Tras las revelaciones de la vigilancia digital por parte del gobierno estadounidense, muchos consumidores consideran la grabación de llamadas una invasión de la privacidad, y no una característica.
Sin embargo, incluso sin esa perspectiva inicial, muchos usuarios tienen poca necesidad de grabar llamadas de voz en circunstancias normales.
Por lo tanto, no es sorprendente que la mayoría de los servicios de telefonía VoIP de calidad para el consumidor no incluyan esa función.
Pero hay muchas razones legítimas para que las empresas utilicen esta función. Hay muy pocos servicios de VoIP alojados que no ofrecen algún tipo de grabación de llamadas para las organizaciones.
A veces se incluye en el paquete básico, pero a menudo solo se encuentra en los niveles más caros.
La grabación de llamadas suele estar desactivada de forma predeterminada, incluso si está incluida en el plan de suscripción. Afortunadamente, puedes activarlo fácilmente a través del panel de control web.
Propósito de la grabación de llamadas VoIP
Hay muchas razones por las cuales las organizaciones comerciales pueden registrar las llamadas VoIP en particular. Las grabaciones de las interacciones con los clientes pueden utilizarse para mejorar la capacitación de los representantes de ventas o de servicio al cliente.
A menudo se usa durante las evaluaciones de funcionamiento, para aportar pruebas a nuevos agentes o incluso como defensa contra una acción legal potencial.
A veces, las llamadas tienen que ser registradas según las regulaciones o bajo leyes particulares de organizaciones específicas.
Dicha legislación se aplicará a determinadas categorías de llamadas y no es necesario que las empresas registren todas las llamadas.
Otra razón más para grabar llamadas, especialmente con los clientes, es el análisis de datos. El análisis de todo tipo de datos se está convirtiendo en crucial para crear productos y servicios de valor añadido para las empresas.
Las organizaciones incluso utilizan la información publicada en las redes sociales por los usuarios para mejorar sus ofertas de servicio o soporte al cliente.
Pero las conversaciones de voz generalmente no se almacenan ni se archivan para un análisis posterior, ya que puede requerir mucho espacio y capacidad de procesamiento.
Con VoIP, la grabación de llamadas es una tarea mucho más fácil. Muchas empresas están utilizando esta función para obtener información importante no registrada anteriormente.
El análisis de conversaciones anteriores con uno o varios clientes puede proporcionar información sobre cómo la organización puede mejorar en ciertos aspectos. Incluso, puede resultar útil para crear un nuevo servicio / producto que satisfaga mejor las necesidades de los clientes.
Esta forma de análisis de datos sería casi imposible sin la capacidad de grabar llamadas en tiempo real.
Funciones de grabación de llamadas VoIP
La forma en que se implementa la grabación de llamadas puede variar significativamente entre los diferentes proveedores.
Con los servicios VoIP alojados, las llamadas grabadas generalmente se almacenan en la nube o en algún centro de datos. Esto significa que ocupa un espacio valioso. Así que algunos proveedores solo permiten que los usuarios almacenen una cierta cantidad de datos, en función de la cantidad de días.
Por ejemplo, un proveedor podría decir que se pueden almacenar 30 días de llamadas grabadas por tiempo determinado. VoIPstudio permite a los clientes almacenar tantos datos como necesiten y muchos proveedores siguen esta práctica.
Cómo gestionar la configuración de la grabación de llamadas
En general, los administradores pueden activar o desactivar la grabación de llamadas para un usuario en particular o incluso para un grupo de usuarios.
Dependiendo de la configuración y los requisitos de la organización, el control sobre el registro de llamadas también se puede otorgar a los usuarios finales.
A veces, las empresas prefieren habilitar o deshabilitar la grabación de llamadas a nivel mundial. Sin embargo, otras empresas lo habilitan solo para ciertos departamentos o equipos de proyectos.
Aunque la grabación de llamadas con los sistemas telefónicos VoIP es fácil, las empresas también deben tener en cuenta que pueden haber requisitos o pautas legislativas que deben seguirse.
Por ejemplo, muchos Estados requieren que se informe a los usuarios que la llamada se está grabando. Algunos lugares requieren que ambas partes den su consentimiento para ser grabados.
Esta es la razón por la que los clientes suelen recibir un mensaje automatizado que indica que la llamada puede ser grabada.
Grabación de llamadas en VoIPstudio
La grabación de llamadas en la aplicación de teléfono gratuita de VoIPstudio es bastante sencilla. Simplemente haz una llamada como de costumbre, ya sea marcando un número o seleccionando una persona de tu lista de contactos.
Mientras estás conectado, aparecerá una lista de iconos en la parte inferior de la ventana de llamada. Al hacer clic en el botón de grabación se activará y desactivará la función para la llamada en particular.
Naturalmente, si la función está habilitada o no para un empleado individual dependerá de la configuración global. Puede que no esté disponible para ciertos usuarios pero que esté activado para otros.
La grabación de llamadas VoIP se puede combinar con muchas otras características para proporcionar un valor mucho mayor para las empresas.
Qué ofrece VoIPstudio
Por ejemplo, VoIPstudio ofrece transcripciones gratuitas y automáticas para llamadas de voz para todos los usuarios. Esta función también puede funcionar en conversaciones archivadas y correos de voz. Los clientes pueden grabar llamadas de voz y hacer que se transcriban automáticamente en texto, ya sea de inmediato o más adelante.
Es importante recordar que la grabación de llamadas requiere infraestructura y sistemas integrales en el backend. El empleado solo puede ver el interruptor y usar la función. Pero después de que se graban las llamadas, deben almacenarse de forma segura.
Muchas conversaciones tienen lugar entre altos funcionarios o altos ejecutivos. Como tales, pueden ser objetivos tentadores para los piratas informáticos y los elementos criminales.
La seguridad y las empresas
No todas las empresas consideran la seguridad cuando habilitan las funciones del teléfono. Sin embargo puede ser un elemento crucial en el futuro. Esto es especialmente cierto en una era en la que los consumidores son cada vez más conscientes de cuestiones como la privacidad y la seguridad de los datos.
Es mejor implementar medidas de seguridad de forma proactiva en lugar de preocuparse por las brechas de seguridad una vez que han ocurrido.
