Lectura en 5 minutos | 20/04/2021

Cómo organizar una reunión virtual eficaz

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Soluciones VoIP para empresas

Hay algunos conceptos que vienen de la mano de la pandemia de 2020: cuarentena, distanciamiento social, confinamiento, teletrabajo, reuniones virtuales, por nombrar algunos ejemplos. Las reuniones virtuales no son nuevas en el mundo de los negocios, pero la pandemia las ha convertido en una herramienta esencial para millones de trabajadores en todo el mundo.

Incluso antes de 2020, las reuniones virtuales se usaban comúnmente para equipos internacionales, trabajadores en remoto y procesos comerciales entre empresas. Pero con muchos de nosotros trabajando desde casa en lugar de la oficina, las reuniones virtuales han reemplazado casi todas las interacciones que solíamos tener con compañeros y jefes.

Hoy en día, las empresas utilizan reuniones virtuales para todo, desde presentaciones de ventas, discusiones de proyectos, sesiones de brainstorming e incluso charlas informales. Desafortunadamente, eso no significa que todas esas reuniones virtuales sean exitosas o efectivas. Al igual que las reuniones en persona, las virtuales pueden ser un recurso fantástico para hacer las cosas. O convertirse en un desastre frustrante al que nadie presta atención.

La diferencia entre reuniones presenciales y virtuales

La principal razón por la que las reuniones virtuales a menudo son aburridas, insípidas o simplemente molestas es que la gente olvida que es un factor completamente diferente. No se pueden aplicar las reglas que rigen las reuniones presenciales y usarlas para organizar una conferencia virtual efectiva. Seguro que hay puntos en común, pero son mundos completamente diferentes.

La mayoría de las reuniones virtuales incluyen videos que induce a los gerentes para que asuman que las cosas funcionarán igual que las reuniones en persona. Pero verás que eso no es del todo cierto.

Comunicarse implica más que hablar y escuchar. También incluye expresiones faciales, lenguaje corporal, tono de voz, etc. Y aunque las reuniones virtuales con video ofrecen algunos matices, a menudo es difícil evaluar la respuesta de alguien o reunir opiniones honestas.

Los peligros de las reuniones virtuales

Muchas personas ven las reuniones virtuales, incluso aquellas con video, como una oportunidad para realizar múltiples tareas o hacer otras cosas. Los organizadores de reuniones tienden a estar poco preparados y desbordados. Habrá períodos alternos de silencio o todos hablarán a la vez. También es fácil para 1 o 2 personas hacer ruido y dominar la reunión, a expensas de otros participantes.

Además, algunos o todos los participantes pueden encontrarse con problemas técnicos que pueden perjudicar una reunión incluso antes de que comience. Incluso si insistes en reuniones de solo video, es posible que las circunstancias no lo permitan. Debes ayudar a las personas que están de viaje o aquellas con conexiones a Internet inestables. Dado que la mayoría de la gente sigue trabajando desde casa, las distracciones también forman parte de las videollamadas. Desde niños, hasta mascotas y compañeros de habitación ruidosos, puede ser bastante difícil concentrarse en una reunión virtual.

Las ventajas de las reuniones virtuales

Por otro lado, una reunión virtual bien organizada puede hacer maravillas. Reúne a personas que de otra manera no podrían encontrarse. Si tienes equipos que trabajan en remoto o personas que viven en diferentes zonas horarias / países, las reuniones virtuales ahorran mucho tiempo y dinero. Una llamada de conferencia no es un buen sustituto de una reunión virtual que tiene video, una agenda y participantes entusiasmados.

Las reuniones virtuales permiten a una empresa tener reuniones con más frecuencia y resolver problemas antes de que se vuelvan irreparables. También es una oportunidad para ponerse al día con los compañeros al final de la semana y socializar, algo que normalmente no puedes hacer cuando todos trabajan desde casa. Incluso puedes organizar programas de formación, seminarios y otras formas de aprendizaje con reuniones virtuales.

Cómo llevar a cabo una reunión virtual eficaz

Dicho todo esto, con las herramientas y la planificación adecuadas, puedes aprovechar los beneficios de las reuniones virtuales sin  problemas. Estos son los 4 consejos principales que te ayudarán a organizar una reunión virtual eficaz:

1. Incorpora la tecnología adecuada

No hay forma de evitarlo: no puedes tener una reunión virtual sin la tecnología adecuada. La mejor parte es que hay tantas opciones que seguramente encontrarás una que se adapte a tu negocio. Hay opciones gratuitas como Zoom y Skype si no tienes presupuesto para herramientas de categoría empresarial. Las empresas más grandes tienden a usar Webex o GoToMeeting, que pueden escalar para adaptarse a docenas o incluso cientos de participantes a la vez.

De hecho, ni siquiera necesitas una plataforma separada para realizar reuniones virtuales. Si ya tienes un sistema de VoIP alojado para sus teléfonos, puedes realizar reuniones virtuales con video en cualquier momento. Las suites de comunicación unificada que se ejecutan en VoIP integran video para que pueda tener reuniones virtuales sin necesidad de descargar otra aplicación o pagar licencias por separado.

Quizá el consejo técnico más importante es insistir en usar el video tanto como sea posible. Naturalmente, quieres permitir desarrollos inesperados, pero es menos probable que una reunión virtual sin video sea ​​productiva o efectiva. Mejora las probabilidades de llevar a cabo una reunión eficaz mediante el uso de videos. Hace que todos se acerquen lo más posible sin estar realmente en la misma habitación.

Pero asegúrate de verificar si la plataforma que eliges se adapta a tus necesidades. Debes considerar lo siguiente:

  • La aplicación debe manejar bien a varios participantes.
  • La capacidad de los participantes para unirse, abandonar y volver a unirse si es necesario.
  • Los participantes pueden unirse con video, solo audio o cambiar entre esas opciones.
  • Todos los participantes pueden descargar y usar la aplicación, especialmente si alguien de fuera de la organización necesita unirse.
  • ¿Puedes compartir la pantalla con otros? ¿Puedes silenciar a los participantes si alguien tiene ruidos molestos?
  • Permite que los compañeros de equipo se unan con un enlace, a través de un puente de conferencia o un código de sesión único.
  • Los organizadores de reuniones pueden programar reuniones con anticipación o programar una de forma ad-hoc.

2. Establece metas y expectativas para la reunión

Una reunión virtual puede ser un registro semanal recurrente para los equipos, sesiones de brainstorming para nuevas ideas, charlas informales para socializar o reunir a todos para una actualización importante del proyecto. Cada tipo de reunión será diferente en cuanto a objetivos, expectativas y conclusiones. También determinará la duración de la reunión y permitirá que todos planifiquen su agenda en torno a ella.

Por ejemplo, puedes configurar una hora semanal para socializar para tu equipo. Podría ser solo una charla de 30 minutos en la que todos se desahoguen y vean a sus compañeros cara a cara para interactuar. La participación es a menudo opcional y estas reuniones tienden a ser informales y relajadas.

Si estás organizando una reunión virtual para un proyecto importante, una actitud relajada no funcionará. Debes programar un horario conveniente para que todos se reúnan, establecer la agenda, asegurarte de que todos participen y asegurarte de llegar a una conclusión satisfactoria. Dicha reunión será más formal y organizada, para que todos puedan volver al trabajo o comenzar sus tareas asignadas.

3. Prepárate bien

Sean cuales sean los objetivos de una reunión virtual, debes prepararse bien. Asegúrate de probar la tecnología que has seleccionado, ya sea una opción gratuita o la herramienta empresarial probada en el tiempo en la que siempre confías. Pide a todos que inicien sesión con al menos 5 minutos de anticipación para probar su hardware (hardware y micrófono). De esta forma no perderás un valioso tiempo de reunión. 

Piensa en lo que quieres lograr y las herramientas que necesitas para lograrlo. ¿Estás solicitando ideas a los participantes? Es posible que quieras pensar en una herramienta de votación o una aplicación que funcione como una pizarra virtual. ¿Tienes la intención de presentar actualizaciones o resultados de un proyecto? Asegúrate de enviar el pdf o la presentación con anticipación para que puedas discutir ideas durante la reunión. ¿Por qué perder el tiempo de la reunión en tomar notas o ver diapositivas que puedan leer más tarde?.

4. Reglas básicas

Cada reunión virtual es diferente, así que establece reglas básicas para todos. ¿Cómo planeas llevar a cabo la reunión? Estate preparado para hacer sentirse cómodo a todos, especialmente si todos los participantes no se conocen entre sí. ¿Participarán todos activamente o algunas personas estarán presentes mientras otros escuchan y miran?.

No confíes en que las personas hablen espontáneamente o participen en la reunión. Es bastante común que el facilitador pida a todos que se presenten, pero nadie sabrá cómo empezar. Después de unos minutos de silencio, varias personas comenzarán a hablar a la vez.

En su lugar, intenta decir algo como “Bob, ¿te gustaría presentarte?”. o ‘Tina y Chris, ¿tenéis algo que decir sobre esta actualización?’ La clave es dirigir las preguntas a una persona en particular. Esto elimina la confusión sobre quién debe hablar. También permite que todos los participantes sepan quién está hablando en ese momento.

¿Quieres reservar los últimos 15 minutos de la reunión para comentarios, preguntas y cualquier discusión? Hazle saber a todos por adelantado para que no se sientan obligados a interrumpir a los intervinientes con preguntas.

Establece reglas básicas para gestionar los conflictos, responder dudas o preguntas generales. Puedes intuir que los imprevistos aparecen en las reuniones en persona, pero no tiene por qué. Siempre puedes resolver cualquier situación incluso con una reunión virtual. Si es necesario, puedes programar una reunión individual por separado con menos participantes.

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