No es una fácil seleccionar un nuevo sistema telefónico comercial para tu empresa. Ya necesites un nuevo sistema o planees actualizar uno anterior, el panorama está plagado de opciones. ¿Cómo sabes cuál es el mejor para tu organización? ¿Qué debes buscar en un sistema telefónico comercial?
Una cosa a tener en cuenta es que los sistemas telefónicos actuales son más sofisticados que a los estás acostumbrado. La mayoría de los sistemas telefónicos comerciales modernos se basan en la tecnología VoIP. Significa que tienen más funciones y se integran mejor con otros sistemas empresariales que pueda tener, como CRM. Puedes, y debes, esperar bastante del nuevo sistema telefónico comercial.
Qué buscar de un sistema
Conferencia VoIP
Los sistemas telefónicos tradicionales eran bastante limitados en sus capacidades. Podrías hacer llamadas telefónicas y recibir mensajes de voz, pero eso era todo. Un moderno sistema de telefonía empresarial basado en VoIP ofrece mucho más que eso. Por ejemplo, muchos servicios ofrecen funciones de conferencia integradas para que no necesites comprar hardware adicional o servicios separados. Las conferencias abren tantas posibilidades como:
- Reuniones virtuales con audio y / o vídeo.
- Formación online para usuarios que trabajan de forma remota.
- Reuniones semanales para equipos de proyecto sin gastos del viaje.
- Llamadas de conferencia improvisadas para resolver problemas
Las opciones son infinitas. Algunos proveedores ofrecen reuniones virtuales ilimitadas con cientos de participantes, mientras que otros cobran por reuniones con más de 2 o 3 participantes. Naturalmente, la primera opción ofrece mucha más flexibilidad que la segunda.
Call center de VoIP
¿Tienes un departamento de servicio al cliente? Aunque no lo tengas, alguien tiene que responder llamadas de clientes que buscan respuestas a varios problemas. El software de call center virtual a menudo forma parte de la cartera de servicios en los sistemas telefónicos VoIP. Significa que puedes beneficiarte de funciones avanzadas como colas de llamadas, enrutamiento de llamadas, tonos de llamadas, etc. Una vez más, algunos proveedores ofrecen este servicio como parte de todos los planes, mientras que otros lo ofrecen como un servicio separado.
Grabación de llamadas VoIP
La grabación de llamadas es una característica increíblemente útil para cualquier negocio. Es posible que quieras grabar llamadas por varias razones, incluidas las siguientes:
- Para registrar detalles de contratos
- Para proteger el negocio contra demandas
- Para cumplir con las leyes
- Ofrecer formación a los nuevos empleados.
- Para dar feedback y críticas constructivas para los empleados por parte de los gerentes
- Analizar las llamadas para obtener información comercial importante
Considera elegir un servicio que ofrezca capacidades integradas de grabación de llamadas. Muchos proveedores también almacenan tus grabaciones y proporcionan acceso cuando sea necesario.
Números virtuales de VoIP
Los números virtuales son una característica sorprendente de los sistemas telefónicos comerciales VoIP. Para comprender esta función, necesitamos saber cómo funcionan los números de teléfono. En un sistema tradicional, los números de teléfono están vinculados a una ubicación. Como los teléfonos están conectados con cables, los números están vinculados a una dirección. Si te mueves, debes mover los cables y lo más probable es que no puedas llevar tus números contigo.
En un sistema VoIP, los números de teléfono no están vinculados a ninguna ubicación geográfica. Dado que los teléfonos están conectados a través de redes de datos, puede llevar su número de teléfono cuando te mudes. Facilita a las empresas trasladar empleados de una oficina a otra sin perder tu número de teléfono existente.
Un beneficio adicional de los números independientes de la ubicación son los números virtuales. Dado que los números de VoIP no necesitan una dirección física, puedes comprar y usar números de cualquier región. Por lo tanto, una empresa que opera en Francia puede comprar fácilmente un número con un código de área estadounidense. Esta característica permite a las empresas operar localmente incluso sin una oficina. Por ejemplo, puedes hacer que los clientes llamen a tu oficina a través de un número local para que no tengan que pagar cargos de larga distancia.
Integraciones con VoIP
Otro beneficio de los sistemas telefónicos comerciales de VoIP es que se integran con otras herramientas digitales como los sistemas de correo electrónico, CRM y ERP. Hay muchas formas de integrar tu sistema telefónico con otros.
Por ejemplo, una integración popular es conectar los teléfonos con los sistemas CRM utilizados por los departamentos de servicio o ventas. Dicha integración permitiría a los agentes llamar a los clientes desde la herramienta CRM, por lo que no perderían tiempo buscando números relevantes. Los registros de tiempo, la duración de la llamada y otros detalles se anotan automáticamente para que los usuarios no tengan que acordarse de grabarlos manualmente.
Si bien es una integración común, no es la única. Los sistemas telefónicos comerciales ahora pueden integrarse con herramientas de oficina, sistemas de grabación y varios otros sistemas comerciales.
Bajos costes de VoIP
Quizás el mayor beneficio de comprar un sistema telefónico VoIP es la reducción de costes. Es por eso que la mayoría de las empresas comenzaron a adoptar los nuevos sistemas antes de darse cuenta de los beneficios adicionales. Los sistemas de VoIP permiten a las empresas reducir o eliminar muchos costes que incluyen:
- Las llamadas internas son todas gratis. Sí, es verdad. Como las llamadas internas (llamadas de un empleado a otro) no tocan la PSTN normal, no tienes que pagarlas. Muchas empresas ven su caída mensual en un 35% -50% solo por este aspecto.
- Las llamadas de larga distancia son mucho menos costosas. Una vez más, solo tienes que pagar una parte de la llamada que viaja a través de la PSTN. Por lo tanto, las llamadas internacionales son mucho menos costosas a través de VoIP.
- Las empresas no tienen que pagar ningún mantenimiento por un servicio de VoIP en la nube. El proveedor se encarga de todo, desde actualizaciones periódicas, actualizaciones de software, nuevas funciones y seguridad. Significa que no necesitas contratar expertos dedicados a los sistemas telefónicos. Eres libre de asignar empleados a tareas más valiosas y útiles.
- No tienes que comprar ningún hardware o software para comenzar a utilizar los sistemas telefónicos comerciales VoIP. Considera los ahorros si no tienes que comprar teléfonos, servidores o licencias de software.
Qué evitar
Evitar contratos
Si has usado un sistema telefónico comercial anteriormente, probablemente conozcas los contratos. Las empresas generalmente compran servicios telefónicos por un período de tiempo específico y el contrato también puede incluir mantenimiento. En teoría, beneficia al negocio ya que pueden fijar un precio incluso si los costes aumentan en el futuro. Pero en la práctica, penalizaba a las organizaciones si querían cambiar de proveedor o actualizarse a un mejor servicio.
La mejor parte de los sistemas de telefonía empresarial modernos basados en VoIP es que la industria generalmente no utiliza contratos. La mayoría de los vendedores siguen un modelo de pago por uso y tal vez ofrecen un descuento para compromisos a largo plazo. Pero en su mayor parte, eres libre de darte una vuelta y cambiar a un nuevo proveedor si el actual ya no cumple con tus requisitos. Como regla general, no selecciones un servicio que requiera un contrato, ya que la mayoría de los buenos proveedores no requieren ninguno.
Evita tarifas ocultas y cargos adicionales
Algunos proveedores de servicios telefónicos anuncian precios increíblemente bajos. ¿Cómo pueden hacer eso? Por lo general, se debe a que introducen tarifas y cargos ocultos por varios artículos diversos en la factura. Les permite publicitar y ofrecer precios muy bajos. No hace falta decir que un buen proveedor de servicios no utilizará tales tácticas. Intenta buscar un sistema telefónico comercial que incluya todo lo que quieras en el precio inicial. De esta manera no te sorprenderás cuando recibas tu primera factura.
Evita las ‘actualizaciones’ de pago
Otra cosa a tener en cuenta son las actualizaciones de pago. Un proveedor puede ofrecer un plan a un precio razonable para las empresas. Pero cuando comienzas a configurar el sistema telefónico de tu empresa, notas que muchas funciones están bloqueadas. Deberás pagarlos por separado. Puede parecer una estrategia razonable, ya que es posible que no utilices todas las funciones que ofrece el proveedor. Entonces, ¿por qué pagar por ellos? El problema ocurre cuando necesitas la mayoría de las funciones que están bloqueadas detrás de los planes ‘actualizados’. Cuando sumas el coste de habilitar funciones individuales o actualizar a un plan mejor, puede resultar muy costoso.
Evita funciones innecesarias
Muchas organizaciones piensan que necesitan más funciones de las que realmente usan. Entonces compran el plan más costoso o completo disponible con el vendedor. Después de unos meses, se dan cuenta de que sus empleados no usan la mayoría de las características.
Es útil recordar que la mayoría de los sistemas telefónicos comerciales te permiten habilitar o deshabilitar las funciones siempre que las necesites. En general, es una buena idea comenzar con lo básico y agregar funciones cuando tu empresa las necesite.
Evita seguridad inadecuada
Muchas empresas tienen preocupaciones de seguridad sobre el uso de sistemas telefónicos basados en VoIP. Dado que estos sistemas se basan en la tecnología IP, los piratas informáticos pueden entrar en ellos al igual que los sistemas de correo electrónico. Sin embargo, las empresas también tienen muchas herramientas para proteger tus sistemas telefónicos. A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales, las empresas tienen que asegurar los sistemas de VoIP con varias capas diferentes de seguridad.
Pero, ¿qué puedes hacer si tu proveedor de servicios brinda servicios telefónicos a través de Internet? Depende del vendedor asegurar el sistema. Siempre asegúrate de preguntarle a un proveedor sobre tus procesos de seguridad antes de iniciar sesión. Nunca selecciones un servicio que esté protegido de forma inadecuada, ya que podrías perder datos confidenciales o tener que pagar por llamadas fraudulentas realizadas por piratas informáticos.
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