Integrar la funcionalidad de música en espera con VoIP

No importa lo orgullosa que esté una empresa por un servicio de atención al cliente rápido y eficiente. Habrá casos en los que un cliente tendrá que quedar en espera. Es posible que el problema de soporte deba ser manejado por un departamento diferente. La persona puede estar tratando de ponerse en contacto con otra persona o hablar con un supervisor, etc.

Aquí es donde la funcionalidad de música en espera se vuelve importante. Sin música o mensajes, el cliente puede no darse cuenta de que ha sido puesto en espera y finalizar la llamada sin resolver el problema. O incluso, seguir hablando solo hasta darse cuenta de que nadie está escuchando al otro lado. Puede derivar en clientes molestos y frustrados.

Música en espera y VoIP

La mayoría de los proveedores de VoIP alojados permiten la activación de esta funcionalidad a través del panel de control online, e incluso proporcionan una selección de recortes de audio que se pueden usar. Por lo general, los clientes prefieren cargar sus propios archivos de audio, ya que pueden usarse para grabar mensajes específicos, como las horas de trabajo del equipo de soporte, las ubicaciones de la empresa, etc., además de la música.

Con los sistemas SIP en las instalaciones, habilitar esta funcionalidad generalmente requiere editar las configuraciones, especificar el servidor de transmisión de medios y cargar los archivos de audio. La compañía puede especificar diferentes tipos de mensajes / música según las circunstancias.

Por ejemplo, los clientes que llaman al equipo de soporte pueden escuchar un mensaje que anuncia las horas de vacaciones, mientras que los miembros del equipo que esperan una llamada de conferencia pueden escuchar música.

Mejores prácticas para música en espera

Mantén el volumen bajo

No hay nada más molesto para el cliente que una música extremadamente ruidosa, especialmente en comparación con la conversación anterior con la persona de soporte técnico. Asegúrate de que el volumen no sea demasiado alto, pero se puede escuchar incluso si hay algo de ruido de fondo.

Aunque algunas compañías pueden usar canciones populares para este propósito, generalmente es mejor usar piezas musicales sin palabras. Esto evita a los clientes molestos con canciones que pueden no gustarles o que contengan frases inapropiadas.

La voz y el tono de audio deben ser consistentes

A veces, una pequeña empresa puede hacer uso de las opciones predeterminadas sin ninguna personalización. Sin embargo, si estás cargando tus propios archivos de audio, asegúrate de que la misma voz diga todos los mensajes de manera similar.

Asegura consistencia y proyecta una imagen más profesional para la organización. Los mensajes en sí deben usar un lenguaje apropiado y evitar términos de jerga o lenguaje coloquial que algunos de tus clientes no puedan entender, especialmente si no son hablantes nativos de un idioma en particular.

Insertar mensajes importantes

Trata de mantener los argumentos de venta al mínimo mientras se reproduce música en espera. Por otro lado, es aconsejable ofrecer información como horas de vacaciones, programas de fidelización o recompensas para clientes existentes, etc. Con frecuencia, estos mensajes pueden ayudar a impulsar la retención de clientes o responder preguntas frecuentes sin perder el tiempo de nadie.

La funcionalidad de música en espera a menudo se pasa por alto o se combina como una ocurrencia tardía. Pero es una pieza importante de cualquier sistema de comunicación empresarial y puede ser bastante útil.