Una comunicación eficaz es un componente fundamental para que las empresas tengan éxito en sus objetivos. Los empleados necesitan comunicarse de manera efectiva para cumplir con sus objetivos diarios. La comunicación entre los miembros del equipo y los equipos del proyecto es fundamental para cumplir con los plazos y obtener resultados.
Sin embargo, puede resultar difícil garantizar una comunicación fluida entre personas o grupos con diferentes estilos de comunicación empresarial. Y en todos los negocios, encontrarás personas con una combinación de estilos de comunicación. Algunas personas también cambian entre dos (o más) estilos según la situación.
No existe un mejor estilo de comunicación. Es útil conocer las características de cada estilo y cómo comunicarse eficazmente con quienes los utilizan.
¿Qué es un estilo de comunicación empresarial?
Todo el mundo tiene una forma preferida de comunicarse con los demás, especialmente en un entorno empresarial. No son solo las palabras que usa, sino que también abarca el lenguaje corporal, los gestos, las expresiones faciales, el tono, el tono, etc. Dado que una gran parte de la comunicación empresarial está escrita, las palabras que use también influirán en cómo se siente el destinatario con respecto a su mensaje.
Aunando todo esto obtendrás un estilo de comunicación empresarial. En un entorno empresarial, las personas deben comunicarse con sus compañeros, la dirección y quienes dependen de ellos. Tu estilo de comunicación influye en la forma en que presentas la información, diriges las conversaciones y percibes las ideas de los demás.
Tal vez hayas salido de una reunión frustrado porque nadie escuchó tus argumentos o sientes que tus compañeros de trabajo no entienden lo que estás diciendo. Podría deberse a un desajuste en los estilos de comunicación.
Beneficios de la comunicación efectiva
La comunicación eficaz es fundamental por varias razones. Sin él, los departamentos no pueden coordinarse entre sí y los equipos de proyecto no pueden cumplir con los plazos.
En general, si la productividad de los empleados cae en picado y no se puede generar confianza dentro de la organización. La comunicación eficaz ayuda a las organizaciones a:
- Mejorar el compromiso de los empleados
- Maximizar la productividad
- Optimizar la colaboración interdepartamental
- Reducir la rotación de empleados
- Fomentar el intercambio de conocimientos
- Mejorar la satisfacción y la retención del cliente
- Fomentar la cultura empresarial
Cuando la comunicación es eficaz, todas las partes acaban satisfechas de que se escuchen sus opiniones. El mensaje se entiende de la forma prevista por la persona que lo transmite. No hay ningún malentendido entre lo que dijo el hablante y lo que entendió el destinatario. La comunicación efectiva implica el lenguaje corporal, los gestos, el volumen y las palabras reales que se usan.
Por ejemplo, un directivo podría decirle a un empleado que necesita mejorar su productividad. Tiene la intención de que el mensaje sea una crítica constructiva. Pero el tono de voz o la expresión facial del gerente pueden sugerirle al empleado que le van a despedir.
La comprensión de los diferentes estilos de comunicación puede ayudar a prevenir este tipo de falta de comunicación y fomentar una mejor coordinación en toda la empresa.
4 estilos de comunicación diferentes
Hay 4 estilos de comunicación típicos que se encuentran en la mayoría de las organizaciones. Cada uno tiene sus pros y sus contras, y comprenderlos es útil para todos.
1. Estilo de comunicación analítica
Los comunicadores analíticos prefieren la lógica a las emociones y valoran los datos sobre las declaraciones vacías. Son comunes entre los ejecutivos de alta dirección y, a menudo, se les percibe como autorizados debido a su amplio conocimiento de hechos y cifras. No prefieren hacer una pequeña charla o largas explicaciones cuando realizan reuniones.
Las personas que utilizan este estilo de comunicación se destacan en los roles de toma de decisiones, especialmente cuando tienen limitaciones de tiempo. Toman decisiones basadas en hechos y números y prefieren a los compañeros que rápidamente van al grano. Rara vez se toman el tiempo para fomentar una relación personal con los demás, lo que lleva a la percepción de ser fríos e impersonales.
Trabajar con comunicadores analíticos
Si estás trabajando con un grupo de comunicadores analíticos, cualquier debate o aclaración debe basarse en números. En lugar de decir “siento que esta estrategia mejorará las ventas”, utiliza declaraciones respaldadas por hechos como “esta estrategia de marketing puede mejorar las ventas en un 15% el próximo trimestre”. Cuando hables con ellos, no uses un lenguaje vacío o declaraciones crípticas. Quieren detalles, datos y un lenguaje claro.
2. Estilo de comunicación personal
De alguna manera, los comunicadores personales son lo opuesto al tipo analítico. Estas personas prefieren una conexión personal con sus compañeros. Quieren saber cómo se sienten y qué piensan sobre un proyecto. Valoran las emociones, la motivación personal y saben leer entre líneas.
Los comunicadores personales son vistos como diplomáticos y buenos conversadores. Es la persona a la que todo el mundo va cuando quiere un buen interlocutor. Prefieren la comunicación en persona y expresarán sus pensamientos y sentimientos con facilidad.
Trabajar con comunicadores personales
Si estás trabajando con un comunicador personal, tómate tu tiempo para establecer una conexión personal. Diles cómo te sientes acerca de un proyecto o decisión e invítalos a opinar. Puede que no estén muy interesados en los números, pero agradecerán tu opinión al respecto. Es más probable que se sientan persuadidos por el lenguaje emocional que por la lógica fría.
3. Estilo de comunicación intuitivo
Los comunicadores intuitivos no tienen tiempo para los detalles, más bien prefieren una vista de pájaro de las cosas. Les gusta el pensamiento creativo, proponer grandes ideas y desafiar el status quo. Estos individuos prosperan en roles creativos y prefieren el lenguaje informal. No necesitan escuchar los detalles esenciales y pueden sacar conclusiones a partir de datos incompletos.
Los comunicadores intuitivos son a menudo las personas a las que se les ocurren ideas originales y no les interesan demasiado los detalles de implementación. Son ideales para liderar equipos creativos y encabezar proyectos con objetivos poco precisos. Las sesiones de brainstorming se beneficiarán enormemente de las personas que utilizan este estilo de comunicación empresarial.
Trabajar con comunicadores intuitivos
Querrás utilizar la comunicación visual como organigramas, gráficos e imágenes en lugar de números o palabras. Prefieren reuniones breves en las que las decisiones se toman rápidamente y pueden ponerse en marcha de inmediato. No necesitan muchos detalles y no les importan las instrucciones paso a paso. No te preocupes si no tienes todos los detalles de un proyecto, pero asegúrate de darles el resultado final y ellos lo tomarán a partir de ahí.
4. Estilo de comunicación funcional
A los comunicadores funcionales les encantan los detalles y quieren esquemas claros de recursos, plazos, presupuestos, etc. Prefieren tener toda la información a mano al momento de tomar decisiones. Estos individuos están enfocados en los procesos y no saltarán del principio al final. Necesitan pasar por todos los pasos intermedios.
A las personas que usan un estilo funcional les gusta hacer muchas preguntas, valorar los comentarios y prefieren tomarse su tiempo para tomar decisiones. Son candidatos ideales para implementar proyectos, grandes o pequeños. Les gusta hacer preguntas sobre el “cómo” y no les gusta la ambigüedad.
Trabajar con comunicadores funcionales
Si estás trabajando con un comunicador funcional, asegúrate de que tenga toda la información que necesita con antelación. Estas son las personas que aprecian recibir información antes de la reunión de proyecto y es probable que tengan muchas preguntas para ti. Son buenos para emparejarse con comunicadores intuitivos, por lo que implementan el proyecto después de que el primero presenta las grandes ideas.
Por qué es importante comprender los diferentes estilos de comunicación
Desarrollar y comprender los diferentes estilos de comunicación empresarial te ayudará a reconocer y adaptarte cuando otros se comuniquen contigo. A nivel personal, permite a los empleados conectarse mejor entre sí.
Por ejemplo, un comunicador personal no se frustrará porque un comunicador analítico no se preste a una pequeña charla. Puedes ayudar a los empleados que prefieren un estilo de comunicación funcional a utilizar más hechos y cifras cuando intentan persuadir a un director ejecutivo analítico sobre un proyecto. También te permite comprender mejor tu propio estilo e identificar áreas de mejora.
A nivel departamental o de proyecto, puedes ayudar a los líderes a gestionar mejor sus equipos. Puedes prevenir de forma proactiva conflictos entre empleados con diferentes estilos de comunicación. Al mismo tiempo, puedes personalizar tus mensajes de acuerdo con el estilo preferido del destinatario. Los directivos pueden querer evitar tener un comunicador intuitivo a cargo de la implementación del proyecto, mientras que un comunicador analítico puede ser el líder ideal del proyecto.
Cómo identificar el mejor estilo de comunicación
Supón que necesitas formar a un empleado para mejorar sus habilidades de atención al cliente. Es posible que quieras adoptar un enfoque más personal (charla informal, pedir su opinión y sentimientos) o un enfoque analítico (presentar datos y hechos) para ayudarle a aceptar críticas constructivas. Un comunicador personal puede preferir las reuniones en persona, mientras que un comunicador funcional puede querer hacer preguntas sobre el proceso de servicio.
A nivel organizacional, la comprensión de los distintos estilos de comunicación puede ayudarte a desarrollar mensajes personalizados para diferentes clientes. Puedes incluir información objetiva para esos comunicadores analíticos mientras usas materiales visuales para personas intuitivas. Los directivos pueden desarrollar diferentes tipos de capacitación que se adapten al estilo de comunicación preferido de un empleado. Puedes ayudar al personal a retener información y comprender mejor los flujos de trabajo.
Es posible que tu equipo de ventas puedan cerrar tratos más rápido con este conocimiento, ya que pueden adaptar su discurso al estilo del cliente. Esta familiaridad puede ayudarte a comunicarte mejor con los clientes cuando intentes vender tus productos y servicios, o cuando se comuniquen contigo para solicitar asistencia técnica o servicio al cliente. La comunicación eficaz en un contexto empresarial es un factor importante para el éxito a nivel personal, de equipo y empresarial.
