El propósito de cualquier sistema telefónico es conectar a las personas y permitirles comunicarse. Durante la mayor parte del siglo XX, los teléfonos fijos analógicos cumplieron muy bien su propósito. Sin embargo, con la llegada de las tecnologías basadas en Internet, esos sistemas ya no son suficientes. Necesitas sistemas modernos de comunicación digital para tu empresa en el siglo XXI.
La mayoría de las personas ya saben que usar un sistema telefónico VoIP permite grandes ahorros en las facturas mensuales. Cualquier servicio telefónico de VoIP puede ayudarte a reducir costes. Pero los mejores sistemas telefónicos VoIP hacen más que eso. Puede mejorar la conectividad, la colaboración y la productividad en toda su empresa con los teléfonos VoIP.
¿Cómo puede cualquier proveedor de servicios de VoIP empresarial ayudar a las pequeñas empresas sin cobrar precios altos? La respuesta está en la forma en que funciona la tecnología VoIP. A diferencia de las PBX anteriores, no tienes que comprometerte con contratos anuales, cantidades de recursos fijos o hardware costoso. Puedes obtener funciones de teléfono de nivel empresarial a precios razonables. Ya tengas un empleado o dos docenas, hay un sistema telefónico disponible para ti.
¿Cómo funciona VoIP?
Supongamos que estás valorando la actualización a un nuevo sistema telefónico. Quieres ver cómo VoIP puede ayudar a tu empresa. Antes de entrar en eso, necesitas saber cómo funciona VoIP. Los teléfonos analógicos transmiten señales de voz a través de cables de cobre entre dos puntos. Cuanto más larga sea la distancia entre los dos puntos, más te costará llamar.
VoIP utiliza Internet para enrutar llamadas. Las señales de voz se convierten en paquetes de datos y se envían a través de redes interconectadas. Cada paquete de datos puede tomar una ruta diferente al destino. Se ensamblan y se convierten de nuevo en audio en el otro extremo. Como usan redes existentes, la distancia y la ubicación ya no importan.
¿Qué equipo necesitas para VoIP?
Pocas pequeñas empresas pueden permitirse invertir miles de euros en hardware y software. Con VoIP alojado, no tienes que hacerlo. Puedes comenzar a usar un servicio de VoIP alojado hoy si tienes una conexión a Internet sólida y un dispositivo informático (ordenador portátil, teléfono inteligente, tablet, etc.). Esta configuración es útil para probar VoIP. Pero cualquier negocio necesita más funciones de sus sistemas de comunicación.
Hay un par de opciones si planeas cambiar a teléfonos VoIP. La mayoría de las empresas utilizan una combinación de teléfonos físicos y aplicaciones de softphone. Si ya tienes teléfonos fijos, puedes comprar adaptadores para conectarlos a la red y realizar llamadas VoIP. Los empleados también pueden descargar e instalar aplicaciones de softphone en dispositivos móviles. A medida que tu teléfono fijo se desglosa, puedes reemplazarlo por teléfonos VoIP.
Otra alternativa es comprar teléfonos VoIP desde el principio. Hay disponibles modelos básicos hasta modelos ejecutivos. Los modelos ejecutivos más caros (incluidos los dispositivos de conferencia) pueden llegar fácilmente a los cientos de dólares. La mayoría de las empresas utilizan esta opción, ya que tiene que actualizarse a teléfonos VoIP tarde o temprano. No puedes utilizar las funciones más avanzadas con teléfonos fijos más antiguos.
Y eso es todo lo que necesitas para comenzar a usar VoIP alojado. No tienes que comprar más equipos, ya que el proveedor de servicios entregará las funciones del teléfono en línea. Puedes probar los mejores servicios de VoIP alojados durante algunas semanas antes de tomar una decisión final.
Uso de Google Voice para pequeñas empresas
En este punto, muchas personas se sienten tentadas a usar Google Voice a nivel de consumidor para sus negocios. Por un precio mensual bajo, puedes obtener muchas funciones valiosas como el correo de voz visual y el desvío de llamadas. El problema es que pronto necesitarás otro servicio de VoIP de consumidor, no solo Google Voice. En el momento en que contratas a otro empleado (Google Voice está diseñado para usuarios individuales), tu configuración actual ya no será la adecuada.
Por otro lado, puedes comenzar a usar un servicio que crecerá junto con tu negocio en los próximos años. No tienes que comprar ese sistema telefónico VoIP mejor calificado si resulta más caro de lo que puedes pagar. El servicio telefónico correcto es el que se adapta a tus necesidades y se ajusta a tu presupuesto.
¿Cómo pueden los sistemas telefónicos VoIP mejorar la conectividad?
Cuando los teléfonos fijos aparecieron por primera vez, a la gente le encantaba usarlo. Podías levantar el teléfono y hablar con alguien a miles de kilómetros de ti. Por supuesto, había limitaciones: podía ser costoso, ambas personas necesitaban sentarse al lado del dispositivo, necesitabas el servicio telefónico de un operador, etc.
En cualquier organización moderna de pequeñas empresas, los empleados ya no están confinados a una ubicación física. Puede tener varias oficinas en todo el país o en todo el mundo. Algunos empleados pueden trabajar desde casa, desde ubicaciones de clientes o con frecuencia moverse entre diferentes sitios. Otros, especialmente vendedores y ejecutivos, necesitan trabajar mientras viajan. Necesitas un sistema que sea rentable, flexible, móvil e interoperable con otros sistemas empresariales que tenga. En otras palabras, necesita un sistema telefónico que conecte personas y no solo ubicaciones físicas.
Es por eso que los servicios de VoIP alojados se han vuelto tan populares. Al igual que los teléfonos fijos, puede levantar el teléfono y llamar a cualquier persona en el mundo. Pero aquí es donde terminan las similitudes. Los sistemas telefónicos VoIP para pequeñas empresas eliminan o minimizan los obstáculos que obstaculizan la conectividad: coste, ubicación, distancia, cables e incluso dispositivos.
Llamadas desde cualquier lugar a todas partes
Una diferencia fundamental entre teléfonos fijos y VoIP es que la ubicación ya no importa. No tienes que pensar si la llamada que va a hacer es local, nacional o internacional. Tu ubicación, o la de la otra persona, no influye en el coste o la calidad de la llamada.
Puedes llamar a un cliente utilizando tu número de trabajo, incluso si estás sentado en tu casa. Tus trabajadores pueden recibir llamadas mientras viajan. Incluso puedes realizar reuniones y asistir a conferencias sin tener que abandonar tu oficina. Tus empleados ya no tienen que preocuparse por presentar informes de gastos o sobrepasar el presupuesto del mes. Cuando cambias a VoIP, puedes hacer más llamadas y aún así recibir facturas mensuales más bajas.
Llamadas gratuitas y económicas
De hecho, la única distinción entre llamadas es si es interna o externa. Las llamadas entre tus empleados, sin importar dónde se encuentren, no te cuestan nada. Es decir, las llamadas dentro de tu red son completamente gratis. Tienes que pagar por llamadas internacionales. Esto se debe a que la llamada viaja a través de redes PSTN por una pequeña parte de la distancia total.
Si tu empresa realiza muchas llamadas a un país en particular, puedes comprar un paquete ilimitado o paquetes de minutos. Esto a menudo resulta más barato que las opciones de pago por uso.
Usa cualquier dispositivo
La mayoría de la gente hoy en día tiene y usa múltiples dispositivos durante el día. Una persona puede cambiar de un escritorio en la oficina a un teléfono inteligente en el tren. Otros incluso hacen malabares con varias ordenadores y teléfonos durante la semana. Cuando quieras realizar una llamada VoIP, puedes hacerlo desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Siempre que hayas instalado la aplicación softphone e ingreses los detalles de tu cuenta, puedes llamar a cualquier persona.
Del mismo modo, puedes configurar tu cuenta para que suene con alguno o todos tus dispositivos para las llamadas entrantes. Una opción es configurar un pedido para tus dispositivos. Por ejemplo, primero suena tu teléfono de escritorio. Si no hay respuesta, entonces tu dispositivo móvil, y finalmente tu ordenador. O bien, puedes configurarlo para que todos tus dispositivos suenen al mismo tiempo y puedas responder al que esté más cerca de ti. Puedes configurarlo de tal manera que la hora del día o la ID de llamada determinen qué dispositivo suena.
Cambiar entre diferentes canales
Durante mucho tiempo, las llamadas de voz se limitaron a tu sistema telefónico. No fue posible enviar un correo de voz a tu bandeja de entrada de correo electrónico, por ejemplo. No podías hacer llamadas telefónicas desde tu navegador. Si un cliente quiere llamar a tu empresa, debes anotar tu número del sitio web. Luego tienen que usar un teléfono fijo o móvil para llamarte.
Con VoIP, la distinción entre canales desaparece. Puedes enviar correos de voz a tu bandeja de entrada. Incluso puedes enviar faxes a través de tu correo electrónico. Tus clientes pueden llamar a tu empresa haciendo clic en el número en su navegador web.
Los empleados pueden configurar la información de estado (disponible, ocupado, en una reunión, etc.) para que otros no les molesten durante tareas importantes. Puedes enviar un mensaje de texto, mensajería instantánea o correo electrónico utilizando una sola aplicación en lugar de luchar con múltiples aplicaciones.
Como puedes ver, los sistemas telefónicos VoIP mejoran la conectividad de muchas maneras. No tienes que pensar en los costes de las llamadas, la ubicación, la distancia o incluso qué dispositivo usar. Simplemente levanta el teléfono y llama a alguien. Recibirán el mensaje sin importar dónde se encuentren. Ponte en contacto con VoIPstudio y comienza a utilizar el mejor sistema telefónico para tu pyme.
