Si estás intentando seleccionar un proveedor de VoIP para tu empresa, hay muchos recursos online que pueden ayudarte. Hay artículos, foros y páginas web completas dedicadas a ayudar a las empresas a tomar decisiones relacionadas con VoIP.
También hay reviews independientes y compañías que tienen listas de los mejores proveedores en la industria de VoIP y muchos de ellos se actualizan anualmente.
En la mayoría de estas revisiones, los proveedores reciben una calificación para indicar cómo de buenos son. Todos estos recursos son útiles antes de decidirse por solo proveedor. Pero ¿qué pasa con el período posterior a la implementación?.
Después de seleccionar un proveedor, implementar el servicio de VoIP y usarlo durante algunos meses o años, ¿eres capaz de analizar si el proveedor está cumpliendo con las expectativas? No se trata solo de pagar las facturas todos los meses y de asegurarte de que los teléfonos estén funcionando. Debes evaluar periódicamente el rendimiento de tu proveedor de VoIP.
¿Necesito calificar a mi proveedor?
Las empresas tienden a buscar proveedores que ofrecen servicios básicos, como conexiones a Internet o teléfonos VoIP, más o menos como servicios públicos. Como individuos, no pensamos dos veces en la compañía de gas o electricidad mientras tengamos electricidad o calefacción en casa. Pagamos nuestras cuentas cada mes y nos olvidamos. Este mismo pensamiento se da dentro de las empresas.
Pero tu proveedor de servicios VoIP es mucho más que una utilidad básica. Cualquier proveedor que ofrezca un servicio o producto que sea crucial para mantener tu negocio funcionando supone un punto crítico de tu empresa.
Esta es la razón por la que los planes de viabilidad de la empresa a menudo incluyen acuerdos de servicios con proveedores y contratistas. Un problema con un proveedor también tendrá efectos adversos en tu empresa.
Sin evaluaciones periódicas, ya sea trimestrales o anuales, no eres consciente de si el proveedor de VoIP está cumpliendo con sus expectativas iniciales o no. No puedes estar seguro de si estás obteniendo el servicio esperado o si estás perdiendo las nuevas características que ofrece la competencia.
Otra razón para calificar a tu proveedor es que te permite plantear problemas para que pueda solucionarlos. Si no sabes qué problemas has tenido en el pasado, ¿cómo evitarás que sucedan en el futuro?
Después de la evaluación de rendimiento, es posible que quieras comparar tu servicio existente (y los problemas que lo acompañan) con otros competidores y cambiar si es necesario.
Cómo evaluar el rendimiento de tu proveedor de VoIP
Hay muchos criterios que puedes utilizar para calificar el rendimiento de tu proveedor.
En primer lugar, hay un requisito básico de proporcionar realmente el servicio que está pagando. El servicio telefónico VoIP no es como los sistemas tradicionales que registran las entregas de los proveedores.
Debes saber si experimentaste algún tiempo de inactividad, programado o no programado, durante el último año (si estás realizando la evaluación anualmente).
Debes comparar este tiempo de inactividad con las funciones y garantías incluidas en el contrato de servicio. Si el proveedor no ha alcanzado el nivel de rendimiento requerido, deberás hablar con él sobre la compensación u otras medidas de restitución.
Otro criterio es el nivel de soporte técnico y servicio al cliente ofrecido durante el año pasado. Si has tenido algún problema, ¿se resolvieron de manera oportuna? ¿Pudiste comunicarte con el proveedor cada vez que tuviste que resolver un problema? Si a tus empleados les resultó difícil usar el nuevo sistema telefónico, ¿pudieron acceder a la ayuda fácilmente? Responder a estas preguntas te dará una idea justa sobre los problemas que deben resolverse en el futuro.
Al evaluar el rendimiento, también debes considerar las características que realmente estás utilizando en comparación con las características que estás pagando. Inicialmente, puedes haber pensado que una característica en particular sería muy útil para tu empresa. Pero un año después, te das cuenta de que nadie lo usa.
Razones por las que puedes cambiar de opinión respecto a tu proveedor
Las razones para esto pueden ser muy importantes: puede ser muy difícil, puede que no funcione de la manera que los usuarios esperan que funcione, etc. Esto te dará la oportunidad de cambiar a un plan de nivel inferior o actualizar según sea necesario.
Incluso puedes solicitar comentarios a través de encuestas o cuestionarios de tus empleados sobre lo contentos que están con el nuevo sistema telefónico. Si bien puede que no sea el indicador definitivo del rendimiento del proveedor, debería darte una idea clara sobre las dificultades que encuentran los usuarios.
Las evaluaciones periódicas te dan la oportunidad de reevaluar tus requisitos y los sistemas actuales. De esta manera sabes lo que necesitas cambiar o mejorar. Luego puedes comunicarte con el proveedor y trabajar para resolver problemas. La detección temprana de problemas potenciales facilita su resolución. Es una opción mucho mejor que tener que cambiar de proveedor porque encontraste problemas importantes cuando ya era demasiado tarde.
