¿Estás buscando un nuevo sistema telefónico comercial? O tal vez quieras reemplazar un sistema telefónico obsoleto en su oficina. Desafortunadamente, un poco de búsqueda online es suficiente para confundir a cualquiera. Desde VoIP , SIP e IP-PBX hasta la nube, a menudo es difícil entender los términos y las diferencias entre ellos.
Es aún más exasperante, ya que pensarías que no debería haber tanta confusión, un teléfono es un teléfono, ¿verdad? ¿Qué diferencia puede haber de un sistema a otro? Cuando se trata de un teléfono personal para uso individual, estarías en lo cierto. Pero un sistema telefónico comercial es mucho más que una simple línea telefónica.
¿Qué es un sistema telefónico comercial?
Una línea telefónica, un número y un sistema son cosas muy diferentes. Para comenzar, una línea telefónica se refiere al cable físico que conecta tu teléfono al resto de la red. Un número de teléfono es una cadena de dígitos que identifica tu teléfono en la red con otros. La mayoría de los hogares y usuarios individuales tienen 1 línea telefónica y número.
Ahora considera la situación que enfrenta una pequeña empresa o una gran corporación. Si tienes 25 empleados que necesitan acceso telefónico, necesitarías comprar 25 líneas y números separados. ¿Qué pasa si tienes 25.000 trabajadores? Imagina obtener y administrar todas esas líneas.
Aquí es donde entra en juego un sistema telefónico comercial. Permite que una organización interconecte líneas telefónicas para formar su propio sistema pequeño. De esta manera, los empleados pueden compartir líneas telefónicas ya que no todos usarían el teléfono a la vez. Estos sistemas telefónicos también ofrecen funciones comerciales básicas como transferencia de llamadas, registro de llamadas y directorios telefónicos. Con un sistema telefónico comercial, muchos empleados pueden compartir un puñado de líneas telefónicas, incluso cuando todos tienen su propio número de teléfono.
Tipos de sistemas telefónicos comerciales
La tecnología del teléfono ha cambiado significativamente desde el cambio de siglo. Incluso en la era de los teléfonos fijos, las empresas podían elegir entre una variedad de sistemas diferentes para administrar sus teléfonos. En 2020, las empresas pueden optar por un sistema digital que se adapte con precisión a tus necesidades y requisitos comerciales.
Startups, emprendedores y contratistas
Startups, freelancers y otras personas que administran su propio negocio pueden no necesitar un sistema telefónico comercial completo, especialmente si la compañía tiene solo 1 o 2 empleados. Si bien necesitan servicios profesionales como música en espera, transferencia de llamadas o correo de voz, no necesitan administrar múltiples extensiones y números.
Como resultado, las nuevas empresas y los trabajadores independientes a menudo utilizan servicios telefónicos residenciales, ya que cumple con la mayoría de sus requisitos. A medida que el negocio crece, pueden actualizarse a un sistema de grado empresarial.
Pequeñas y medianas empresas
Una vez que una empresa crece a 3 o más trabajadores, necesita un sistema más sofisticado. Antes del lanzamiento de VoIP, las empresas tenían que comprar un Intercambio de sucursal privada (PBX) y servicios comerciales de un operador. Estos eran caros e inaccesibles para muchos propietarios de pequeñas empresas.
Los sistemas telefónicos actuales basados en VoIP son mucho menos costosos y son fácilmente accesibles para todas las empresas. Las empresas pueden optar por comprar su propia IP-PBX (PBX basada en Internet) y SIP Trunk para conectar esos sistemas. Alternativamente, también pueden comprar servicios telefónicos alojados de un proveedor externo experimentado. Esta opción es quizás la más popular entre las organizaciones pequeñas y medianas de hoy.
Grandes corporaciones
Como regla general, las grandes empresas tienen los recursos para comprar y mantener sus propios sistemas telefónicos. Sin embargo, cualquier gran empresa aprovecharía la oportunidad de utilizar una tecnología más eficiente y efectiva que también sea menos costosa. Muchas organizaciones quieren controlar sus teléfonos, ya que es una parte fundamental de su sistema de comunicación.
Comprar y mantener un sistema telefónico de negocios de calidad está dentro del presupuesto de una gran empresa. Por lo tanto, muchas organizaciones utilizan SIP Trunk y sistemas IP-PBX para crear su propio sistema de telefonía digital en las instalaciones. A medida que los proveedores mejoran su infraestructura y crean servicios más sólidos, incluso las compañías más grandes están cambiando a los servicios telefónicos VoIP alojados.
Como puedes ver, VoIP es la opción preferida para cualquier negocio hoy. Ya sea que controles tu propio sistema o quieras la opción sin complicaciones de los servicios en la nube, los teléfonos fijos ya no son una opción viable.
¿Qué puede hacer un sistema telefónico empresarial VoIP?
Un sistema telefónico empresarial VoIP es una gran actualización de la generación anterior de tecnología telefónica. En pocas palabras, un sistema VoIP puede hacer casi todo lo que un teléfono fijo puede hacer y muchas cosas más que simplemente no eran posibles con la tecnología anterior.
Consolida tu red
La primera actualización importante es que un sistema telefónico VoIP no necesita una red separada para las llamadas. Convierte la voz humana en paquetes digitales que se pueden enviar a través de Internet al igual que cualquier otro dato (correo electrónico, imágenes, documentos, etc.) Esto permite a las empresas eliminar por completo los cables físicos. Una red de datos robusta y wifi, donde sea necesario, es todo lo que necesitas para administrar las comunicaciones comerciales, incluyendo voz, texto y vídeo.
Reduce las facturas telefónicas
Dado que los sistemas VoIP usan Internet, los proveedores no tienen que pagar cargos de acceso por el sistema PSTN tradicional. Los proveedores no tienen que pagar los costes para mantener una red física. En su lugar, pasan estos ahorros a sus clientes. Lo que esto significa para el dueño de un negocio es que no tiene que pagar nada por una llamada que viaja exclusivamente a través de Internet.
En efecto, esto significa que todas las llamadas internas de los empleados, independientemente de dónde se encuentren, son totalmente gratuitas. Las llamadas internacionales son mucho menos costosas ya que solo pagas una parte de la llamada, ya que viaja a través de la PSTN en algún momento. Aunque existen otros costes asociados con un sistema telefónico VoIP, la mayoría de las compañías verán una reducción drástica en su factura telefónica mensual después de cambiar a VoIP.
Sin mantenimiento
Todas las empresas lo tienen. Ya se trate de un solo empleado o de un departamento grande, necesitas a alguien para administrar el sistema telefónico. Con VoIP, ese ya no es el caso. No tienes que comprar ningún equipo ni mantener nada. El proveedor se encarga de todo, desde la seguridad hasta el mantenimiento del hardware. Además, incluso obtienes actualizaciones periódicas y nuevas funciones entregadas en línea sin ningún tiempo de inactividad. ¿Es de extrañar que las empresas se estén actualizando a un sistema telefónico comercial VoIP en masa?
Características del sistema telefónico empresarial VoIP
Panel de control en línea
Un sistema de teléfono comercial VoIP administrará todas tus llamadas entrantes y salientes. Puedes configurar el sistema para satisfacer las necesidades de tu negocio a través de un panel online. El proveedor ofrece todos los servicios telefónicos comerciales a través de su red de datos. Significa que no tienes que esperar días para añadir un número, probar una nueva función o realizar cualquier otro cambio necesario en el sistema.
Fax digital y funciones analógicas
Incluso hoy en día, muchas empresas utilizan máquinas de fax para enviar documentos importantes. Los sistemas VoIP ofrecen fax digital, eliminando la necesidad de una máquina de fax separada en la oficina. Los usuarios pueden enviar y recibir faxes en su bandeja de entrada de correo electrónico, imprimiendo cualquier documento solo cuando sea necesario. Muchos buenos servicios de VoIP también admiten otras características heredadas, como el acceso a la PSTN.
E112
Cuando los sistemas de VoIP llegaron por primera vez a la escena, las empresas dudaron en usarlos ya que perderían el acceso a los servicios de emergencia. Los sistemas telefónicos VoIP son independientes de la ubicación, lo que significa que los usuarios que realizan llamadas podrían ubicarse en cualquier lugar. Si bien ofrece una ventaja comercial considerable, es un inconveniente cuando se trata de servicios de emergencia.
Los servicios de VoIP de hoy, sin embargo, brindan servicios E112. Se requiere que los usuarios proporcionen una dirección (cambiándola cuando sea necesario) para que el personal de emergencia pueda ser dirigido a la ubicación correcta.
Correo de voz visual, operador automático, gestión de llamadas, etc.
La mayoría de los proveedores de renombre ofrecen una gran cantidad de funciones de enrutamiento y administración de llamadas, como una operadora automática, transferencia de llamadas, dispositivos múltiples, etc. Algunos proveedores agrupan funciones y cobran por actualizar al siguiente nivel. Otros ofrecen acceso ilimitado a todas las funciones con un coste por usuario. Puedes seleccionar la opción adecuada para sus necesidades.
Puedes configurar e incluso desactivar estas funciones a través del panel de control, lo que facilita que cualquiera pueda administrar el sistema de manera efectiva.
Comunicación unificada
Quizás la mejor parte de un sistema de teléfono comercial VoIP es que proporciona una base para funciones más sofisticadas. Las empresas pueden reunir todos sus canales de comunicación dispares bajo un mismo techo. Imagina un sistema que se ve y funciona exactamente de la misma manera en todas partes: en un ordenador de escritorio o en un dispositivo móvil. Los usuarios no tienen que alternar entre múltiples aplicaciones y ventanas.
Los sistemas telefónicos comerciales VoIP ofrecen más que solo voz. Utiliza mensajes instantáneos, mensajes de texto, videollamadas, llamadas grupales, reuniones virtuales e incluso realice sesiones de capacitación para equipos internacionales. Las opciones son infinitas cuando optas por el servicio telefónico VoIP.
La clave para seleccionar el servicio adecuado para ti no se trata solo de costes y características, aunque son consideraciones importantes. Asegúrate de seleccionar un proveedor que se asociará contigo a medida que tu negocio crezca y se expanda. Ahora que sabes cómo VoIP puede ayudar a tu negocio, comunícate con VoIPstudio para una prueba gratuita de 30 días.
