Movilidad: VoIP permite a los usuarios realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet, ya sea desde un teléfono IP, un ordenador o incluso un dispositivo móvil. Esto proporciona una mayor flexibilidad y movilidad para los trabajadores remotos o en movimiento.
5- Integración con otras aplicaciones: Los sistemas VoIP pueden integrarse fácilmente con otras aplicaciones empresariales, como sistemas de gestión de clientes (CRM), correo electrónico, mensajería instantánea y colaboración, lo que permite una comunicación más fluida y eficiente dentro de la empresa.
Características de VoIP para empresas
Las características de VoIP para empresas pueden variar según el proveedor de servicios y las necesidades específicas de cada organización. Sin embargo, algunas características comunes que ofrecen los sistemas VoIP para empresas incluyen:
Llamadas de voz
VoIP permite realizar llamadas de voz a través de Internet utilizando protocolos como SIP (Protocolo de Inicio de Sesión) o H.323. Estas llamadas pueden ser locales, nacionales o internacionales, y suelen ser más económicas que las llamadas tradicionales.
Videoconferencias
Los sistemas VoIP suelen incluir la capacidad de realizar videoconferencias y reuniones virtuales, lo que permite a los empleados comunicarse cara a cara sin importar su ubicación geográfica. Esto fomenta la colaboración y la comunicación efectiva entre equipos distribuidos.
Mensajería instantánea
Algunos sistemas VoIP incorporan funciones de mensajería instantánea que permiten a los usuarios enviar mensajes de texto, compartir archivos y colaborar en tiempo real durante las llamadas y videoconferencias.
Buzón de voz
Los sistemas VoIP suelen incluir servicios de correo de voz que permiten a los usuarios recibir y gestionar mensajes de voz a través de su correo electrónico o una interfaz web. Esto facilita la gestión de mensajes y garantiza que los usuarios no pierdan ninguna comunicación importante.
Identificador de llamadas
Los sistemas VoIP suelen ofrecer la función de identificador de llamadas, que muestra información sobre el número de teléfono o el nombre del remitente en la pantalla del receptor antes de responder a la llamada. Esto ayuda a los usuarios a identificar y priorizar las llamadas entrantes.
Transferencia de llamadas
VoIP permite a los usuarios transferir fácilmente llamadas a otros usuarios o departamentos sin interrumpir la comunicación. Esto es útil para dirigir las llamadas a la persona adecuada y garantizar un servicio al cliente eficiente.
IVR (Respuesta de Voz Interactiva)
Los sistemas VoIP pueden incluir sistemas IVR personalizables que guían a los llamantes a través de un menú de opciones utilizando comandos de voz o pulsaciones de teclas. Esto facilita la automatización de tareas comunes y mejora la eficiencia operativa.
Integración con aplicaciones empresariales
Algunos sistemas VoIP ofrecen integración con otras aplicaciones empresariales, como sistemas de gestión de clientes (CRM), correo electrónico y calendarios. Esto permite a los usuarios acceder a la información relevante durante las llamadas y mejorar la productividad.
Grabación de llamadas
Algunos sistemas VoIP ofrecen la capacidad de grabar llamadas para fines de entrenamiento, cumplimiento normativo o análisis de calidad. Esto proporciona una referencia útil para revisar y mejorar la comunicación con los clientes y colegas.
Escalabilidad y flexibilidad
Los sistemas VoIP son altamente escalables y pueden adaptarse fácilmente al crecimiento de la empresa. Los administradores pueden agregar o eliminar líneas y funciones según sea necesario sin tener que realizar cambios costosos en la infraestructura física.
Seguridad
Los sistemas VoIP pueden incorporar medidas de seguridad avanzadas para proteger las comunicaciones empresariales. Esto puede incluir cifrado de extremo a extremo para proteger la privacidad de las llamadas, firewalls para prevenir intrusiones no autorizadas en la red, autenticación de usuarios para garantizar que solo personal autorizado pueda acceder al sistema, y detección de fraudes para evitar ataques de piratas informáticos.
Comunicaciones Unificadas (UC)
Los sistemas VoIP suelen formar parte de las soluciones de comunicaciones unificadas, que integran diversas herramientas de comunicación en una plataforma centralizada. Además de las llamadas de voz, videoconferencias y mensajería instantánea, las soluciones de UC pueden incluir correo electrónico, colaboración en documentos, calendarios compartidos, herramientas de gestión de proyectos y más. Esto proporciona a los empleados una experiencia de comunicación cohesiva y simplificada, aumentando la productividad y la colaboración dentro de la empresa.
¿Cuánto cuesta la VoIP?
La telefonía VoIP proporciona una opción más económica y adaptable a las llamadas convencionales, sin embargo, comprender sus costes es fundamental para tomar decisiones bien fundamentadas sobre su implementación.
Modelos de tarifas en servicios VoIP
Los proveedores de VoIP a nivel mundial tienen la capacidad de conectar la salida de llamadas con operadores de telefonía tradicional u otros proveedores de servicios de Internet (ISP) en función de la calidad y los costes de las llamadas. Esto les permite ofrecer tarifas más ajustadas a sus clientes para cada tipo de llamada. En consecuencia, los costes de las llamadas pueden variar según el número desde el que se realice la llamada, presentando las siguientes casuísticas:
Llamadas salientes con números locales dentro del país al que se está llamando. Por ejemplo, si realizamos llamadas a destinos en España desde un número español, el costo será local y más económico.
Llamadas salientes con números de la misma zona de tarifación a la que se está llamando. Por ejemplo, si llamamos a España desde otro país del Área Económica Europea (EEA), se aplicará una tarifa EEA. Del mismo modo, si llamamos desde España a otro país de la EEA, se aplicará la tarifa correspondiente a esta área.
Llamadas salientes con números internacionales, en cuyo caso se aplicará la tarifa de llamada internacional.
Es importante tener en cuenta que la telefonía VoIP es un servicio global que se accede a través de Internet y que permite realizar llamadas desde cualquier parte del mundo con el número deseado.
Planes de uso más comunes en proveedores VoIP
Tarifas por minutos: Algunos proveedores ofrecen paquetes de minutos de llamada que incluyen una lista de destinos. Además, permiten llamar a otros destinos no incluidos en el plan, con una tarifa por minuto que puede variar según el destino de la llamada (local, nacional, internacional).
Tarifas de suscripción: Otros proveedores ofrecen planes de suscripción mensual que permiten realizar un número ilimitado de llamadas a ciertos destinos por una tarifa fija. Es fundamental revisar las condiciones y términos de uso al contratar un plan de este tipo, ya que suelen estar limitados a ciertos destinos o tipos de uso.
Pago por uso: Algunos proveedores permiten pagar solo por los minutos o servicios utilizados, lo que puede ser más económico para usuarios ocasionales.
¿Necesita tu empresa VoIP?
La respuesta es un sí rotundo. Para la mayoría de las empresas, la tecnología VoIP se ha convertido en una herramienta esencial y ya no es un lujo. Ahora que sabes más sobre la tecnología VoIP y cómo puede ayudar a tu empresa, puedes tomar la decisión correcta para tu negocio.
¿Cuánto cuesta VoIPstudio?
Es muy importante analizar las funcionalidades y posibilidades de configuración que nos ofrece cada proveedor de VoIP antes de tomar una decisión. También los costes, ya que estos servicios para la empresa suelen suponer un gasto recurrente que conviene contener.
¿Cuáles son las ventajas de VoIP sobtre las líneas telefónicas tradicionales?
Algunas ventajas de VoIP incluyen costes más bajos, funcionalidades avanzadas, flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar con conexión a Internet y la integración con otros sistemas de comunicación.
¿Necesito un equipo especial para usar VoIP?
Sí, para usar VoIP necesitas un dispositivo compatible, como un teléfono IP, un softphone en tu ordenador o una aplicación en tu smartphone. También necesitarás una conexión a Internet estable.
¿Puedo usar VoIP para hacer llamadas internacionales?
Sí, VoIP es una opción muy común para hacer llamadas internacionales debido a sus tarifas más bajas en comparación con las compañías telefónicas tradicionales.
¿Es VoIP seguro?
VoIP puede ser seguro si se implementan medidas adecuadas de seguridad, como cifrado de extremo a extremo y autenticación de usuarios. Es importante elegir un proveedor confiable y mantener actualizado el software para evitar vulnerabilidades.
¿Puedo conservar mi número de teléfono actual al cambiar a VoIP?
Sí, muchos proveedores de VoIP ofrecen la opción de portar tu número de teléfono existente. Sin embargo, es importante verificar la disponibilidad de esta función con tu proveedor de VoIP.
¿Cuál es la calidad de audio de las llamadas VoIP?
La calidad de audio de las llamadas VoIP puede ser tan buena como las llamadas tradicionales, e incluso mejor en algunos casos, siempre y cuando se cuente con una conexión a Internet de alta velocidad y estable.
¿Puedo usar VoIP en mi empresa?
Sí, VoIP es ampliamente utilizado en entornos empresariales debido a sus numerosas ventajas, como costes reducidos, funcionalidades avanzadas y escalabilidad.
¿Qué debo hacer si experimento problemas con mi servicio VoIP?
Si tienes problemas con tu servicio VoIP, puedes intentar reiniciar tu equipo y verificar tu conexión a Internet. Si el problema persiste, contacta a tu proveedor de VoIP para obtener asistencia técnica.
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