Cada vez son más las agencias de marketing que deslocalizan sus oficinas y optan por que sus trabajadores puedan trabajar en remoto. La reciente pandemia ha dado un empujón a una nueva forma de trabajo que se venía avistando desde hace años, pero que muchas empresas aún no acababan de dar el salto.
El trabajo remoto ha sido un paso importante para muchas empresas del sector del marketing. La mayoría de estas empresas tienen trabajos que pueden realizarse a distancia, sin la necesidad de desplazarse al trabajo para hacerlo en la oficina. Es por ello, que muchas empresas han conseguido estabilizar esta situación excepcional y sacar provecho de ella.
Una de las desventajas que tiene el trabajo en remoto es la comunicación. Con la distancia entre los trabajadores se ha dificultado la comunicación tanto interna como externa. Es ahora más difícil comunicarse con tus compañeros de empresa y con las empresas interesadas en tus productos.
Los servicios de telefonía VoIP son una gran herramienta que muchas agencias de marketing están empezando a implantar. Suelen ser decisiones difíciles de hacer, pero resultan más sencillas de adoptar de lo que parecen.
A continuación, vamos a explicar la importancia que puede cobrar un servicio de telefonía VoIP en tu agencia de marketing y los beneficios que puede reportarte.
Del trabajo presencial al remoto o híbrido
El mercado laboral se está transformando con el paso del tiempo y cada vez son más las empresas que optan por el trabajo remoto o híbrido para sus negocios.
Según el Reporte del Mercado Laboral de TI 2022, en América latina son 23 millones los que han trabajado de manera remota en el año 2021. Un número lo suficientemente elevado como para tener en cuenta las soluciones que pueden tomar las empresas para facilitar el trabajo a los empleados y hacer mas rentables sus empresas.
Los entornos digitales son cada vez más comunes dentro de las empresas. Trabajar con equipos tecnológicos, tener los documentos en la nube y solo depender de una buena conexión a internet te permite desarrollar tus labores desde casi cualquier parte del mundo.
Muchas son las empresas que también optan por mezclar ambos sistemas y poder así dar la oportunidad de tener lo bueno de las dos formas de trabajo. Algunas como el BBVA han tomado esta decisión de hacerlo con la jornada de trabajo híbrida. El modelo que proponen es el de trabajar el 40% de la jornada en remoto y el restante tener que acudir a la oficina. Es decir, de cada semana de trabajo, dos días les podrás trabajar en la zona que tu quieras.
El modelo de trabajo híbrido se está extendiendo, ya que aporta a los trabajadores una flexibilidad muy grande. Esto provoca en ellos que estén más cómodos con su trabajo, más satisfechos y que mejore su compromiso con la marca. Estos son algunos de los beneficios que los expertos afirman que trae el trabajo híbrido.
Mejora el balance de la vida personal y la profesional
La flexibilidad que aporta el trabajo híbrido a las personas es una gran ventaja para las personas que pertenecen a la empresa. Las empresas consiguen ofrecer un espacio más amplio de movimiento a sus empleados y con ello mejorar la cultura de la empresa.
Conseguir que tus empleados tengan un equilibrio saludable entre sus labores y su vida personal les proporcionará más felicidad. Esto se puede traducir en un aumento de su productividad, ya que vas a dar la flexibilidad de trabajar mucho más cómodos y a gusto.
Con el trabajo híbrido conseguirás que el trabajador atienda a sus labores personales y profesionales de la manera que a él le parezca más cómodo. Un sistema al que quizás no estábamos acostumbrados, pero que ha venido para mejorar en toda la vida de empresas y empleados.
Mejora el ambiente laboral
Otra de las características positivas que tiene el trabajo híbrido es la mejora de las relaciones personales de las personas de la empresa. El tener un modelo de trabajo en el que quepan tanto el trabajo en remoto como el presencial, disminuyes la monotonía de ambas cosas.
Con esta medida conseguirás que tus empleados vayan al trabajo mucho más contentos y con mayor proactividad a mejorar sus relaciones laborales. Pasar del trabajo en remoto total en la época de pandemia, en el cual pasas largas horas en tu casa sin relaciones sociales, a este modelo híbrido, optimizará la experiencia de los empleados en la empresa.
Compromiso medioambiental
Es otra de las ventajas que puede aprovechar la empresa para la creación de una marca más fuerte, responsable y comprometida con el entorno en el que ejecuta su actividad empresarial.
Reducir el impacto que tiene sobre el medioambiente, el desplazamiento de los trabajadores a sus puestos presenciales es una actividad reseñable por parte de las empresas. Hacer que los espacios en los que conviven sean mas sostenibles y estén menos contaminados es un mensaje positivo para la sociedad.
Previsión de futuros problemas sanitarios
La reciente explosión del COVID hizo poner a todas las empresas en aviso de posibles problemas que obliguen a los trabajos a distancia. La pandemia nos ha enseñado a adaptarnos a esas situaciones, mediante herramientas útiles para poder trabajar en distintos sitios.
Es por ello, que las empresas que utilizan el sistema de trabajo híbrido están más preparadas para futuros problemas sanitarios, emergencias médicas o cualquier otro problema que nos obligue a un confinamiento.
Por otro lado, también es importante que se evite la propagación de enfermedades cotidianas. Con este método de trabajo existe un menor contacto personal o al menos recurrente. Por lo que ciertas enfermedades, como catarros o gripes, tendrán una repercusión menor en la sociedad.
¿Qué ventajas tiene para las agencias de marketing el trabajo remoto?
Las agencias de marketing son unos de los negocios que permite a sus dirigentes la adopción de herramientas online para facilitar el trabajo en remoto. Son empresas que siempre deben mirar las nuevas tendencias para adoptarlas y en este caso, son capaces de ir a la última en cuanto a tecnología.
Ahorro de costes
Las empresas que ofrecen trabajos remotos pueden hacer un mejor reparto de sus bienes para optimizar su uso. No resulta raro ver como empresas cambian sus sedes a edificios más pequeños o a zonas menos céntricas con el motivo del ahorro de sus costes. Todo esto está influenciado por la libertad que te da un entorno digital, flexible y móvil.
Para los trabajadores también es un ahorro el no tener que desplazarse al trabajo todos los días. Por ejemplo, en España, un estudio realizado por Cisco estima que de media los españoles ahorran 130€ semanales con el teletrabajo. Un dato bastante cercano a la media mundial, que gira entorno a los 150€ semanales.
Digitalización de procesos
Otro de los beneficios que trae el trabajo en remoto es la obligatoriedad por parte de la empresa de digitalizar los procesos. Es decir, cuando tomas la decisión de hacer que tus empleados teletrabajen debes asumir los costes que conlleva el cambio de las aplicaciones en remoto.
Habitualmente estos costes no suelen ser muy altos y tienen un periodo de recuperación de la inversión bastante asumible. También es una buena opción ya que cada vez son mas las aplicaciones y herramientas disponibles en el mercado, por lo que podrás elegir la aplicación que mejor se adapte a ti en cuanto a calidad/precio.
Bienestar de tu plantilla
Según un estudio realizado por Cisco, llamado Hybrid Work 2022, las personas que teletrabajan consiguen mejorar su calidad de vida en muchos sentidos.
Uno de ellos es en cuanto al ejercicio físico y alimentación. Dos variables que van altamente ligadas al tiempo libre que tengas para hacerlas. Según este estudio, cada persona gana una media de 4 horas semanales con el teletrabajo.
Esta mejora de la calidad de vida de los empleados afecta directamente a su estado emocional, financiero, mental, físico y social. Conseguimos tener en nuestra empresa trabajadores más estables emocionalmente, felices y con una mayor posibilidad de desarrollar su trabajo de manera eficiente.
Según este mismo estudio, el 82% de las personas encuestadas a nivel mundial, consideran que el teletrabajo les ha hecho más felices. Esta felicidad radica en la disminución de sus niveles de estrés, mayor relajación y menor presión.
Equipos diversos
Para muchas empresas que actúan en diferentes países es muy importante tener trabajadores con el nivel nativo del lenguaje de los mercados que actúan. Tener un trabajo remoto es una gran ventaja que tienen los departamentos de contratación de las empresas.
Cuando ofreces un trabajo en remoto puedes abrir tu filtro de búsqueda a prácticamente todo el mundo. Podrás elegir entre un mayor número de personas por lo que tendrás la posibilidad de encontrar un candidato mucho mas adecuado para tu empresa.
Centralita VoIP en una agencia de marketing
Son muchas las agencias de marketing que cada vez se ven más limitadas por sus sistemas telefónicos y que quieren tener funcionalidades mas adecuadas a los negocios actuales.
En una agencia de marketing pequeña es habitual el poseer un numero de teléfono para atender a los clientes. Tanto si las llamadas son entrantes para atender a posibles nuevos clientes, como si queremos hacer o recibir llamas de nuestros actuales clientes.
A continuación, vamos a explicar, a modo de ejemplo, un caso real de una agencia de marketing con su consiguiente contextualización para saber qué le puede aportar a una agencia de marketing el cambio a la telefonía VoIP.
¿Qué aporta una centralita VoIP a una agencia de marketing?
Son muchas las empresas que nos preguntan por el servicio que damos, cómo les puede ayudar, si es difícil de utilizar, si es caro… etc.
Pues bien, para las agencias de marketing es una herramienta realmente útil. En este caso, hablamos de una agencia pequeña, con el total de sus trabajadores en remoto.
- Teléfono de oficina obsoleto
Con la nueva distribución de los empleados en remoto, debido al COVID-19, el teléfono que se tiene en la oficina ha quedado completamente inútil ya que, no suele haber nadie allí. Por lo que se perderían la mayoría de las llamadas que llegasen.
Es por ello, que la utilización de la telefonía VoIP permite a los empleados tener su propio teléfono desde el ordenador, tablet o movil en el que trabajan. Todos podrán tener la posibilidad de recibir las llamadas en sus dispositivos.
Con el teléfono convencional la recepción de llamadas es única, no puedes hacer nada una vez la recepciones. Con el sistema telefónico de VoIP serás capaz de organizar las llamadas para que sean recepcionadas por la persona correcta a través de la creación de IVRs y colas de llamada.
Con la creación de ello podrás recibir notificaciones de qué información quieren recibir los clientes antes de que descuelgues el teléfono. Por lo que sabrás qué persona de la empresa deberá cogerlo.
Por otro lado, también podrás gestionar el hecho de que, si la llamada no es cogida desde el Softphone o aplicación, puedas hacer un desvío hacia otro número. En este caso, el desvío se realizó al teléfono personal de la persona encargada de la empresa.
Suele ser un momento complicado para toda empresa el de cambiar sistemas básicos de su funcionamiento tanto interno como externo. Es por ello, que la implantación de un sistema telefónico VoIP puede resultar un paso complicado.
Queremos alejar de esta idea a toda agencia de marketing que se lo esté planteando. Es un proceso realmente sencillo que te tomará muy poco tiempo el instaurar. El funcionamiento de la aplicación tampoco será tedioso ni te hará invertir gran parte de tu tiempo.
Si necesitas configurar alguna otra cosa, el equipo técnico siempre estará a tu ayuda.
En VoIPstudio tenemos la posibilidad de generar tickets, los cuales te hacen ponerte en contacto directo con alguno de nuestros asistentes. Ellos te ayudarán en el proceso de instalación y conseguir optimizar tu sistema para que sea como tu quieres.
- Precios y soluciones flexibles para cada empresa
En este caso, al ser una empresa pequeña con unas necesidades diferentes, decidieron optar por una solución más básica que tenía unos precios bajos.
Decidieron por solo crear un usuario, que tiene un precio mas bajo que si crean más usuarios para el mismo número de teléfono.
Con ello, pierden alguna característica como el del chat interno, que, en este caso, ellos ya lo tenían cubierto mediante su aplicación de gestión propia.
- Multi línea y llamada a tres
Mientras que con la telefonía convencional solamente puedes gestionar una llamada al mismo tiempo, la telefonía VoIP permite recibir varias llamadas sobre el mismo número o realizar tantas llamadas salientes como necesites.
Es decir, podrás estar hablando con dos clientes a la vez desde el mismo número. También podrás recibir una llamada a la vez que otro compañero está llamando a un cliente.
Por otro lado, la telefonía VoIP permite añadir de manera sencilla un tercer interlocutor a la llamada en curso facilitando la resolución de dudas o conflictos de una manera ágil y rápida. También, dispone de servicio de conferencias para llamadas entre tantos participantes como se necesite.
Soluciones a problemas para una agencia de marketing pequeña
Cuando tienes una agencia pequeña, es normal que quieras tener algunas características especiales para adecuarse a tu negocio. A continuación, comentamos algunos de los problemas que hemos conseguido solucionar con una agencia de marketing pequeña:
En el caso de esta agencia, son una empresa con una recepción/emisión de llamadas bajas. Por lo que necesitan más una aplicación simple que se adapte a sus necesidades. En este caso se optó por tener una cuenta para todos. En la que puedan conectarse todos a la vez, coger todas las llamadas, pero prescindan de comunicarse vía chat.
En este punto, todos los empleados entran a la aplicación con el mismo usuario y contraseña. Cuando alguien llama a la agencia, les sonará a todos el teléfono y podrá contestar el que más capacitado esté para ello.
Si la llamada, no se sabe contestar, siempre podrán volver a transferirla a una cola para que la coja otra personal o aparcarla, para resolver la duda y volver a atender al cliente.
En este caso nos encontramos con una agencia de marketing que tenía dos líneas de negocio. Una orientada al mercado nacional y otra para el mercado internacional.
Por ello, necesitaban saber quienes les estaban llamando para poder contestar en español o en inglés. ¿Cómo conseguimos esto?
La notificación les llegará de dos maneras. La primera, antes de coger la llamada. Se notificará gracias a la utilización de colas de llamada de que cola proviene la llamada. Es decir, si viene de la marcación del cliente número 1, será nacional, pero si proviene de la 2, será internacional.
El siguiente aviso, es cuando coges el teléfono. El sistema va a reproducir una locución. En este caso, cuando cojan el teléfono y lo descuelguen, sonará Nacional o Internacional.
Con ello, hemos conseguido optimizar mucho el proceso de atención al cliente, siendo este mucho más personalizado.
Unido al tema anterior de la atención a un público internacional, es posible que algunas llamadas lleguen en horarios en los que no haya nadie trabajando y, por lo tanto, no se les pueda atender.
Para ello, se generó una nueva línea IVR dentro del sistema, que solo funcionaba fuera del horario comercial de la empresa. Es decir, cuando llamaban fuera del horario de 9.00 a 16.00, se reproducía una nueva locución.
En esta locución se avisaba al cliente que la empresa estaba en estos momentos cerrada, que intentara llamar dentro del horario comercial y que, si no, dejase un mensaje de voz. Con el mensaje de voz, podrían comunicar que es lo que querían.
El mensaje de voz se podría escuchar desde la propia aplicación o con un correo que llegaría a el email de la empresa.
Razones para implantar un servicio de telefonía en tu agencia de marketing
Con la anteriormente mencionado, sobre la posibilidad que tienen las empresas de marketing de que sus empleados puedan trabajar en remoto, la implantación de un servicio de telefonía es una de las opciones más interesantes que pueden adoptar.
La oficina moderna ha dejado atrás muchas herramientas que antes eran habituales en las empresas. La obligación de tener que ir a un lugar a estar trabajando durante 8 horas y 5 días a la semana está llegando a su fin. Ahora los empleados pueden trabajar desde cualquier parte del mundo y sin la necesidad de estar en sus casas. Cada vez es más común ver a gente trabajando en cafeterías, aeropuertos, sitios al aire libre…
Pero ¿Qué ventajas puede traer esto a las agencias de marketing? ¿Qué las debería llevar a adoptar un sistema de comunicación VoIP en sus empresas?
A continuación, se explicarán algunas de las mejoras que van a tener las empresas de marketing cuando implanten un servicio de telefonía:
Rentabilidad empresarial
Uno de los primeros pensamientos que tienen las empresas cuando deciden adoptar una nueva herramienta es el tiempo que les costará recuperar la inversión y cómo de diferente va a ser a largo plazo el gasto mensual en comparación con la antigua solución.
Pues bien, un sistema VoIP disminuirá en casi un 50% la factura de teléfono habitual de una empresa. Si hablamos sobre llamadas internacionales, la diferencia aún es más grande, ya que un servicio de telefonía con VoIP solo necesita su paquete de datos para conectarse con alguien en el extranjero.
La telefonía VoIP es independiente del lugar, es decir, no tendrá impacto sobre tu factura dependiendo del país al que llames. Así que, si eres una empresa de ámbito internacional deberías tener en cuenta la implantación de un servicio de telefonía para la mejora de tu negocio.
Comunicaciones unificadas
Nos referimos a comunicaciones unificadas (CU) como aquellas herramientas que nos permiten la interacción y colaboración digital de todas las personas de la empresa. Es decir, un servicio de telefonía es una herramienta que nos va a permitir unificar en una misma aplicación las llamadas telefónicas, conferencias, SMS, correos, buzón de voz…
Es una característica que conseguirá llevar a otro nivel a tu negocio. Con este manejo de todas las comunicaciones de la empresa, tanto de manera externa como interna, desde una misma herramienta, vas a poder mejorar mucho tu día a día. Será mucho más sencillo para los empleados comunicarse con un compañero de trabajo y para la empresa controlar todo lo que sucede con sus comunicaciones.
A parte de esto, todas las comunicaciones internas entre los usuarios de la herramienta son completamente gratuitas. No importa si son llamadas, videollamadas o mensajes, todo ello entra dentro del servicio de telefonía de forma gratuita.
Por último, tendrás la ventaja de poder utilizar tu aplicación desde cualquier dispositivo (Ordenador, móvil, Tablet.). Tendrás la ventaja de poder utilizarlo desde su aplicación dedicada o también desde otras herramientas como, por ejemplo, extensiones de Google Chrome.
Aumento de la productividad
Fijándonos en lo anteriormente mencionado, nos lleva a la conclusión de que tus empleados estarán mejor dotados tecnológicamente para la realización de su trabajo. Esto se traduce en un aumento de la productividad.
Toda empresa tiene en mente cómo poder hacer que, con sus activos, su ejercicio sea mejor o lo que es lo mismo, con lo mismo hacer más (ser más productivo). Pues bien, un servicio de telefonía es una de esas herramientas que favorece al aumento de la productividad.
La comunicación es algo esencial dentro de la empresa para poder llevar a cabo miles de procesos del día a día. Por lo tanto, favorecer que esa comunicación (tanto interna como externa) sea mas sencilla, fluida y rápida, hace perder menos tiempo para la gestión.
Optimizar el uso de un servicio de telefonía dentro de la empresa puede traer muchos beneficios a esta. Deberemos hacer un ejercicio de enseñanza de nuestros trabajadores para el uso de la herramienta a modo de que se la saque el mayor provecho. No será un proceso muy largo ya que la telefonía VoIP es muy parecida en cuanto al uso a la tecnología ya existente.
Aumento de la competitividad
En un mercado tan competente como el actual, saber adecuarse a las situaciones es imprescindible para seguir manteniéndote como una empresa competitiva. Es por ello que muchas empresas ya optan con la capacidad de contratar a los mejores candidatos en su área y esto solo es posible con el trabajo remoto.
La posibilidad de atraer y retener los mejores talentos es un elemento diferencial para cualquier empresa. Para eso, ofrecer un trabajo remoto, flexible y con unas condiciones laborales que mejoren la calidad de vida del empleado será un punto muy positivo en su elección.
La introducción de un servicio de telefonía en tu empresa va a darte la capacidad de contratación que tú quieras en cuanto a la elección geográfica del candidato. No vas a necesitar tener un horario fijo estricto, no tendrás que ponerle una zona donde desarrollar su trabajo y no le obligarás a estar 8 horas durante 5 días seguidos en la misma zona.
¿Es necesario un servicio de telefonía para tu agencia de marketing?
Podría pensarse que un servicio de telefonía en un servicio que solo sirve para vender a clientes externos o para atender llamadas, pero es un pensamiento alejado de la realidad.
Un servicio de telefonía hará a tu empresa ir mas alá en las comunicaciones. Tener todo bajo control para que no se pierda información por el camino y optimizar los procesos con ella.
Cada vez es mayor el numero de agencias de marketing que cuentan con un servicio de telefonía dentro de su negocio, por lo que está dejando de ser una ventaja competitiva y pasando a ser una necesidad de negocio.
No tenemos dudas de la necesidad que tiene tu agencia de marketing de la adquisición de un servicio de telefonía, por lo que, no lo dudes y ponte en contacto con nosotros para que podamos ayudarte en tu proceso de adopción.
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