Programa mensajes automáticos de vacaciones en VoIPstudio

Se aproximan fechas navideñas, y las empresas tiene que comenzar a gestionar los periodos vacacionales y ausencias de sus trabajadores, además de los cambios en sus horarios comerciales.

Sin embargo, hoy en día es imprescindible mantener la calidad de atención a tus clientes, y conviene anticipar ciertas acciones.

Una de ellas, es la programación de mensajes automáticos en tu sistema de comunicaciones, para comunicar el horario de atención de tu empresa, o si hay algún cambio de horario o cierre puntual de tus instalaciones.

En esta guía te mostramos paso a paso cómo configurar unas reglas horarias y una guía de voz en VoIPstudio para notificar a tus clientes y proveedores la ausencia por vacaciones o fiestas, e indicarles el horario en el que pueden contactar con tu compañía.

Configurar un mensaje automático de vacaciones con VoIPstudio se puede hacer en 4 sencillos pasos:

Paso 1: Definir el mensaje a reproducir

El primer paso es decidir qué queremos que oigan nuestros clientes y proveedores.

Por ejemplo:

“Gracias por llamar a ACME. Estamos de vacaciones desde el 23 de diciembre al 7 de Enero. Sentimos las molestias”.

Este mensaje lo puedes grabar tú mismo y subir a la sección de sonidos de VoIPstudio.

También tienes disponible la funcionalidad de texto a voz, tal y como se muestra en la imagen.

Para pasar el texto de tu mensaje a voz, debes loguearte en la plataforma con tus datos de acceso, y acudir, en el menú lateral, a la pestaña Configuración -> Sonidos.

A continuación, en el margen superior derecho, deberás hacer clic en el botón Texto a voz, y elegir el tipo de voz y texto que quieres que se reproduzca en la grabación.

Por último, no te olvides de Guardar el archivo creado.

Paso 2: Crear una IVR u operadora automática

En este punto, puedes crear un IVR u operadora automática en la que se reproducirá el mensaje que has creado, y definir el destino como Terminar la llamada para que, una vez reproducido el mensaje, la llamada se corte automáticamente.

Para ello, en el menú lateral, debes acceder a Configuración -> IVR’s, y Añadir un nuevo IVR.

También puedes enrutar la llamada a un buzón de voz, según se muestra en la siguiente imagen:

Paso 3: Definir las fechas de vacaciones

Es importante fijar desde cuándo se mostrará el mensaje y qué día dejará de mostrarse. Para ello, accede al calendario dentro de Configuración > Encaminamientos > Configuración > Calendario.

También puedes acceder directamente desde este enlace.

Debes seleccionar una fecha y hora de inicio, y una fecha y hora de finalización.

Paso 4: Crear una regla temporal

A continuación, debes añadir una regla temporal que indique estas tres cosas:

1. Los números entrantes a los que desees aplicar la regla. Si no especificas ninguno, se aplicará a todas las llamadas entrantes.
2. Las fechas en las que se tiene que aplicar, creadas en el paso anterior.
3. El destino, en este caso el IVR correspondiente.

Es importante que esta regla esté en primera posición, para que sea la primera regla que se evalúe al entrar una nueva llamada.

¡Así de sencillo! Ya puedes comenzar a programar tus mensajes de vacaciones en VoIPstudio para mantener la excelencia en tu atención al cliente.

No dudes en contactar con el soporte técnico de VoIPstudio si necesitas ayuda para configurar esta funcionalidad, o resolver cualquier duda.