En la actualidad, la integración de VoIP con otras aplicaciones ha adquirido un papel fundamental en el desarrollo de las empresas, especialmente en el ámbito de las ventas y el marketing. En especial, la implementación de soluciones CRM y VoIP ha permitido una mayor optimización y eficiencia en los procesos de atención al cliente, y ha llevado a la automatización de diversas tareas que antes se realizaban manualmente.
Beneficios de la integración VoIP y CRM para equipos de marketing y ventas
La integración de VoIP y CRM ofrece una serie de beneficios significativos para los equipos de marketing y ventas. A continuación, enumeramos algunos de los más relevantes:
Mayor eficiencia en la gestión de llamadas: permite manejar y registrar llamadas de manera más eficiente, ya que toda la información de contacto del cliente y su historial de interacciones se encuentra en un solo lugar. Esto reduce el tiempo dedicado a la administración de llamadas y aumenta el tiempo disponible para la venta y la atención al cliente.
Mejora de la calidad de las interacciones con los clientes: puedes acceder a información valiosa en tiempo real, como los datos de contacto del cliente, su historial de compras, intereses y preferencias. Esta información permite a los equipos ofrecer una experiencia personalizada y relevante al cliente, lo que mejora la calidad de las interacciones y aumenta la satisfacción del cliente.
Aumento de la eficacia de los equipos de ventas y marketing: permite realizar un seguimiento más efectivo de los leads y oportunidades de venta. La automatización de procesos y la disponibilidad de información valiosa en tiempo real mejora la eficacia de los equipos y aumenta las tasas de conversión.
Mejora de la colaboración y comunicación entre los equipos: facilita la colaboración y comunicación entre los equipos de ventas y marketing. La disponibilidad de información en tiempo real y la automatización de procesos aumentan la eficiencia y reducen la necesidad de comunicación innecesaria entre equipos.
Reducción de costes: permite a las empresas reducir costes al eliminar la necesidad de sistemas y procesos separados para manejar llamadas y datos de clientes. Además, la automatización de procesos reduce la necesidad de personal adicional, lo que disminuye aún más los costes.
VoIP y CRM: comunicación eficaz y flujos de trabajo ágiles
Al combinar la tecnología de telefonía IP con el software de gestión de relaciones con los clientes, se crea una solución que puede mejorar la eficacia de la comunicación y agilizar los flujos de trabajo. A continuación, te mostramos algunas formas en que esta integración puede lograrlo:
Registro de interacciones en tiempo real: permite a los equipos de marketing y ventas registrar las interacciones con los clientes en tiempo real. Esto significa que los datos de contacto, la duración de la llamada, la fecha y hora, el contenido de la conversación, entre otros, se registran automáticamente en el sistema CRM. Esto evita que el personal tenga que introducir manualmente la información de contacto y la interacción, ahorrando tiempo y minimizando la posibilidad de errores.
Automatización de tareas: puede ayudar a automatizar tareas que antes se realizaban manualmente. Por ejemplo, cuando se recibe una llamada, el sistema VoIP puede identificar automáticamente al cliente y presentar en la pantalla la información de contacto y su historial de interacciones. Además, el CRM puede utilizar esta información para generar oportunidades de venta, agregar nuevas interacciones al historial del cliente y enviar correos electrónicos de seguimiento.
Comunicación en tiempo real: permite una comunicación en tiempo real entre los equipos de ventas y marketing, lo que puede ser muy beneficioso para el trabajo en equipo y la toma de decisiones. Cuando un agente de ventas recibe una llamada, puede ver la información del cliente en tiempo real y compartir esta información con los miembros del equipo de marketing para mejorar la calidad de la atención al cliente. De igual manera, el equipo de marketing puede enviar información de contacto de nuevos leads a los equipos de ventas en tiempo real para que estos puedan actuar de inmediato.
Mejora de la atención al cliente: al tener acceso a información actualizada y precisa de los clientes, los equipos pueden ofrecer una atención personalizada y responder rápidamente a las necesidades de los clientes.
Los CRM más populares que se integran con VoIP
Existen diversas opciones de CRM que se integran con VoIP, ofreciendo a las empresas una solución completa para la gestión de sus relaciones con los clientes. A continuación, encontrarás una lista detallada de los CRM más populares que se integran con VoIP y cómo pueden ayudar estas herramientas a tus equipos de marketing y ventas.
HubSpot, Zoho y Salesforce son tres de los CRM más populares que ofrecen integración con VoIP para equipos de marketing y ventas. Su popularidad entre las empresas es debido, en gran parte, a su amplia gama de funciones y características que facilitan la gestión de relaciones con los clientes y mejoran la eficiencia de los equipos.
Veamos cada uno en detalle a continuación.
Cómo se integra HubSpot con VoIP para marketing y ventas
Hubspot ofrece una amplia gama de integraciones VoIP para permitir que los equipos de marketing y ventas realicen y reciban llamadas directamente desde la plataforma CRM. Estas integraciones de VoIP se realizan a través de aplicaciones de terceros que se pueden conectar fácilmente a HubSpot.
Con la integración de VoIP en HubSpot, los usuarios pueden ver todas las interacciones de llamadas dentro de su cuenta de HubSpot y realizar llamadas directamente desde la plataforma. Además, la información de la llamada se registra automáticamente en la ficha del contacto correspondiente, lo que permite una mejor gestión de la relación con el cliente.
Las integraciones de VoIP de HubSpot también pueden ofrecer otras funciones avanzadas, como la grabación de llamadas para fines de entrenamiento y desarrollo de habilidades para los equipos de ventas, y la capacidad de realizar seguimiento y análisis de las llamadas entrantes y salientes.
Ventajas de utilizar la integración VoIP de HubSpot
Entre las numerosas ventajas para los equipos de marketing y ventas que ofrece la integración VoIP de HubSpot, destacan las siguientes:
Ahorro de tiempo: los usuarios pueden realizar y recibir llamadas directamente desde el panel de control de CRM. Se evita así tener que cambiar de herramienta y agiliza el proceso.
Mayor productividad: al contar con una integración completa de VoIP, los usuarios pueden aprovechar al máximo las funciones de llamadas, identificación de llamadas y registro de llamadas. Esto aumenta la eficiencia y la productividad.
Mejora en la atención al cliente: al tener acceso a la información del contacto al momento de recibir una llamada, los equipos de marketing y ventas pueden ofrecer una atención personalizada y adaptada a las necesidades del cliente.
Control de calidad: la opción de adjuntar grabaciones de llamadas a las actividades permite al equipo de ventas monitorear la calidad de las llamadas y detectar oportunidades de mejora.
Automatización de procesos: la integración de VoIP permite la automatización de actividades como el registro de llamadas y mensajes de voz, lo que evita la necesidad de hacerlo de manera manual y libera tiempo para actividades más importantes.
VoIPstudio se integra con HubSpot
En VoIPstudio ofrecemos la opción de integración con HubSpot. La integración de VoIPstudio en HubSpot permite a los usuarios realizar y recibir llamadas directamente desde el panel de control del CRM, lo que mejora la productividad y la eficiencia del equipo de ventas y marketing. No es necesario instalar ningún software adicional, ya que las conexiones son gestionadas por el widget de llamadas de HubSpot.
La plataforma VoIPstudio envía eventos de llamadas como llamadas perdidas, buzón de voz, etc. directamente a la cuenta de HubSpot.
Entre las características de la integración se encuentran:
Envío de eventos de llamadas como llamadas perdidas, buzón de voz, etc. directamente a la cuenta de HubSpot.
Función “clic para llamar“.
Identificación de llamadas con coincidencia automatizada del identificador de llamadas.
Registro automático de llamadas como Actividades.
Adjuntar grabaciones de llamadas a las Actividades para formación o control de calidad.
Registro automático de mensajes del buzón de voz como Actividades.
Guía paso a paso: cómo configurar la integración VoIP de Hubspot: ejemplo de VoIPstudio
Para configurar la integración de HubSpot CRM con VoIPstudio primero es necesario tener una cuenta de HubSpot, si aún no tienes una, puedes crearla aquí.
A continuación, inicia sesión en tu cuenta de VoIPstudio y desde el Panel de administración y sigue los siguientes pasos:
Ve a “Integraciones”.
Haz clic en el botón “Habilitar integración de HubSpot”.
Puedes elegir qué tipo de actividades se registrarán en HubSpot CRM: actividades para llamadas entrantes, salientes y perdidas, actividades para grabaciones de llamadas o actividades para mensajes de voz.
Selecciona los usuarios que deseas invitar a conectar HubSpot.
Haz clic en “Enviar invitación”. También verás el estado actual de la invitación en la cuadrícula de invitaciones de HubSpot.
Deberías recibir un correo electrónico con un enlace de invitación. Alternativamente, haz clic en “Conectar con HubSpot” desde la barra de notificaciones en la parte superior de VoIPstudio.
Cuando hagas clic en el enlace desde el correo electrónico o desde la barra de notificaciones, serás redirigido a la página de inicio de sesión de HubSpot.
Inicia sesión en HubSpot con tus credenciales.
Haz clic en “Conectar aplicación” para habilitar la integración de VoIPstudio.
Serás redirigido a tu cuenta VoIPstudio y después de una autorización exitosa, deberías ver la ventana emergente.
El estado de autorización del usuario debe cambiar a “confirmado“.
Cuando al menos un usuario esté autorizado, aparecerá la opción de sincronización de contactos y permitirá la inserción y extracción de datos de contacto.
Para más información sobre la integración de VoIPstudio con HubSpot CRM, puedes consultar nuestromanual del administrador.
Cómo se integra Zoho con VoIP para marketing y ventas
Zoho cuenta con una integración nativa de VoIP que permite a los equipos de marketing y ventas realizar y recibir llamadas desde la plataforma CRM.
Esta integración se realiza a través de la funcionalidad de “Telefonía” que ofrece Zoho, la cual permite utilizar un sistema de VoIP para las llamadas. Los usuarios pueden hacer y recibir llamadas directamente desde la plataforma CRM, lo que les permite ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
Entre las funciones que ofrece esta integración, se encuentran la identificación de llamadas entrantes, la grabación de llamadas y la posibilidad de generar informes de llamadas. Además, los usuarios pueden realizar llamadas con un solo clic, lo que les permite contactar a los clientes de manera rápida y sencilla.
La integración de VoIP de Zoho también permite la integración con otros canales de comunicación, como el correo electrónico y el chat. Esto permite a los equipos de ventas y marketing tener una vista completa del historial de interacciones con los clientes.
Ventajas de utilizar la integración VoIP de Zoho para los equipos de marketing y ventas
La integración VoIP de Zoho ofrece diversas ventajas a los equipos de marketing y ventas, entre ellas:
Mayor eficiencia y productividad: la integración permite a los usuarios realizar y recibir llamadas directamente desde el panel de control de Zoho CRM. Se elimina la necesidad de cambiar constantemente de plataforma y ahorra tiempo.
Mayor visibilidad y control: los usuarios pueden acceder a funciones de VoIP como la identificación de llamadas, el registro de llamadas y la grabación de llamadas. Permite tener un mejor control y visibilidad del historial de comunicaciones con los clientes.
Mejora en la calidad de la atención al cliente: los equipos de ventas y marketing pueden generar informes de llamadas y acceder al historial completo de interacciones con los clientes. Permite ofrecer un servicio más personalizado y de alta calidad.
Integración con otros canales de comunicación: la integración de VoIP con Zoho permite la integración con otros canales de comunicación, como el correo electrónico y el chat. Habilita a los equipos tener una vista completa del historial de interacciones con los clientes.
VoIPstudio se integra con Zoho
En VoIPstudio ofrecemos la opción de integrar Zoho Desk con nuestra plataforma. Esto permite utilizar la plataforma de VoIP para realizar y recibir llamadas directamente desde el panel de control de Zoho CRM.
Esta integración permite a los usuarios acceder a funciones de VoIP, como la identificación de llamadas, el registro de llamadas y la grabación de llamadas, sin tener que cambiar de plataforma. También pueden generar informes de llamadas y realizar llamadas con un solo clic.
Además, la integración de VoIPstudio con Zoho permite la integración con otros canales de comunicación.
Guía paso a paso sobre cómo configurar la integración VoIP de Zoho: Ejemplo de VoIPstudio
La puesta en marcha de la integración entre Zoho y VoIPstudio es muy sencilla. Solo tienes que activar la integración desde el panel de VoIPstudio y mandar las invitaciones a los empleados que tengan que hacer uso de la telefonía. Para más detalles puedes consultar el videotutorial de configuración a continuación:
Cómo se integra Salesforce con VoIP para marketing y ventas
Salesforce ofrece una variedad de opciones de integración de VoIP de terceros, lo que permite a los equipos de marketing y ventas realizar y recibir llamadas directamente desde la plataforma Salesforce.
La integración de VoIP se realiza mediante una conexión entre la plataforma Salesforce y el proveedor de servicios VoIP de terceros, que proporciona las funciones de comunicación necesarias para realizar y recibir llamadas telefónicas a través de Internet.
Una vez que se realiza la integración, los usuarios de Salesforce pueden hacer clic en un número de teléfono dentro de la plataforma y realizar llamadas directamente desde su navegador web, sin tener que cambiar a una aplicación de llamadas separada. Además, las llamadas entrantes se pueden enrutar automáticamente a los usuarios correspondientes de Salesforce, lo que ayuda a mejorar la eficiencia del equipo.
La integración también permite la grabación automática de llamadas, la sincronización de llamadas con registros de Salesforce, la identificación de llamadas entrantes y otras funciones que mejoran la eficiencia y la productividad del equipo de ventas y marketing.
Ventajas de utilizar la integración VoIP de Salesforce
La integración de VoIP con Salesforce puede proporcionar muchas ventajas a los equipos de marketing y ventas. Algunas de estas ventajas incluyen:
Mayor eficiencia en la atención al cliente: los empleados pueden realizar llamadas directamente desde la interfaz de Salesforce, lo que reduce el tiempo necesario para cambiar entre aplicaciones y puedan manejar las interacciones con los clientes de manera más efectiva.
Acceso a información relevante del cliente: permite que los empleados accedan rápidamente a la información de los clientes, incluyendo el historial de transacciones y conversaciones previas, lo que ayuda a personalizar la interacción y a mejorar la satisfacción del cliente.
Mejora del análisis de datos: al recopilar y registrar automáticamente los datos de las llamadas, se puede obtener información valiosa para mejorar la atención al cliente y tomar decisiones informadas en cuanto a estrategias de ventas y marketing.
Gestión y registro de llamadas automatizados: las llamadas se registran automáticamente en el registro del cliente, lo que mejora la precisión y la eficiencia de la gestión de las llamadas y reduce la carga de trabajo manual para los empleados.
VoIPstudio se integra con Salesforce
En VoIPstudio ofrecemos la opción de integrar Salesforce CRM. VoIPstudio puede ayudar a obtener más de Salesforce al optimizar la comunicación por voz con los clientes. Esto puede mejorar la satisfacción del cliente y la productividad laboral de la empresa.
Para lograrlo, VoIPstudio ofrece la funcionalidad de “Clic para llamar” que permite iniciar llamadas a clientes desde la interfaz de usuario de Salesforce. Además, al integrar VoIPstudio con Salesforce, los empleados disponen de más y mejor información de los clientes, eliminando la necesidad de obtener el número de cuenta u otros detalles del cliente en las llamadas.
La integración también ofrece una visión global de la interacción con el cliente, lo que facilita la consolidación de datos de diferentes servicios. Por otra parte, el análisis de datos mejorado a través de la integración de VoIPstudio, permite recopilar información procesable para mejorar la atención al cliente.
Finalmente, la gestión y registro de llamadas se realiza automáticamente con el registro de usuario correspondiente en Salesforce. De esta manera, se eliminan los errores humanos y se garantiza que la empresa tenga acceso a los detalles importantes de los clientes.
Guía paso a paso: cómo configurar la integración VoIP de Salesforce: ejemplo de VoIPstudio
Para habilitar las funcionalidades mencionadas anteriormente, como “Clic para llamar” o la gestión y registro de llamadas debes integrar la funcionalidad de Call Center dentro del CRM Salesforce.
El módulo de Call Center de VoIPstudio es compatible con las siguientes ediciones de Salesforce: Professional, Enterprise y Unlimited. También es importante que verifiques dispones de los contactos de Salesforce almacenados en el formato estándar +E164.
A continuación, te mostramos un videotutorial para que puedas integrar VoIPstudio con Salesforce paso a paso:
Mejores prácticas para la integración de CRM con VoIP para marketing y ventas
La integración de sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y tecnología de voz sobre protocolo de internet (VoIP) es una práctica cada vez más común en los departamentos de marketing y ventas. Sin embargo, para aprovechar al máximo la integración de CRM y VoIP, es importante seguir unas prácticas adecuadas.
Identifica tus necesidades y objetivos: antes de seleccionar una solución de integración, identifica las necesidades y objetivos específicos de tu empresa. ¿Quieres mejorar la eficiencia del equipo de ventas? ¿O quieres ofrecer un mejor servicio al cliente? Tal vez quieres mejorar la gestión de contactos y oportunidades de venta. Una vez que hayas identificado tus objetivos, podrás seleccionar la solución de integración adecuada.
Selecciona una solución de integración fiable: hay muchas soluciones de integración de VoIP y CRM disponibles en el mercado. Investiga y selecciona una solución confiable que se adapte a las necesidades de tu empresa. Asegúrate de que la solución que selecciones tenga buenas opiniones y comentarios de otros usuarios, y que ofrezca soporte técnico y asesoramiento para su implementación y uso.
Capacita a tu equipo: tu equipo debe saber cómo usar esta herramienta y cómo beneficiarse de ella. Capacita a tus empleados en el uso de las funciones clave, como el registro de llamadas, la identificación de llamadas entrantes y la marcación de clic para llamar, y cómo utilizar la información recopilada para mejorar la relación con los clientes.
Asegúrate de que la integración sea segura: asegúrate de que la solución de integración que selecciones ofrezca opciones de seguridad para proteger la información del cliente y garantizar que solo el personal autorizado tenga acceso a la información.
Realiza un seguimiento y análisis de la integración: para asegurarte de que la integración está funcionando correctamente, realiza un seguimiento y análisis regular de la actividad de tu equipo y los datos recopilados. Debes analizar la información para identificar oportunidades de mejora y tomar medidas para optimizar el uso de la herramienta de integración.
Siguiendo estas prácticas te asegurarás de que la integración sea exitosa y tenga un impacto positivo en el desempeño y la eficiencia de tu equipo.
Consejos para maximizar las ventajas de la integración de VoIP con CRM
La integración de VoIP con CRM puede proporcionar numerosas ventajas para los equipos de marketing y ventas. Para maximizar estos beneficios, aquí encontrarás algunos consejos útiles:
Asegurarse de que la integración sea fácil de usar: debe ser fácil de utilizar para que los miembros del equipo puedan aprovecharla al máximo. Asegúrate de que la solución sea fácil de configurar y que la interfaz sea intuitiva para los usuarios.
Integrar la información del cliente: debe permitir que la información del cliente se sincronice automáticamente entre la solución VoIP y el CRM. De esta manera, los miembros del equipo pueden acceder rápidamente a la información relevante del cliente durante las llamadas.
Realizar un seguimiento de las conversaciones con los clientes: debe permitir que los equipos de ventas y marketing hagan un seguimiento de las conversaciones con los clientes. Esto puede ayudar a los equipos a identificar patrones de comportamiento y a proporcionar una experiencia personalizada al cliente.
Automatizar las tareas manuales: la integración de VoIP con CRM puede ayudar a los equipos a automatizar tareas manuales y repetitivas, como la grabación de llamadas y la gestión de registros de llamadas. Esto puede liberar tiempo para los equipos para enfocarse en tareas más importantes.
Por ejemplo, un equipo de ventas puede aprovechar la integración de VoIP con CRM para llamar a clientes potenciales directamente desde la interfaz del CRM. Al hacer clic en un número de teléfono, se puede iniciar una llamada automáticamente a través de la solución VoIP y los registros de llamadas se pueden asociar directamente con los perfiles de los clientes en el CRM.
Esto hace que el proceso de seguimiento de las conversaciones y la gestión de la información del cliente sea más eficiente y efectivo.
Errores comunes que deben evitarse al integrar VoIP con CRM
Cuando se trata de integrar VoIP con CRM para marketing y ventas, hay ciertos errores que se deben evitar para asegurarse de obtener los mejores resultados posibles. Algunos de los errores más comunes son:
No definir claramente los objetivos: antes de comenzar la integración, es importante tener una idea clara de los objetivos que se quieren lograr. Si no se tiene una comprensión clara de lo que se quiere alcanzar con la integración, es probable que se terminen desperdiciando recursos y tiempo en la implementación de soluciones ineficientes.
No seleccionar el software adecuado: es importante elegir el software adecuado para la integración de VoIP con CRM. No todos los programas de software son iguales, y algunos pueden tener funciones que no son adecuadas para tus necesidades. Si se elige el software equivocado, se corre el riesgo de no aprovechar al máximo las capacidades de la integración.
No tener en cuenta la formación del personal: una vez que se ha implementado la integración, es importante asegurarse de que el personal esté debidamente formado en el uso de la nueva tecnología. Si el personal no sabe cómo utilizar la integración de forma eficiente, la inversión en la tecnología no habrá valido la pena.
No realizar pruebas suficientes: es importante realizar pruebas exhaustivas antes de implementar la integración para asegurarse de que todas las funciones funcionen como se espera. Si no se realizan pruebas suficientes, pueden surgir errores inesperados durante el uso diario, lo que puede tener un impacto negativo en la eficiencia de los equipos de marketing y ventas.
Un ejemplo práctico que sucede a menudo es no considerar la calidad de la conexión a Internet al integrar VoIP con CRM. Si no se hacen las pruebas pertinentes y se identifica el problema antes de su implementación diaria y la conexión a Internet no es lo suficientemente rápida o estable, puede haber interrupciones en la llamada, retrasos en la transmisión de voz o incluso caídas de la llamada.
Esto puede generar frustración en el cliente y una disminución de la productividad del equipo de ventas o marketing.
Cómo medir el éxito de la integración de VoIP con CRM
Resulta fundamental analizar la información para identificar oportunidades de mejora y medir el éxito de la integración VoIP con CRM. Es importante tener en cuenta los siguientes indicadores:
• Aumento de la eficiencia: se debe medir la reducción del tiempo empleado para completar una tarea, como, por ejemplo, el tiempo de respuesta a los clientes o la realización de una venta. Gracias a la integración de VoIP y CRM se debería ver una disminución en el tiempo empleado para realizar estas tareas. • Aumento de la productividad: es importante medir si la integración ha llevado a un aumento en la cantidad de ventas realizadas o clientes contactados en un período de tiempo determinado. Si la integración ha aumentado la productividad, lo más común es ver un aumento en estas cifras. • Mejora de la calidad del servicio: la mejora de la calidad del servicio se puede medir mediante encuestas de satisfacción, seguimiento de quejas y resolución de problemas de los clientes. Si la calidad del servicio ha mejorado, se debería ver un aumento en la satisfacción del cliente. • Reducción de costes: es importante medir si ha habido una reducción en los costes asociados con la comunicación y la administración de datos. Por ejemplo, la reducción del tiempo de inactividad de los empleados, la reducción de errores de registro de datos o la reducción de costes de llamadas. • Mejora del análisis de datos: se debe esclarecer si ha habido una mejora en la capacidad para analizar y utilizar los datos de clientes para mejorar la eficacia del marketing y ventas.
Conclusión
En conclusión, la integración de VoIP con CRM es una herramienta poderosa que puede aumentar significativamente la eficacia de una empresa. Al permitir la integración de comunicaciones telefónicas y datos de CRM en una sola plataforma, los equipos de marketing y ventas pueden acceder a información valiosa en tiempo real y mejorar la eficiencia de sus procesos.
Además, elegir el CRM adecuado para tu empresa es crucial para asegurar el éxito de la integración de VoIP con CRM. Al seleccionar un CRM que se adapte a las necesidades y objetivos específicos de tu empresa, se pueden maximizar los beneficios de la integración y evitar errores costosos.
Para maximizar el potencial de la integración de VoIP y CRM, es importante seguir las mejores prácticas, evitar errores comunes y medir regularmente el éxito de la integración. Si bien puede haber desafíos en la implementación, los beneficios a largo plazo para tu empresa son indudables.
En resumen, si estás buscando mejorar la eficacia de tu equipo de marketing y ventas, considera la integración de VoIP y CRM. Explorar más a fondo la integración de VoIP y CRM es una inversión valiosa para cualquier empresa, ya que puede llevar tu negocio al siguiente nivel.
