El mundo de la telefonía empresarial a menudo se encuentra en un estado de cambio. Algunos de ellos son cambios grandes y sistémicos que influyen en la forma de hacer negocios, mientras que otros son mejoras incrementales que pueden mejorar la productividad de tus empleados.
Ejemplos de cambios sistémicos son el cambio de líneas fijas a teléfonos móviles o de los sistemas PBX tradicionales a teléfonos VoIP empresariales.
La combinación de la creciente demanda de sistemas de VoIP y la disminución de las ventas de líneas analógicas está empujando a los operadores de telefonía a competir agresivamente por los clientes.
Esto hace que sea un buen momento para que las empresas cambien a VoIP y aprovechen la caída de los precios.
Cuando actualizas a VoIP, la mayoría de los cambios de infraestructura no son visibles para los usuarios finales. La mayor diferencia que verás serán los nuevos teléfonos comerciales en tus oficinas. Pero antes de precipitarte y comprar nuevos teléfonos IP, tómate un momento para evaluar cómo usas tu sistema actual.
¿Cómo gestiona tu empresa las llamadas?
Clasifica las llamadas entrantes y salientes por separado, ya que querrás diferentes funciones para ellas. Por ejemplo, la música en espera es algo en lo que debes pensar para las llamadas entrantes, pero no es necesario para las llamadas salientes. Ahora piensa en los diferentes tipos de llamadas que se producen todos los días:
- Llamadas uno a uno entre empleados y clientes potenciales / actuales.
- De grupo, para conferencias entre equipos internos y socios externos.
- Llamadas internacionales y de larga distancia.
- Entrantes fuera de horario, vacaciones, etc.
Con los teléfonos VoIP para empresas, también puedes instalar el chat de video y la mensajería instantánea dentro del mismo sistema.
Otra pregunta a considerar es qué áreas de tu oficina requieren teléfonos. Es posible que quieras un modelo de teléfono diferente para su uso en áreas públicas como la recepción o la sala de espera.
Si tienes salas de reuniones que se usan con frecuencia para conferencias, querrás comprar modelos que vienen con altavoces y micrófonos adicionales para una mejor calidad.
De manera similar, los usuarios de primera línea, como los agentes de ventas, pueden requerir funciones diferentes a las de los ejecutivos.
Funciones esenciales para tus teléfonos VoIP de empresa
La evaluación de sus requisitos actuales y futuros puede llevar algún tiempo, pero vale la pena el esfuerzo. Las pantallas LCD grandes y legibles, los botones de función que se pueden asignar a funciones útiles y los puertos para la conectividad son algunas de las cosas que debes buscar.
Ten en cuenta que no todos los empleados necesitarán un teléfono de escritorio. Algunos usuarios pueden preferir usar su dispositivo móvil, pueden trabajar desde casa, etc. Por lo tanto, es posible que necesites menos teléfonos de los que crees.
Conferencia – Audio y Video
Las conferencias de audio y video se han convertido rápidamente en la alternativa preferida a las largas reuniones y los viajes de negocios. Si tus empleados tienen llamadas grupales con equipos internos, socios externos, clientes comerciales, etc., debes invertir en los modelos que admitan conferencias.
Puedes realizar llamadas grupales con la mayoría de los teléfonos VoIP comerciales equipados con varios altavoces y micrófonos multidireccionales para una mayor claridad de voz. Están diseñados específicamente para ser utilizados con múltiples usuarios, auriculares con cable e inalámbricos, etc.
Si las videollamadas son importantes para ti, también debes verificar la calidad de las cámaras web integradas.
Marcado rápido, rellamada y desvío de llamadas
La capacidad de marcar números específicos de manera rápida es fundamental para que tus empleados ahorren tiempo. Es posible que solo elimines unos segundos de cada llamada telefónica, pero multiplicar eso por las miles de llamadas que realizas todos los días supone una mejora significativa.
La función de rellamada también es extremadamente útil para llamar a los usuarios si la conexión se cae por un bajo ancho de banda u otro motivo.
El desvío de llamadas es útil si deseas redirigir las llamadas entrantes en ciertos momentos a otros empleados, a tu asistente u otro departamento dentro de tu empresa.
Aseguras que las personas que llaman en su mayoría puedan hablar con una persona en lugar de ser redirigidos al correo de voz.
Estas funciones generalmente son compatibles con la mayoría de los sistemas de VoIP para empresas, pero tus teléfonos también deben tener botones de acceso directo para una mejor experiencia de usuario.
Micrófono silencioso y soporte para auriculares
Una característica importante que debes tener en cada teléfono VoIP comercial que compres son las opciones de conectividad. Como mínimo, tus teléfonos deben ser compatibles con los auriculares Bluetooth estándar. Algunos modelos pueden manejar múltiples auriculares al mismo tiempo, mientras que otros admiten solo uno.
La capacidad de silenciar el micrófono también es una función vital. Es útil para la privacidad cuando necesitas hablar con un compañero de trabajo antes de volver al cliente, o para minimizar la cantidad de ruido que escucha la otra persona durante las llamadas de grupo.
Estas son solo algunas de las funciones esenciales que la mayoría de las empresas necesitan en los teléfonos VoIP. Es posible que también necesites características más específicas según los resultados de tu evaluación.
