Cambiar a un nuevo sistema empresarial va más allá de la tecnología. Si bien tienes que tomar decisiones con respecto a nuevos productos, servicios y proveedores, también debes tener en cuenta otros aspectos.¿Cómo ayudará el nuevo sistema a tu negocio? ¿Reducirá los costes o aumentará los ingresos? ¿Hará que tus empleados sean más productivos u ofrecerá nuevas oportunidades de otras maneras?
Lo mismo ocurre en el caso de los sistemas telefónicos VoIP. Cualquier empresa que esté considerando la actualización debe comprender la tecnología y cómo implementarla. Pero aparte de eso, hay otras consideraciones comerciales que se debe tener en cuenta. Debes considerar también los aspectos financieros y comerciales del cambio a VoIP.
VoIP alojado para empresas
Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, VoIP alojado es la solución inteligente. Podrías darle una oportunidad a los SIP trunks, pero su configuración puede ser costosa. Generar un retorno positivo de la inversión llevará muchos años, algo que una pequeña empresa no puede pagar. Por lo general, las grandes empresas que desean controlar sus sistemas de comunicación prefieren el enlace SIP trunk. Sin embargo, muchas empresas están optando por VoIP alojado, ahorrándose todas las molestias y el mantenimiento.
Entonces, ¿qué debes considerar antes de optar por los servicios de VoIP alojados?
Consideraciones empresariales para VoIP alojado
Calcular los costes
Muchos proveedores de VoIP te darán indicaciones sobre sus características cuando les solicites información. Algunos de ellos incluso tienen calculadoras que te darán una idea general de cuánto podría costarle a tu empresa. Usa estas calculadoras, ya que son un gran punto de partida. Pero recuerda que estas calculadoras deben ser una aproximación y es posible que no cubran todos los gastos.
Como un pequeño ejemplo, ninguna de estas calculadoras tiene en cuenta la formación, si fuera necesaria, para tus empleados. Supongamos que tienes una fuerza laboral mayor que no está completamente familiarizada con los ordenadores. Es posible que necesites algunas sesiones de formación sobre el nuevo sistema. Esto se sumará al coste total de la actualización.
Debes incluir los costes a corto y largo plazo en la ecuación. Cosas como actualizar tu infraestructura de red existente y comprar equipos son gastos inmediatos. También debes pagar la factura mensual del teléfono al proveedor del servicio. Pero esto probablemente será una factura mucho más pequeña de lo que estás acostumbrado.
¿Qué características necesitas?
Incluso antes de acercarte a un proveedor para conocer los costes, debes hacer un par de listas. En una lista, escribe las características que son esenciales para tu negocio. ¿Confías mucho en los faxes o en el buzón de voz? Entonces, el fax digital y el buzón de voz visual son características imprescindibles para ti. Algunos otros negocios podrían no necesitar las mismas herramientas. Esta lista debe tener todas las características que tu empresa necesita para funcionar normalmente.
Haz una segunda lista de características que sea bueno tener, es decir, aquellas características que puedes requerir, si es necesario. Supongamos que el proveedor que seleccionaste no ofrece una o dos funciones en esta lista. Si el precio (y otras consideraciones) se cumplen, aún así puedes elegir seleccionar este proveedor.
¿Cómo afectará VoIP alojado a los flujos de trabajo existentes?
Los servicios VoIP alojados ofrecen mucho más que los teléfonos fijos tradicionales. Puedes hacer cosas con ellos que eran más o menos imposibles con la red PSTN. Tus empleados pueden responder llamadas en múltiples dispositivos dentro de la oficina o trabajar desde casa con la misma facilidad. Puedes cambiar empleados entre diferentes oficinas sin afectar sus números de teléfono. Incluso puedes asignar el mismo número a una nueva persona o equipo.
Pero todas estas cosas afectarán los flujos de trabajo de negocios. Esto significa que tus empleados tendrán que adaptarlos o incorporarlos a los procesos existentes. Entonces, antes de poder implementar VoIP, dedica algo de tiempo a planificar la transición. ¿Cuánto tiempo te llevará desplegar el nuevo servicio? ¿Tu antiguo proveedor suspenderá el servicio antes de esa fecha? Es necesario planificar por adelantado estas circunstancias. De lo contrario, te encontrarás en una situación en la que los teléfonos no funcionan. ¡Para cualquier negocio, esto es todo un desastre!
Integración con otros sistemas empresariales
Los teléfonos no son el único sistema de negocios en tu oficina. La mayoría de las organizaciones también tendrán software como herramientas de CRM, software de contabilidad, aplicaciones de recursos humanos, etc. ¿Puede tu nuevo servicio de VoIP alojado jugar bien con todos ellos? Algunos proveedores son mejores que otros para mantener la compatibilidad con software empresarial más antiguo o proporcionar API. Unos cuantos proveedores han desarrollado soluciones de software que sirven de puente entre el servicio telefónico y otros sistemas empresariales comunes.
Aunque esto pueda parecer una larga lista de cosas a considerar antes de cambiar a VoIP, el proceso real de actualización es bastante sencillo. Dependiendo del tamaño de tu negocio, podrá estar en funcionamiento en unas pocas horas. ¡Planifica bien y tendrás una transición suave de lo antiguo a lo nuevo!
