PBX corresponde a las siglas “Private Branch Exchange”. Este tipo de centralitas permiten constituir una red telefónica privada, que permite a sus usuarios comunicarse de forma interna y externa usando diferentes canales de comunicación, como voz sobre IP, ISDN o analógico.
Las centralitas virtuales PBX conectan dispositivos entre sí, y permiten realizar llamadas internas sin necesidad de la red telefónica pública, por lo que estas llamadas son gratuitas.
En cuanto a las comunicaciones externas, el sistema telefónico PBX permite compartir líneas telefónicas para ahorrar costes, asignando a cada terminal una de las conexiones a la red pública existentes, por lo que no todos los teléfonos necesitan una conexión propia a la red pública.
Por ejemplo, si tu empresa dispone de 100 empleados, pero estos no van a realizar más que 10 llamadas externas simultáneamente, pueden compartir esas 10 líneas y no tener que contratar una línea propia para cada empleado.
Es posible que aún cuentes en tu sistema de comunicaciones empresariales con una centralita telefónica física tipo Alcatel, Panasonic, Siemens, Avaya, Cisco, Grandstream o similar.
Este tipo de centralita tradicional es un dispositivo que debe estar necesariamente instalado en tu empresa de forma física, y por ella pasarán todas las llamadas entrantes y salientes a través de cables.
Este tipo de infraestructura suele ser costosa de instalar y mantener. Además, si esta centralita ya tiene unos años, seguramente esté descatalogada.
Esto puede llegar a ser problemático, ya que, a menudo, encontrar un proveedor que pueda ajustar configuraciones, disponer de piezas de recambio o resolver las averías de las centralitas físicas es complicado. Los materiales son escasos, al igual que los profesionales especializados en este tipo de aparatos.
En la actualidad, la telefonía tienda cada vez más hacia la tecnología en la nube y los fabricantes avanzan en este aspecto, dejando poco a poco de lado las centralitas on-site. El mundo de las tecnologías está avanzado de una forma muy rápida, por lo que es necesario adaptarse a las nuevas tendencias para sobrevivir en un mercado tan competitivo.
Principales tipos de PBX
PBX tradicional
Una PBX tradicional se conecta a las líneas de teléfono mediante hardware, generalmente una consola de enrutamiento. Todas las conexiones son cableadas, por lo que se crea una red de voz física separada de la red de datos empresarial. Aunque los sistemas PBX tradicionales aún existen, están quedando obsoletos ante sus competidores on-cloud y sus limitadas funcionalidades.
PBX por IP
Una PBX por IP opera en la nube, por lo que permite un ahorro en hardware y recursos de TI. Al operar desde la nube, este tipo de PBX dispone de ventajas como la escalabilidad, personalización, la capacidad de usar un teléfono por IP, un teléfono fijo o un teléfono por software y una mayor integración con herramientas CRM.
Permite la expansión y la actualización constante, por lo que dispondrá de la última tecnología y las funciones más completas. Por último, un PBX por IP habilita la administración simple de configuraciones, funciones y usuarios desde una interfaz web.
PBX por IP con host local
Una PBX por IP local utiliza la LAN de tu empresa para conectar las extensiones a un servidor local, que utiliza internet para conectar las llamadas. Por este motivo también se conoce como PBX híbrido.
PBX VoIP con host remoto
En este tipo de PBX se sustituye el servidor local por un alojamiento íntegro en la nube, usando únicamente VoIP para conectar y transmitir llamadas. Esta opción elimina el hardware, suponiendo una reducción de los costes iniciales de instalación y de mantenimiento, ya que este servicio va a cargo del proveedor.
Por qué cambiar tu centralita telefónica analógica por una virtual
El proceso de cambio de tu sistema de comunicaciones no tiene por qué ser difícil. Aunque existen ciertas barreras de entrada y el proceso de cambio pueda parecer complicado, dispones de opciones rápidas y eficaces para cambiar tu centralita analógica por una virtual.
Es posible tener operativa una centralita VoIP como la que ofrece VoIPstudio en menos de 48h, por lo que podrás empezar a utilizar el sistema rápidamente. Además, en algunos casos los proveedores ofrecen períodos de prueba o demos gratuitas con las que puedes evaluar el sistema. Por ejemplo, en el caso de VoIPstudio, puedes probar durante 30 días todas las funcionalidades de forma gratuita, incluyendo un número telefónico y hasta 200 minutos en llamadas.
Anticípate antes de que exista un problema grave
Si en tus oficinas aún dispones de centralitas físicas con más de 10 años de antigüedad, asegúrate de que tu técnico de mantenimiento puede garantizar el servicio en caso de avería. Si no estás seguro de esto, o si la centralita es incluso más antigua, debes evaluar los costes y plazos de puesta en marcha para tener una alternativa, en caso de necesitarla. En este punto, conviene valorar la migración hacia una centralita virtual telefónica.
Seguramente te des cuenta de que con las centralitas virtuales no solo ganas en funcionalidades, sino que resultan más asequibles de lo que esperabas.
Hoy en día existen diversas opciones y tipologías de centralitas virtuales telefónicas, siendo las más comunes las centralitas virtuales PBX.
Qué hacer si se avería tu centralita
Seguramente, tu principal preocupación sea seguir atendiendo las llamadas de los clientes y proveedores. La solución inmediata es ponerse en contacto con tu proveedor y solicitar un desvío del número de cabecera a otro número externo, por ejemplo, un teléfono móvil.
Esta es una solución aceptable si el volumen de llamadas no es muy alto. Pero si tu negocio tiene un gran volumen de llamadas, te recomendamos rápidamente dar de alta una centralita VoIP en la nube con una numeración nueva y desviar las llamadas a ese número. Como veremos más adelante, también es posible solicitar la portabilidad de tus números, aunque ese proceso puede llevar un poco más de tiempo.
La centralita en la nube te permitirá dar de alta en cuestión de minutos la nueva numeración, generar locuciones de bienvenida, colas de espera y extensiones. Tus empleados podrán atender y realizar llamadas con el ordenador o Smartphone de manera inmediata.
Aunque la mejor opción ante una avería de tu centralita física sea optar por una centralita VoIP virtual, existen otras alternativas de emergencia menos recomendables. Por ejemplo, en el improbable caso de que la conexión sea una línea analógica, se podría conectar un teléfono analógico directamente en la entrada. Sí, por el contrario, la conexión de la centralita es RDSI o IP, seguramente no tengas otra solución que aplicar el desvío que explicamos antes.
Una vez resulto el problema, es momento de pensar en una solución a largo plazo, por lo que te presentamos varias opciones.
Asentar el cambio a la PBX en la nube
Si has aplicado la solución de emergencia anterior, ahora solo queda dar el salto. El proveedor cloud podrá portar los números de cabecera a VoIP.
Si necesitas tener teléfonos de sobremesa, no hay problema. Solo tendrás que elegir el teléfono VoIP que más se adapte a tus necesidades, ya sea teléfono por cable o inalámbrico.
Buscar una nueva centralita on-site para tu negocio
En este caso tendrás que localizar algún distribuidor de centralitas tradicionales. Hoy en día no hay muchos en el mercado, pero aún existen. Su principal inconveniente es la inversión de tiempo necesaria para analizar las características de cada PBX, los plazos y precios, etc.
Si te decides por esta opción, simplemente te recomendamos que sea un PBX con compatibilidad SIP.
Cuál es la mejor opción de centralita virtual para tu empresa
Conociendo las opciones de centralitas virtuales PBX, puedes optar por cualquiera de estas alternativas para implementarlas en tu empresa.
Instalar tú mismo una PBX en un servidor virtual cualquier
Puede ser una centralita virtual PBX gratuita o de pago, dependiendo de tus necesidades. Algunas opciones gratuitas son Asterisk, FreePBX, Issabel.
Externalizar el servicio de instalación y mantenimiento
Si no dispones de entorno de virtualización o prefieres despreocuparte de esta parte también encontrarás empresas que se ocupan de instalar y mantener la PBX en alguno de sus servidores virtuales para tu uso exclusivo, con o sin asistencia en la configuración de la telefonía.
Servicio de virtualización
Existen fabricantes que te pueden ofrecer el servicio de virtualización sin necesidad de tener que recurrir a un intermediario, como por ejemplo 3CX o Yeastar. En estos casos normalmente la configuración de la telefonía es self-service y no pueden ofrecer apoyo. Pero sin duda los foros y comunidad te ayudarán en lo que necesites.
En estos 3 casos anteriores, tienes que conectar teléfonos SIP o apps de telefonía para que los empleados puedan atender y realizar las llamadas. Además, será necesario contratar un proveedor de trunk SIP con la numeración de telefonía asociada. Esto es para poder recibir y realizar llamadas hacia la red pública con nuestros números de contacto.
Telefonía VoIP como servicio
Finalmente está la opción de la telefonía como servicio. En este escenario no tienes que preocuparte por el servidor donde está albergada la centralita, ni por el mantenimiento o actualizaciones de la misma. El proveedor de servicios se encarga de todo.
Normalmente ofrecen un acceso de administrador para que puedas ajustar las configuraciones básicas y disponen de una canal de asistencia y asesoramiento para que puedas obtener el máximo provecho de sus servicios.
Otras ventajas son que ellos mismos proporcionan la conexión con los operadores y son accesibles desde cualquier parte del mundo. Únicamente es necesario disponer de Internet estable. Esto te va a ayudar a posibilitar el teletrabajo para ti o tus empleados.
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