Como propietario de una empresa, CTO, directivo de un call center o autónomo, entiendes la importancia de ofrecer una atención al cliente excepcional. En la era digital actual, donde los canales de comunicación son diversos y los clientes tienen grandes expectativas, la integración de varias herramientas y plataformas es crucial para dar una experiencia de soporte perfecta.
Una de estas potentes integraciones es entre Zendesk, una plataforma líder de servicio al cliente, y VoIPstudio, un sistema telefónico VoIP en la nube con numerosas funciones.
Esta publicación de blog explorará los beneficios y características de la integración de VoIPstudio con Zendesk, ayudándote a optimizar tus operaciones de atención al cliente y mejorar la productividad general.
Profundizaremos en el mundo de Zendesk y VoIPstudio, descubriendo por qué la integración telefónica dentro de Zendesk es esencial y cómo la integración de VoIPstudio con Zendesk puede potenciar tus capacidades de atención al cliente.
Qué son Zendesk y VoIPstudio
Al integrar VoIPstudio con Zendesk, puedes combinar el poder de una plataforma integral de soporte al cliente con un sistema telefónico con variedad de funciones, creando un flujo de trabajo de soporte eficiente y fiable.
Antes de profundizar en la integración y explorar por qué la integración telefónica con Zendesk es un avance para las empresas, vamos a entender los dos componentes clave involucrados: Zendesk y VoIPstudio.
Zendesk
Zendesk es una plataforma de atención al cliente ampliamente reconocida que ayuda a las empresas a administrar sus interacciones de soporte y ventas a través de varios canales, como correo electrónico, chat, redes sociales y teléfono.
Proporciona un sistema unificado para rastrear, priorizar y resolver consultas de clientes, lo que garantiza experiencias de soporte eficientes y personalizadas.
Zendesk ofrece una variedad de funciones, que incluyen administración de tickets, recursos de conocimiento, chat en vivo, informes y automatización, lo que la convierte en una solución integral para los equipos de atención al cliente.
VoIPstudio
VoIPstudio es un sistema telefónico de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) basado en la nube diseñado para satisfacer las necesidades de comunicación de las empresas modernas. Reemplaza los sistemas telefónicos tradicionales al utilizar la conectividad a Internet para transmitir llamadas de voz.
VoIPstudio ofrece funciones sólidas, que incluyen enrutamiento de llamadas, grabación de llamadas, buzón de voz, análisis de llamadas, recepcionista virtual y más.
Permite a las empresas tener un sistema telefónico flexible y escalable que puede adaptarse a tus requisitos de comunicación.
VoIPstudio es la elección correcta para las empresas que requieren funciones de comunicación profesionales sin la molestia y el gasto de tener que gestionar equipos PBX on-site.
La importancia de la integración del teléfono en Zendesk
En el panorama actual centrado en el cliente, ofrecer un soporte excepcional a través de múltiples canales es crucial para mantener la satisfacción del cliente.
Si bien el correo electrónico, el chat y las redes sociales han ganado protagonismo, el teléfono sigue siendo un canal de comunicación vital para muchas empresas.
Al integrar tu sistema telefónico con Zendesk, liberas el potencial para ofrecer un soporte multicanal fluido y mejorar la experiencia general del cliente.
La integración de VoIP con Zendesk es una integración de telefonía informática (CTI). Aprovecha tu sistema telefónico en la nube para dar una funcionalidad adicional dentro de Zendesk, lo que supone una serie de beneficios:
Gestión de soporte centralizado
La integración de funciones telefónicas en Zendesk te permite consolidar todas las interacciones con los clientes en una ubicación central. Esta integración le permite a tu equipo de soporte administrar y rastrear de manera eficiente las consultas de los clientes, independientemente del canal de comunicación. Una vista unificada del historial y las interacciones del cliente habilitan una experiencia de soporte más personalizada y contextualizada.
Flujos de trabajo optimizados
Con la integración telefónica, los agentes de soporte pueden gestionar llamadas telefónicas directamente dentro de la plataforma de Zendesk. Ya no necesitan cambiar entre múltiples aplicaciones o hacer malabares con diferentes herramientas, ahorrando tiempo y reduciendo la complejidad. Este flujo de trabajo optimizado aumenta la productividad de los agentes, lo que les permite concentrarse en resolver los problemas de los clientes con agilidad.
Colaboración mejorada
La integración telefónica facilita la colaboración fluida entre los miembros del equipo de soporte. Los agentes pueden dejar notas internas, asignar tickets o transferir llamadas a miembros específicos del equipo, lo que garantiza una transferencia fluida y una resolución de problemas eficiente. Esto fomenta el trabajo en equipo, mejora los tiempos de respuesta y, en última instancia, resulta en clientes más felices.
Informes y análisis completos
Al capturar las interacciones telefónicas dentro de Zendesk, obtienes acceso a informes y análisis completos. Puedes analizar métricas de llamadas importantes, como la duración de las llamadas, los tiempos de espera, el volumen de llamadas y la satisfacción del cliente. Esta información te permite identificar continuamente tendencias, monitorear el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos para mejorar tus operaciones de soporte.
Características clave de la integración de Zendesk con VoIPstudio
La integración de VoIPstudio Zendesk reúne el poder de la comunicación VoIP y la sólida plataforma de atención al cliente de Zendesk.
Esta integración te permite incorporar sin problemas la funcionalidad del teléfono en tu entorno de Zendesk, lo que le facilita a tu equipo de soporte manejar llamadas telefónicas de manera eficiente mientras aprovecha las capacidades del sistema de administración de tickets de Zendesk.
Estas son algunas características clave de la integración VoIPstudio-Zendesk:
Hacer o recibir llamadas a través del sistema telefónico de VoIPstudio directamente desde tu cuenta de Zendesk
La integración permite que los agentes de soporte inicien llamadas o reciban llamadas directamente dentro de su interfaz de Zendesk. Esto elimina la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones o dispositivos, agilizando la comunicación.
Los agentes también pueden cambiar su estado a “conectado” o “no molestar”.
Clic to call
Con la funcionalidad de Clic to call, los agentes de soporte pueden iniciar llamadas directamente desde Zendesk con un solo clic. Los números de teléfono dentro de los tickets o perfiles de clientes pasan a ser clicables, lo que permite conectarse con los clientes y resolver sus problemas de manera rápida y eficaz.
Identificación automática de las llamadas entrantes con los registros de clientes existentes
Cuando entra una llamada, la integración busca automáticamente registros de clientes existentes en función del número de teléfono de la persona que llama. Si se encuentra una coincidencia, la información del cliente se muestra en una ventana emergente, lo que ofrece a los agentes de soporte acceso inmediato a detalles relevantes e interacciones históricas antes de que respondan la llamada.
Esta visibilidad en tiempo real de los detalles del cliente y su historial de soporte permite a los agentes dar asistencia personalizada y eficiente.
Crear nuevos registros de clientes automáticamente
En los casos en que el número de teléfono de la persona que llama no coincida con ningún perfil de cliente existente, la integración puede crear nuevos registros de clientes automáticamente dentro de Zendesk. Esto garantiza que toda la información del cliente se capture y organice de manera eficiente, lo que facilita la comunicación y el soporte sin errores.
Registro de llamadas y creación de tickets
Cada llamada entrante y saliente se registra automáticamente, capturando detalles esenciales como la duración de la llamada, la hora a la que se produjo y la información de la persona que llama. Estos registros de llamadas se pueden asociar con tickets específicos, creando un registro integral de las interacciones con los clientes. Además, la integración permite la creación automática de tickets cuando se recibe una llamada, lo que garantiza que ninguna consulta del cliente pase desapercibida.
Notas de llamada y actualizaciones de tickets
Durante las llamadas telefónicas, los agentes pueden tomar notas directamente en Zendesk, documentando los detalles esenciales y las acciones realizadas. Estas notas de llamadas se adjuntan automáticamente al ticket respectivo, lo que facilita una colaboración fluida y captura toda la información relevante en un solo lugar.
Transferencia de llamadas y conferencias
La integración permite a los agentes de soporte transferir llamadas sin esfuerzo a otros miembros del equipo o departamentos. Además, los agentes pueden iniciar llamadas de conferencia, lo que les permite incorporar a otros miembros del equipo o expertos en la materia para resolver conjuntamente problemas más complejos.
Beneficios de usar la integración de Zendesk con VoIPstudio
La integración de VoIPstudio Zendesk ofrece muchos beneficios que pueden mejorar significativamente las operaciones de atención al cliente. Estas son algunas ventajas clave de aprovechar esta integración:
- Eficiencia mejorada: la integración elimina la necesidad de ingresar datos manualmente o cambiar entre diferentes sistemas. Los agentes de soporte pueden realizar o recibir llamadas directamente en Zendesk, acceder a la información del cliente con un solo clic y actualizar los tickets en tiempo real.
- Experiencia del cliente mejorada: los agentes de soporte pueden ofrecer a los clientes una experiencia personalizada y sin problemas al tener acceso inmediato a la información del cliente y al historial de llamadas. Este nivel de soporte personalizado genera lealtad y satisfacción del cliente.
- Comunicación centralizada: la integración de VoIPstudio con Zendesk centraliza todos los canales de comunicación, incluidos el teléfono, el correo electrónico, el chat y las redes sociales, dentro de una misma plataforma.
- Colaboración e intercambio de conocimientos: la integración facilita la colaboración entre los miembros del equipo de soporte.
- Información en tiempo real: con la integración de VoIPstudio Zendesk, puedes acceder a informes y análisis de llamadas en tiempo real.
- Escalabilidad y flexibilidad: VoIPstudio es un sistema telefónico basado en la nube que ofrece escalabilidad y flexibilidad para adaptarse a las necesidades de tu negocio. Tengas un equipo pequeño o una gran empresa, la integración puede adaptarse a tus requisitos y crecer junto con tu empresa.
- Ahorro de costes: puedes reducir significativamente los costes del sistema telefónico tradicional aprovechando la tecnología VoIP. VoIPstudio ofrece tarifas de llamadas asequibles y elimina la necesidad de una costosa infraestructura de hardware. Esta integración te permite optimizar tus costes de comunicación mientras mantiene un alto nivel de servicio.
Requisitos para implementar la integración
Para implementar con éxito la integración VoIPstudio Zendesk, hay algunos requisitos a considerar. Esto es lo que necesitas para empezar:
1. Cuenta de Zendesk
Necesitarás una cuenta activa de Zendesk para utilizar la integración. Si no tienes una, puedes registrarte en Zendesk y elegir el plan que mejor se adapte a los requisitos de tu empresa.
Esta integración está disponible para todos los clientes con un plan de Zendesk Suite o Clientes con Support + Talk Partner Edition. Más información en https://www.zendesk.com/pricing
2. Cuenta en VoIPstudio
Necesitarás una cuenta de VoIPstudio para acceder a las funciones y capacidades del sistema telefónico. Si no tienes una cuenta de VoIPstudio, puedes registrarte para una prueba gratuita de 30 días.
Con VoIPstudio, no hay funciones premium, por lo que todos los planes tendrán acceso a la integración.
3. Navegadores web compatibles
Asegúrate de utilizar un navegador web compatible para acceder a Zendesk y VoIPstudio. Los navegadores comúnmente admitidos son Chrome, Firefox, Safari y Microsoft Edge.
Cómo integrar VoIPstudio con Zendesk
La integración de VoIPstudio con Zendesk es un proceso sencillo que te permite combinar a la perfección el poder de la comunicación VoIP con las características integrales de la plataforma de atención al cliente de Zendesk.
Aquí hay una guía rápida para ayudarte a comenzar. Puedes encontrar el proceso detallado en nuestro manual de integración VoIPstudio con Zendesk para administradores.
1. Primeros pasos
Si aún no tienes una cuenta de VoIPstudio, puedes crear una prueba gratuita de 30 días visitando el sitio web de VoIPstudio y siguiendo el proceso de registro.
Además, si aún no tienes una cuenta de Zendesk, puedes iniciar una prueba gratuita visitando la página de registro de Zendesk. Entra en https://www.zendesk.com/register y completa el proceso de registro para comenzar la prueba gratuita de Zendesk.
2. Instala Web Softphone
a) Inicia sesión como administrador en tu cuenta de Zendesk.
b) Haz clic en el icono Admin en la barra de navegación para acceder a la configuración administrativa.
c) En Aplicaciones, seleccione Marketplace.
d) Busca la aplicación VoIPstudio y haz clic en su icono.
e) En la página de la aplicación VoIPstudio, haz clic en el botón Instalar en la esquina superior derecha.
f) Haz clic en Continuar para confirmar la instalación. La aplicación se instalará en tu cuenta de Zendesk.
g) Actualiza tu aplicación de Zendesk para asegurarte de que se hagan los cambios. Deberías ver el icono de la aplicación VoIPstudio en la esquina superior derecha.
3. Inicia sesión en VoIPstudio
a) Haz clic en el ícono de la aplicación VoIPstudio en Zendesk. Esto abrirá la pantalla de inicio de sesión de VoIPstudio.
b) Introduce las credenciales de tu cuenta VoIPstudio (nombre de usuario y contraseña).
c) Haz clic en el botón de inicio de sesión para autenticar tu cuenta de VoIPstudio dentro de Zendesk.
4. Formación y orientación
Una vez que hayas completado estos pasos, la integración de VoIPstudio con Zendesk estará lista para usarse. Tus agentes de soporte ahora pueden hacer o recibir llamadas directamente desde Zendesk utilizando el sistema telefónico VoIPstudio, registrar actividades de llamadas y acceder a la información del cliente sin problemas.
Recuerda ofrecer formación y orientación a tu equipo de soporte sobre cómo utilizar la solución integrada de manera efectiva. Esto garantizará que tu equipo maximice los beneficios de la integración de VoIPstudio Zendesk y ofrezca una atención al cliente excepcional.
Conclusión
En conclusión, la integración de VoIPstudio Zendesk ofrece una solución integral para las empresas, lo que les permite ofrecer una atención al cliente excepcional a través de procesos de comunicación optimizados.
Al integrar las capacidades de comunicación de VoIPstudio con la sólida plataforma de Zendesk, las empresas pueden mejorar sus operaciones de soporte, mejorar la satisfacción del cliente y lograr una mayor eficiencia en la prestación general de servicios al cliente.
Para comenzar, las empresas pueden crear una cuenta VoIPstudio gratuita de 30 días y una cuenta de prueba de Zendesk si aún no tienen una. El proceso de instalación del softphone web y la configuración de la integración se pueden seguir fácilmente con las instrucciones proporcionadas.
Recuerda que una formación adecuada al equipo de soporte es esencial para garantizar que puedan usar la solución integrada de manera efectiva y maximizar sus beneficios.
