Las empresas que utilizan VoIP se dividen en dos categorías: las que están comenzando con el sistema y las que están listas dar un paso más tras haberlo meditado durante un tiempo.
Las empresas en cada una de estas dos categorías utilizan VoIP de maneras muy diferentes, aunque el punto desde el que comenzaron es el mismo.
Cómo los nuevos adoptantes utilizan VoIP
Llegados a este punto sabemos que VoIP no es una tecnología nueva o extraña. Pero para una empresa que está comenzando en esto puede parecerlo, sobre todo aquellas organizaciones pequeñas y medianas que carecen de experiencia y de los recursos para contratar consultores dedicados específicamente a este tipo de proyectos.
Afortunadamente, con la proliferación de los servicios de VoIP alojados, no hay necesidad de que las empresas se preocupen por los detalles técnicos o de los problemas de mantenimiento que frecuentemente surgen con la última tecnología.
Como un sustituto de los teléfonos analógicos
Cuando una organización comienza a usar VoIP se centra principalmente en replicar las funciones que estaban disponibles en sus antiguas cajas PBX como el buzón de voz, las funciones de llamada en espera, las transferencias de llamadas, etc. La mayoría de los empleados no tienen que cambiar su método de trabajo o volver a aprender como hacer y recibir llamadas.
Llegados a este punto, el mayor ahorro cambiando a VoIP proviene de la diferencia de precio entre los operadores telefónicos tradicionales y los proveedores de VoIP. Desde un coste menor por llamada, tanto en llamadas locales como de larga distancia, hasta contratos sin servicio, compromisos anuales y costes de mantenimiento, que pueden sumar una cantidad de ahorro significativa en tan solo seis meses.
Explorando las características adicionales
Una vez que la organización esté convencida de la calidad y confianza de la tecnología, y los empleados se sientan cómodos con los nuevos sistemas comenzarán a explorar las características adicionales que ofrece VoIP.
Con el tiempo se pueden agregar funciones como el asistente automático, agrupar bandejas de entrada para las llamadas y mensajes de voz, fax digital, colas ACD y find me/follow me, entre otros.
A pesar de su potencial, estas características pueden no ser una parte central de la estrategia de comunicación. Sin embargo, este paso no implica un gran ahorro en costes, ya que estos beneficios muestran resultados a largo plazo. Los beneficios más evidentes incluyen flujos de trabajo más eficientes y más tiempo para que los empleados puedan realizar su trabajo además de una reducción de los costes que lleva consigo mejorar la productividad.
Cómo utilizan VoIP los veteranos
En comparación con la tecnología de teléfonos analógicos VoIP es relativamente moderna, hay muchas organizaciones que lo han usado durante 5 o 6 años.
En general, los empleados se sienten cómodos con VoIP y utilizan regularmente muchas de las características más avanzadas disponibles para ellos de hecho, es posible que hayan comenzado a rozar los límites del sistema actual y quieran más en un futuro no muy lejano.
Un paso más hacia la comunicación unificada
VoIP puede tener un papel fundamental en la unificación de la comunicación dentro de la empresa. Ya son muchas las organizaciones que implementan VoIP con la idea de mejorar estos procesos poco a poco.
La unificación de la comunicación no es un producto único o una tecnología, es un término de marketing que está definido por un conjunto de productos que tienen una interfaz y una experiencia de usuario común a través de los diferentes canales de comunicación, ya sea en tiempo real o a través de otros medios o ubicaciones.
Para una empresa esto podría significar la integración de muchas aplicaciones, como la mensajería instantánea, las llamadas de conferencia en formato de video y de audio, la indicación de presencia, la comunicación de voz, las funciones de movilidad, así como el reconocimiento de voz y el intercambio de datos. Con mucha frecuencia VoIP se convierte en el pilar en torno al cual se agregan otras interfaces ya que la tecnología admite la mayoría de las características adicionales.
Aunque las empresas pueden gastar una gran cantidad de tiempo y recursos en la implementación de paquetes para unificar la comunicación, mejorar la productividad y la calidad del trabajo. En un mundo globalizado donde la flexibilidad y agilidad es un premio muy codiciado, VoIP puede ayudar a las organizaciones a ser más competitivas.
