Las mejores estrategias de comunicación para equipos en remoto

Publicado en: 2020-10-14 | Categorías: Servicios VoIP Soluciones VoIP para empresas VoIP empresarial

Un hecho que ha constatado la actual pandemia mundial es la viabilidad del trabajo remoto. Con tanta gente trabajando fuera de casa, el equipo ya no se reúne en la oficina todos los días. Las mejores estrategias de comunicación ahora deben ajustarse para contar con un equipo que trabaja desde diferentes ubicaciones y zonas horarias.

Muchas empresas temían que el trabajo remoto hiciera que los empleados fueran improductivos. Pero este 2020 ha demostrado que esos temores son infundados. Las empresas están empezando a darse cuenta de que los empleados que trabajan desde casa pueden ser más productivos que los que vienen a la oficina todos los días.

Un equipo en remoto puede ser tan productivo, motivado y feliz como uno que se reúne todos los días. Sin embargo, lograr esto requiere algo de trabajo. No es inmediato y definitivamente necesita previsión y planificación. Con el trabajo remoto ya establecido, consulta estas 5 estrategias de comunicación que pueden ayudar a tu empresa a mantenerse productiva.

Hacer un plan

La construcción de un equipo global eficaz necesita un plan. ¿Cuáles son tus objetivos y cómo planeas alcanzarlos? ¿En qué áreas deberías centrarte primero? Cada plan de comunicación es diferente y debe tener en cuenta la cultura de la empresa y los flujos de trabajo existentes.
Por ejemplo, una startup con todo personal remoto tendrá necesidades diferentes a las de una gran empresa que permite el trabajo a tiempo parcial desde casa a algunos empleados. Algunos de los factores que influirán en su plan de comunicación incluyen:

1- El tamaño de tu equipo

¿Tienes 10 empleados o 1.000? Las herramientas y los procesos serán muy diferentes en ambos escenarios. Como siempre, también debes planear ampliarlo si contratas empleados o si más empleados quieren trabajar de forma remota.

2- Oficinas físicas o virtuales

¿Sabías que muchas empresas ya no tienen oficina? Numerosas compañías han abandonado por completo la idea de tener una ubicación física. Todo el equipo trabaja desde casa, espacios de coworking o incluso cafeterías. Puede que no funcione para todas las organizaciones, pero piensa en la cantidad de oficinas que tienes o querrías tener al crear un plan de comunicación.

3- Presupuesto

El presupuesto es una limitación importante para cualquier negocio, sin importar lo grande o rentable sea. Nadie quiere gastar más dinero en un proyecto que los beneficios que puedes obtener de él. Si todos tus ahorros derivados del aumento de la productividad y la reducción de los costes se gastan en administrar los nuevos equipos o configurar la tecnología, el esfuerzo puede no valer la pena.

4- Actitud directiva

¿Están los gerentes y ejecutivos predispuestos a diseñar una estrategia de comunicación para un equipo global? El tono establecido desde la dirección influirá en la actitud de los empleados en la primera línea. Desea alentar y motivar a los empleados al mismo tiempo que crear un cierto nivel de confianza para garantizar que todos sigan el rumbo.

Adquiere la tecnología adecuada

No puedes ejecutar ningún plan sin las herramientas adecuadas. Una empresa puede reutilizar las herramientas existentes para administrar un equipo en remoto. Pero otro puede necesitar comprar e implementar sistemas completamente nuevos para este propósito. Las empresas necesitan software para facilitar la comunicación interna entre zonas horarias y horarios flexibles. Por supuesto, cada negocio es diferente, pero aquí hay una descripción general de algunas herramientas con las que puedes comenzar:

1- Google Meet / Zoom / Skype

La herramienta exacta que selecciones importa menos que tener una aplicación que permita reuniones virtuales y video chat. Una factor  que casi todo equipo distribuido pierde es la interacción en persona que obtiene al reunirse con compañeros todos los días. Si bien un chat de vídeo puede parecer un sustituto inadecuado, permite más interacción que una simple llamada telefónica o correo electrónico.
Tu equipo puede verse, notar expresiones faciales y otros pequeños gestos que les indican que sus oyentes están comprometidos. Puedes intercambiar ideas, discutir proyectos de clientes y trabajar juntos en documentos de forma virtual.

2- Documentar la colaboración

Comunicarse es diferente a colaborar juntos en un documento. Requieren diferentes herramientas y procesos. Por ejemplo, puedes iniciar una nueva tarea, como crear una base de conocimientos para el equipo por correo electrónico. Pero te resultará increíblemente difícil crear y trabajar en el documento a través del correo electrónico. Necesitarás algún software para facilitar este tipo de colaboración entre los empleados.

3- Comunicación de voz flexible

Ningún equipo puede comunicarse de forma eficaz sin teléfonos. Pero tu sistema telefónico empresarial estándar nunca se diseñó para abordar los retos que enfrenta un equipo distribuido globalmente. Un servicio de VoIP alojado puede ofrecer funciones como números virtuales / locales, integración de dispositivos móviles, transferencia fluida entre usuarios y dispositivos, la capacidad de realizar llamadas desde cualquier dispositivo conectado a Internet, etc. Consulta cómo VoIPstudio ayudó a Homes and Rooms, una empresa de turismo, a mantener a su fuerza laboral conectada y productiva a través del espacio, el tiempo y los límites organizacionales.

4- Calendarios y tareas compartidos

Si tu equipo está disperso por todo el mundo, necesitas una forma de ver los horarios y las tareas de todos. Los equipos necesitan esta visibilidad para configurar reuniones o programar proyectos. Dependiendo de tus necesidades comerciales, es posible que necesites un calendario compartido, un rastreador de tareas y un rastreador de objetivos. También puedes añadir más software a tu kit de herramientas a medida que cambien las circunstancias.

5- Herramientas de mensajería

Al igual que con las llamadas de voz y el chat de vídeo, los mensajes de texto o los chats son otro elemento imprescindible para los equipos globales. Si bien Slack es un buen ejemplo, existen otras aplicaciones de mensajería que facilitan la interacción uno a uno o la comunicación en grupos pequeños. La comunicación en texto en tiempo real es vital para interacciones casuales o para que los empleados se actualicen rápidamente sobre detalles menores pero necesarios.

Empieza desde el la incorporación del personal

¿Qué sucede cuando un nuevo miembro se une a tu equipo distribuido? ¿Tienen experiencia trabajando en un entorno similar? ¿Están cómodos mientras trabajan desde casa, en ausencia de supervisión directa? Siempre es mejor familiarizar a tu personal con sus procesos lo antes posible.

Significa que necesitas un proceso de incorporación estructurado que les muestre las diversas herramientas y flujos de trabajo necesarios para comunicarse con otros y hacer su trabajo. Preséntales nuevas herramientas de manera gradual para que no se sientan sobrepasados o confundidos. Crea una base de conocimientos que puedan consultar para obtener más información y pregúntales cómo mejorar el proceso de incorporación.

También puedes asignar un mentor a las nuevas contrataciones. Esto les permite interactuar estrechamente con un compañero y entrar fácilmente en la nueva estructura. Configura chats de video o reuniones virtuales para controlarlos con frecuencia y responder cualquier pregunta que puedan tener.

Construye una estructura

Esta es una estrategia de comunicación que a menudo se olvida. Considera la rutina diaria de los empleados que vienen a la oficina todos los días. El viaje diario, cambiarse a ropa de trabajo y sentarse en el escritorio crean una estructura para la jornada laboral. Establece el tono para que los empleados pasen del hogar a la oficina y viceversa. Desafortunadamente, el trabajo remoto elimina muchas de estas señales mentales. Si bien no tienes que copiar esta rutina exacta para los trabajadores remotos, sí necesitas configurar una estructura que funcione para tus equipos.

Lo que puedes hacer por tus equipos en remoto es establecer reuniones semanales y mensuales. Esto permite que los miembros del equipo se comuniquen entre sí sobre fechas límite importantes y se aseguren de que todos estén concentrados. También sirve como recordatorio de que los empleados pertenecen a un equipo y les permite interactuar libremente entre ellos, de forma similar a como lo harían en la oficina.

No es necesario que restrinjas estas reuniones únicamente con fines laborales. Por ejemplo, organiza una hora social semanal o una fiesta virtual para conversaciones más informales. Los empleados pueden compartir situaciones personales, mostrar sus mascotas o simplemente charlar con sus compañeros de equipo. Este es exactamente el tipo de interacción que la mayoría de la gente pierde cuando hace la transición de trabajar fuera de la oficina a trabajar desde casa.

Centrarse en los resultados

Una preocupación frecuente para los gerentes de equipos distribuidos es la falta de supervisión directa. ¿Están tus empleados realmente trabajando o vagueando durante el día? Esto lleva a algunos supervisores a gestionar a sus empleados por horas. Insistirán en registros frecuentes durante todo el día y supervisarán constantemente a su personal. Pierden de vista el hecho de que tal actitud no fomenta la productividad en nadie. Si no se presiona al trabajador en la oficina, ¿por qué hacerlo de forma remota?.

Es una de las principales estrategias de comunicación que las empresas suelen tener dificultades para implementar. Un método sencillo para evitar caer en esa situación es concentrarse en los resultados . Dependiendo de la naturaleza del trabajo, puedes solicitar actualizaciones de estado diarias o semanales sobre tareas o proyectos asignados. Pídele a tus empleados un resumen de la jornada o semana laboral y que también incluya una lista de sus tareas completadas / en curso. ¿Realmente importa si lo lograron durante el fin de semana o fuera de horario, siempre que el trabajo esté terminado?