La tecnología VoIP ha cambiado mucho desde sus inicios. Lo que al principio era un “juguete exótico” para los profesionales técnicos ahora está de moda. En la actualidad es difícil encontrar un negocio que no haya oído hablar de VoIP y la mayoría de ellos está en proceso de abandonar sus líneas fijas de PSTN.
A pesar de este avance, muchas personas aún tienen en mente conceptos erróneos sobre esta tecnología. Por ejemplo, muchos directores piensan que VoIP es demasiado complicado de configurar para usarlo a diario. Aunque a veces pueda parecer abrumador, pues la transición a una nueva tecnología implica tomar grandes decisiones, afortunadamente VoIP para las empresas no es tan complicado como piensas.
Factores que influyen en la configuración de VoIP
El nivel de dificultad para configurar VoIP en tu oficina depende de tus necesidades y de cómo quieres que funcione el sistema. Una pequeña empresa, un emprendedor o un freelance que trabaje desde casa comprobará que es mucho más fácil configurar VoIP que una empresa grande con oficinas en varios países. Pero el tamaño solo es uno de los factores, existen otros que determinan el nivel de dificultad de la configuración de VoIP.
VoIP depende de la rapidez de Internet, por lo que, si tienes una infraestructura de red deficiente, debes primero mejorarla antes del cambio. Hacer mejoras lleva menos tiempo para una pequeña empresa que para una más grande, aunque las organizaciones más grandes tienen un acceso más rápido a los recursos financieros.
La configuración de VoIP se vuelve más complicada cuando deseas implementar funcionalidades avanzadas, conectar varias ubicaciones o si necesitas mantener el soporte de los sistemas antiguos. Por un lado, algunas empresas pueden poner en marcha VoIP tan solo en unas pocas horas (al menos para la realización de una prueba). Pero, por otro lado, pueden existir procesos de implementación de VoIP que tarden años en finalizar.
Configurar VoIP en 7 pasos
Independientemente del nivel de dificultad del proyecto, la mayoría de las organizaciones siguen estos siete pasos para cambiar a VoIP. Una pequeña empresa puede superar cada paso en unas pocas horas o días, mientras que otras pueden tardar algunas semanas. Esto es lo que debes hacer para configurar VoIP en tu oficina:
Estima el número de usuarios
Recuerda que no todas las personas en la oficina necesitan un teléfono IP o su propio número. Algunos empleados pueden preferir utilizar una App, mientras que otros una extensión. Saber el número fijo de usuarios hace que sea más fácil comparar ofertas de proveedores, estimar cuántos números/líneas necesitas y calcular un presupuesto total para el proyecto.
Comprueba tu velocidad de Internet
Es posible que tengas Internet de banda ancha, pero ¿es lo suficientemente bueno para VoIP? Las llamadas de voz ocurren en tiempo real, por lo que la inestabilidad y la latencia pueden afectar negativamente a tus teléfonos, si no configuras la QoS. ¿Sabes cuánto excedente de ancho de banda tienes para todas las llamadas simultáneas que hacen tus usuarios? ¿Se detendrá el sistema si alguien transmite un archivo de vídeo? No puedes permitirte correr riesgos con tus teléfonos. Algunas empresas incluso solicitan evaluaciones profesionales de consultores externos para asegurarse de que su red pueda albergar el VoIP.
Elabora un presupuesto
Es fácil dejarse llevar por todo lo que los vendedores prometen en sus anuncios. El problema es que todo conlleva un desembolso de dinero, ya sea por adelantado o en plazos. Determina qué características serían esenciales para tus necesidades, cuáles serían beneficiosas para ti y cuáles no serían tan útiles. Decide dónde quieres invertir más dinero y qué áreas no lo necesitan. La elaboración de estas listas también te ayudará cuando intentes comparar planes – ¿por qué características estás dispuesto a pagar?
Selecciona un proveedor
Cada proveedor tiene diferentes tarifas y servicios. Con tu presupuesto y listado de funcionalidades en mano, elije un proveedor que pueda ofrecer:
- Las características que necesitas a un precio que puedas pagar.
- Voz y fiabilidad de alta calidad.
- Interfaz fácil de usar, guías de capacitación y otros recursos.
- Buena atención al cliente y soporte técnico.
Actualiza el hardware
Necesitas teléfonos IP para usar VoIP. Estos pueden ser teléfonos de mesa, ordenadores con software VoIP, Apps o incluso dispositivos analógicos con adaptadores. Una vez que hayas seleccionado al proveedor, puedes trabajar con ellos para comprar el hardware más adecuado. Es posible que necesites otro equipo que incluya controles fronterizos de sesión, firewalls compatibles con VoIP, etc. También es posible que debas actualizar el hardware existente como routers o conmutadores. Asimismo, puede que los equipos más antiguos no puedan hacer frente al tráfico de VoIP.
Configura el sistema para satisfacer tus necesidades
La mayoría de los proveedores con buena reputación ofrecen configuración automática, lo que simplifica el proceso de configuración. Todo lo que necesitas es conectar tus teléfonos a la red. Los usuarios pueden configurar los ajustes para adaptarse a sus flujos de trabajo particulares, por lo que los administradores del sistema tienen un control aún mayor.
La configuración de VoIP es fácil una vez que divides el proceso en pequeños pasos. Al final, VoIP es mucho más sencillo y rápido de configurar que los sistemas de PBX convencionales.
