Así que, ¿has decidido alejarte de tu antiguo sistema telefónico y darle una oportunidad a VoIP alojado? ¿Estás emocionado por utilizar las nuevas herramientas y no puedes esperar a reducir tus facturas telefónicas mensuales a la mitad? Sí, cambiar a VoIP alojado es increíble, pero la planificación y la preparación son clave, al menos si deseas una transición sin problemas para todos en tu oficina.
Solución VoIP para pequeñas empresas
La actualización a la nueva tecnología puede ser un proyecto masivo, incluso para una pequeña empresa. Hay cosas que necesitas planificar y tener en cuenta antes de hacer el cambio. Debes tener un plan para la fase de transición: eliminar gradualmente el sistema anterior e introducir el nuevo. Es posible que también tengas que resolver algunas cosas con tu proveedor anterior después del cambio.
En cualquier proyecto, siempre existe el riesgo de que algo salga mal. Pero la planificación reduce las posibilidades de encontrarse con obstáculos inesperados. Muchos propietarios de negocios y responsables de proyectos están entusiasmados con las soluciones de VoIP al principio. En su entusiasmo, no consideran todos los factores relevantes y cometen errores.
Por lo tanto, aquí hay tres cosas que debes tener en cuenta antes de migrar a cualquier servicio VoIP alojado en una pequeña empresa.
Tu propia infraestructura de red
Un error común sobre el VoIP alojado es que la mala calidad del sonido siempre es culpa del proveedor. Nada más lejos de la realidad. La calidad del sonido se ve afectada por muchas cosas. Si tu equipo de red es antiguo o no se ha actualizado por un tiempo, es posible que tengas dificultades con las llamadas VoIP. Si tienes una conexión a Internet lenta o no tienes suficiente ancho de banda, la calidad de audio no será excelente.
Sin embargo, lamentablemente, muchos propietarios de negocios no revisan su red antes de registrarse en VoIP. Es posible que termines experimentando una mala calidad de audio aunque el proveedor ofrezca un servicio excelente. Siempre es mejor corregir estos errores antes de implementar VoIP. Es más difícil resolver los problemas de ancho de banda cuando tus empleados están usando activamente el sistema.
Lo primero que debes hacer es verificar tus velocidades de Internet. Habla con tu ISP sobre la actualización a una mejor conexión si es necesario. Controla tu uso de ancho de banda durante un mes más o menos. ¿Tienes ancho de banda adicional para gestionar tráfico adicional? Al igual que con cualquier sistema de comunicación, tendrás horas de picos con un alto volumen de llamadas. ¿Puede tu red gestionarlo sin afectar a los usuarios? Si respondiste no a estas preguntas, es hora de actualizar tu red.
Asegúrate de portar todos tus números
Los números de teléfono son una gran necesidad para cualquier negocio. Tus números de contacto son parte de tu identidad de marca. Es la forma en que tus clientes te contactan para obtener ayuda e información. Gracias a la portabilidad numérica, puedes cambiar a VoIP sin preocuparte por perder alguno de tus números.
Sin embargo, hay algunas cosas a tener en cuenta durante el proceso de adaptación. Los proveedores de servicios de VoIP están obligados por el regulador a informar los números a petición. No pueden negarse a los números de puerto, incluso si tienes facturas que no ha pagado. Pero pueden rechazar la solicitud si cometes un error en los formularios. Asegúrate de que la información que proporciones coincida con lo que tienen en sus registros.
Verifica que tu nuevo proveedor de servicios tenga el mismo número con los códigos de área correspondientes. En ocasiones, es posible que un proveedor no pueda cumplir con la solicitud del puerto porque no tiene los números disponibles para ti.
Algunos proveedores no cobran nada por el proceso, mientras que otros tienen una pequeña tarifa. Siempre es posible negociar la tarifa también. Una vez que hayas acordado el pago, obtén todo por escrito. También hazte con una estimación de cuánto tiempo llevará la portabilidad. No debería llevar más de unos pocos días. Si tarda más, puedes negociar un mes o dos de servicios gratuitos para compensar el tiempo.
Descubre los términos y condiciones de tu plan
Siempre lee la letra pequeña cuando se trata de planes de llamadas. Asegúrate de que todas las características que necesitas están incluidas. Algunas empresas descubren que las funciones esenciales pueden costar más después de comenzar a usar el servicio. Para entonces, es demasiado tarde.
Los planes de llamadas ilimitadas son muy populares en la industria de VoIP. Pero mientras se llaman ‘ilimitados’, muchos proveedores ponen un límite a los números reales. Si bien la mayoría de las empresas con uso normal no alcanzarán esos límites, debes averiguar cuáles son. No deseas que se te apliquen tarifas inesperadas por exceder estos límites flexibles.
Estas no son las únicas cosas que hay que tener en cuenta, pero son los obstáculos más comunes. La mayoría de las empresas consideran que cambiar a VoIP es una experiencia sin problemas. ¡Pero no perjudica estar preparado!
