La mayoría de las empresas no piensan en los sistemas telefónicos que usan hasta que se rompe. Explica por qué muchas organizaciones todavía usan sistemas obsoletos y heredados. Pero el futuro de la comunicación reside en VoIP. A medida que más operadores declaran una fecha de finalización para la PSTN, más se acerca la hora de cambiar.
Los sistemas telefónicos VoIP ofrecen innumerables beneficios a empresas de todos los tamaños. Actualizar a VoIP también puede ahorrarte mucho dinero. Sin embargo, comenzar con VoIP puede parecer desalentador. Puedes encontrarte en un entorno toalmente desconocido.
Si quieres actualizar a VoIP y no sabes por dónde comenzar, consulta esta práctica guía para obtener la mejor experiencia de VoIP.
Conoce tus requisitos
El primer paso en la actualización es comprender los requisitos de tu empresa. Antes de sumergirte en la investigación de los diferentes tipos de VoIP, debes saber qué necesita tu empresa.
Funciones actuales
Si ya tienes un servicio telefónico comercial, evalúalo minuciosamente. ¿Qué características serán indispensables para tu empresa? También puedes preguntar a tus empleados sobre lo que es importante para ellos para completar su flujo de trabajo diario. También es probable que encuentres algunas funciones que no usas con tanta frecuencia, pero que aún así tienes que pagar.
Otra cosa a tener en cuenta es la cantidad de usuarios que tienes y esperas tener en el futuro. Muchos planes de precios de VoIP se basan en la cantidad de usuarios dentro de la organización, pero otros no. Este número también es importante cuando se trata de comprar nuevos teléfonos VoIP para la oficina.
Evalúa tu infraestructura
La tecnología VoIP funciona al enrutar las llamadas de voz a través de las redes de datos existentes. Por un lado, significa que no necesitas mantener sistemas separados para voz y otros datos. Por otro lado, tu infraestructura de red existente debería ser capaz de manejar la carga adicional.
Algunas empresas prefieren crear una red privada virtual (VPN) y segregar las llamadas de voz con fines de calidad y resolución de problemas. Otros incluso pueden comprar una segunda conexión a Internet específicamente para llamadas VoIP. Esta opción también significa que tienes una copia de seguridad si algo sale mal con tu conexión de Internet principal.
También es posible que debas actualizar el hardware, como routers, firewalls y conmutadores para manejar datos VoIP. A veces es tan simple como actualizar el firmware, pero también debes estar listo para reemplazar los modelos obsoletos. Obtener la mejor experiencia de VoIP también depende de la calidad de tu hardware.
Mira hacia el futuro
Otra cosa a tener en cuenta son tus objetivos comerciales y su futura expansión. La solución de VoIP que elijas debe satisfacer tus necesidades actuales. Pero también debe ser lo suficientemente flexible como para apoyar el crecimiento futuro. Muchas organizaciones utilizan los sistemas de VoIP como base para las herramientas de comunicación unificada (UC). Es posible que no lo necesites ahora, pero podría ser esencial en el futuro.
En consecuencia, también debes hacer una lista de funciones imprescindibles y agradables de tener. Tu presupuesto desempeñará un papel importante en la selección de las características adecuadas para la organización. Elimina a los proveedores que no ofrecen todas las funciones de tu lista de artículos imprescindibles. Teniendo en cuenta que hay cientos de proveedores de VoIP en el mercado, este paso te ayudará a reducir el campo.
Tipos de dispositivos
Puede ser tentador salir y comprar nuevos teléfonos para el sistema VoIP. Pero la realidad es que la tecnología VoIP no depende de los teléfonos de escritorio. De hecho, la mayoría de los servicios de VoIP admitirán una cantidad de dispositivos que incluyen portátiles y de escritorio, dispositivos móviles, teléfonos de escritorio, teléfonos de conferencia e incluso tablets.
Es posible que tengas empleados que prefieran la portabilidad de los dispositivos móviles y que no necesiten teléfonos de escritorio. También puedes comprar diferentes tipos de teléfonos de escritorio para los empleados de tu oficina. Los modelos de primera línea para ejecutivos pueden costar fácilmente miles de dólares. Pero los modelos regulares con funciones básicas deberían ser suficientes para el empleado promedio.
Si tu empresa va a reemplazar las reuniones en persona con conferencias virtuales, es posible que desees invertir en hardware de alta calidad. Algunos modelos de conferencia vienen con múltiples micrófonos y altavoces para que varias personas participen a la vez. Debes tener una idea aproximada de cuántos dispositivos de cada tipo vas a comprar antes de pasar a la siguiente etapa.
Haz tu propia investigación
Una vez que sepas lo que necesita tu negocio, es hora de seleccionar un proveedor para asociarse.
Filtrar la lista de proveedores
Cuando tienes cientos e incluso miles de proveedores de VoIP para elegir, puede ser difícil elegir la mejor opción. Ya hemos hablado sobre el filtrado de acuerdo con la lista de sus funciones imprescindibles.
Otra forma rápida de acotar la lista es eliminar a todos los proveedores que no se ajustan a su presupuesto. Algunos proveedores ofrecen planes caros con todas las características posibles incluidas. ¿Pero es algo que realmente necesitas? Ningún negocio debe pagar por las funciones que no utiliza. Recuerda que siempre debes tener en cuenta su presupuesto. Es fácil exagerar y gastar mucho más de lo que esperabas al comprar una nueva solución.
Verifica las revisiones y el historial del proveedor
Una vez que tengas una lista manejable de aproximadamente una docena de proveedores, es hora de investigar más a fondo. Es la oportunidad perfecta para revisar las reviews on line de todos los proveedores en su lista. Hay muchos sitios de revisión de terceros que ofrecen revisiones imparciales y honestas de los clientes.
Muchos proveedores también tienen testimonios de clientes en su página web. Siempre puedes contactarles directamente para recibir sus comentarios. Los estudios de casos de empresas individuales también pueden dar una buena idea sobre las mejores opciones de VoIP para su empresa.
Evaluar la seguridad
Desafortunadamente, muchos propietarios de negocios no consideran la seguridad hasta después de haber firmado el contrato y haber comenzado la implementación. Pero la seguridad es muy crítica para el nuevo sistema telefónico. Dado que VoIP utiliza el mismo Internet para enrutar llamadas, es vulnerable a amenazas en línea como spyware y ransomware.
Eso no quiere decir que los sistemas de VoIP sean inseguros. Pero es importante preguntarle al proveedor sobre las medidas de seguridad. ¿Admiten cifrado e implementan las mejores prácticas de seguridad? Con cualquier servicio de VoIP alojado, una gran parte de la seguridad depende del proveedor. Así que asegúrate de hacer preguntas y obtener respuestas detalladas.
Los vendedores de renombre tendrán la infraestructura necesaria para gestionar la recuperación ante desastres. Deben poder recurrir a las opciones de copia de seguridad (como un teléfono fijo o móvil). Si algo le sucede a tu oficina, tus empleados deberían poder volver a trabajar en remoto o incluso trabajar desde casa.
Calidad del Servicio (QoS)
Hubo un tiempo en que las llamadas VoIP sufrían de audio de baja calidad y llamadas perdidas. Los servicios de VoIP alojados han recorrido un largo camino desde entonces. Hoy, mientras el proveedor implemente los parámetros de calidad de servicio (QoS) correctamente, no podrás distinguir entre las llamadas VoIP y PSTN.
QoS significa optimizar el tráfico y la infraestructura de la red para priorizar las llamadas de voz. Las llamadas de voz y vídeo son comunicaciones en tiempo real y, como tal, los retrasos afectarán la calidad de la llamada. A diferencia del correo electrónico donde un retraso de unos pocos segundos realmente no importa, la fluctuación, la latencia y la pérdida de paquetes son consideraciones importantes de la red para VoIP.
Consulta los términos y condiciones
Una vez que tengas una lista más pequeña de digamos 3 a 4 proveedores, es hora de sumergirte en los detalles. Aquí es donde las opciones de atención al cliente, los acuerdos de nivel de servicio y la capacidad de respuesta son importantes.
SLA, tiempo de actividad y recuperación
Los acuerdos de nivel de SLA, tiempo de actividad y servicio de recuperación son cruciales cuando se trata de sistemas telefónicos. Estos establecen las responsabilidades del proveedor en caso de que ocurra algo que interrumpa el servicio. Un buen proveedor tendrá un historial de tiempo de inactividad mínimo durante todo el año. El SLA describirá el tiempo de actividad que prometen junto con la compensación si se exceden ciertos límites.
Los dueños de negocios también deben preguntar sobre el tiempo de recuperación. Cuando ocurre un problema, ¿Cuánto tardan en solucionarlo? ¿Cómo puede estar disponible para los clientes si hay una interrupción?
Opciones de soporte
Un proveedor de VoIP debe ofrecer múltiples formas de contactarlo para obtener soporte. ¿Por qué es esto importante? Piénsalo. Si tus únicas opciones son llamarlos, ¿cómo puedes hacerlo si los teléfonos no funcionan en primer lugar? Al menos, un proveedor debe ofrecer varias de opciones para los clientes.
Lo siguiente a considerar es el conocimiento y la experiencia de sus agentes de soporte. Cuando se contacta con ellos sobre un problema, deberían poder resolver tus consultas. Está muy bien tener múltiples formas de contactarlos, pero no tiene sentido si no pueden resolver el problema.
Las empresas también deben considerar la capacidad de respuesta. ¿Cómo de rápido se pone en contacto con el vendedor sobre interrupciones del servicio o programas de mantenimiento? ¿Tienes que mantenerte en espera para comunicarte con la persona adecuada? La atención al cliente es vital porque tu empresa depende de tener un sistema de comunicación eficiente y efectivo.
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