Las empresas de todo el mundo se han alejado de los teléfonos fijos analógicos desde hace un tiempo. El proceso se aceleró a medida que los operadores en varios países anunciaron una fecha límite más allá de la cual la red se cerrará en la región.
La razón de esto es simple: a medida que los sistemas telefónicos basados en VoIP se vuelven populares, los operadores no quieren mantener dos redes. En otras palabras, el viejo PSTN se está yendo para siempre. Los dueños de negocios que deseen actualizar, reemplazar o comprar un nuevo sistema telefónico deberán buscar en otro lado. Entonces, ¿qué es un sistema telefónico en la nube?
La historia de los sistemas telefónicos empresariales
La disminución en el uso de teléfonos fijos no es la razón principal de la popularidad de los sistemas de telefonía en la nube. Estos sistemas modernos ofrecen una increíble variedad de características a menor coste que una red telefónica privada (PBX) típico de una empresa. Pero antes de sumergirnos en los detalles, echemos un vistazo más de cerca a un sistema telefónico en la nube y sus características.
Los sistemas telefónicos comerciales han existido por un tiempo y son anteriores a Internet. La mayoría de las empresas utilizaron una caja PBX para conectar a varios empleados a la vez con solo unos pocos números. Sin una PBX, las empresas tendrían que comprar un número por cada empleado que necesite y use un teléfono.
A medida que VoIP se hizo popular, las compañías comenzaron a reemplazar los sistemas PBX de generaciones anteriores con sistemas digitales habilitados para VoIP. Sin embargo, aún tenían que comprar y operar el sistema telefónico. Los costes de ejecutar su propio sistema telefónico se suman rápidamente, desde la compra de equipos, mantenimiento, seguridad y la funciones de configuración personalizadas.
En este punto, los proveedores de servicios lanzaron sistemas de telefonía en la nube para las empresas. Estos proveedores hacen todo el trabajo pesado, es decir, son dueños y mantienen los sistemas y brindan servicios telefónicos a las empresas a través de Internet. Este modelo ahorra muchos dolores de cabeza para las empresas, como tener que proteger los teléfonos y solucionar problemas cuando suceden.
¿Qué es un sistema telefónico en la nube?
Un sistema telefónico en la nube es un sistema telefónico empresarial basado en VoIP alojado por un proveedor externo. El proveedor ofrece servicios telefónicos a través de Internet a los clientes. Estos servicios en la nube se caracterizan por bajos costes, una amplia gama de características e integración con otras herramientas empresariales, como el software CRM.
Al principio, las empresas dudaron en usar sistemas telefónicos en la nube, ya que no ofrecían voz de alta calidad y no eran tan fiables como los teléfonos fijos. Los primeros en adoptarlo lo hicieron principalmente debido a problemas de costes, ya que los servicios de telefonía en la nube cuestan mucho menos que los sistemas PBX tradicionales. Pero los proveedores han mejorado la calidad, la fiabilidad y el conjunto de características disponibles a lo largo de los años. Ahora, los servicios de telefonía en la nube son los sistemas de nivel empresarial más populares disponibles en el mercado.
Beneficios de usar un servicio telefónico en la nube
Bajo coste
Un servicio de telefonía en la nube es sin duda mucho más costoso que el sistema PBX en las instalaciones equivalente. Con un sistema de VoIP en la nube, las empresas ahorran en múltiples frentes, incluyendo:
Inversión inicial
¿Por qué comprar hardware y software para teléfonos que debe mantener y actualizar cada pocos años? Los costes iniciales de configuración por sí solos a menudo llegan a miles de euros, dejando estos sistemas fuera del alcance de las pequeñas empresas. En contraste, los servicios de VoIP en la nube te permiten comenzar con un solo número o una docena dependiendo de las necesidades del negocio.
Facturas mensuales
Todo el mundo sabe que no hay nada gratis, pero con un sistema telefónico en la nube, tus llamadas internas son totalmente gratuitas. Cualquier llamada realizada por un empleado a otro, sin importar dónde se encuentre, viaja a través de la red de datos de la compañía o de Internet público. Para que tu empresa no tenga que pagar por estas llamadas. Además, las llamadas internacionales también son más baratas, ya que solo paga una parte de la llamada a medida que viaja a través de la PSTN.
Sin mantenimiento
Dado que no tiene ningún hardware, no hay necesidad de preocuparse por fallos en el equipo, deterioro o mantenimiento regular. No tienes que renovar las licencias de software ni contratar expertos adicionales para administrar el sistema telefónico.
Los dueños de negocios pueden administrar la configuración y cambiarla a través de un tablero en línea. Estos ahorros de costes continuos se acumulan rápidamente a lo largo de los años, por lo que cambiar a un servicio de VoIP en la nube ahora es una buena decisión financiera.
Seguridad
Algunas personas piensan que los sistemas VoIP, especialmente los alojados en la nube, no son lo suficientemente seguros para las empresas. La realidad es que la seguridad depende de muchos factores. Cuando está configurado correctamente, un servicio de VoIP en la nube puede ser el sistema de comunicación más seguro dentro de una organización. Pero unos pocos errores simples pueden hacer que las empresas pierdan datos o dinero debido al fraude.
Muchas pequeñas y medianas empresas no tienen acceso a la experiencia de TI necesaria para configurar y mantener un sistema telefónico seguro. Por lo tanto, usar un sistema telefónico en la nube es una opción mucho mejor ya que los proveedores son responsables de la seguridad. Mientras asegures tu red interna correctamente, tu sistema telefónico en la nube no será el eslabón más débil de tu cadena de seguridad.
Funciones digitales avanzadas
Una de las mayores ventajas, cuando actualizas a sistemas digitales, es que obtienes acceso a funciones avanzadas que simplemente no eran posibles con equipos más antiguos. Dado que VoIP se basa en protocolos basados en Internet (en contraste directo con los protocolos de telefonía), obtienes un sistema de comunicación moderno que es sofisticado y extensible.
El buzón de voz es un buen ejemplo de este fenómeno. El buzón de voz visual permite a los usuarios recibir mensajes en su bandeja de entrada de correo electrónico o dispositivo móvil. Los mensajes se transcriben automáticamente en texto y el mensaje original también está disponible para escuchar. Permite a los empleados acceder al correo de voz desde cualquier lugar. También pueden anotar detalles importantes o llamar a los clientes sin demoras.
El correo de voz visual es solo una de las muchas funciones disponibles con VoIP. Desde el fax digital hasta el timbre de múltiples dispositivos, puede hacer que el sistema telefónico funcione para las necesidades de tu negocio en lugar de al revés.
Integraciones
Uno de los mayores problemas con los sistemas de comunicaciones analógicas es que los datos están encerrados en silos. No puedes simplemente mover datos de un sistema a otro o hacer que sean fácilmente accesibles en otro contexto. Por ejemplo, una empresa puede usar el software CRM para gestionar las interacciones con los clientes. Pero cuando los vendedores necesitan contactar a un cliente, tienen que cambiar a otra aplicación o dispositivo para hacer la llamada real.
VoIP minimiza esos momentos perdidos. Con la integración adecuada, tus empleados pueden llamar a los clientes desde la aplicación CRM. Además, los detalles de la llamada (marcas de tiempo, duración, fechas, etc.) se reflejan con el registro del cliente apropiado automáticamente. Incluso si ahorras solo 3 minutos de trabajo extra con cada llamada, imagínate los beneficios si tus equipos realizan cientos de llamadas durante la semana.
Elegir el servicio telefónico en la nube adecuado
Después de aprender sobre los sistemas telefónicos en la nube, puedes estar listo para dar el paso. Pero, ¿cómo seleccionas el proveedor de servicios adecuado? Una búsqueda rápida en línea te dará miles de resultados con características y precios casi idénticos. ¿Qué hace que un servicio sea mejor que los demás o son todos iguales?
Lo primero que debes recordar es que no existe un servicio único que funcione para todas las empresas. Algunos proveedores se especializan en pequeñas empresas, mientras que otros se centran en una determinada industria (por ejemplo, atención médica). La industria de VoIP ha madurado bastante donde la mayoría de los servicios ofrecen un estándar mínimo de calidad y características.
Sin embargo, la clave está en seleccionar el proveedor adecuado para tu negocio. Recuerda los siguientes factores cuando elijas comprar un sistema telefónico en la nube:
Facilidad de uso
Cualquier sistema telefónico que compres debe ser fácil de usar. El sistema más avanzado del mundo no ayudará si tus empleados no pueden usarlo de manera efectiva. Un sistema telefónico en la nube es completamente virtual, por lo que accederá a todas las funciones a través de paneles online. Asegúrate de que el servicio te permita realizar cambios en cualquier momento que lo necesites. También debería ser fácil e intuitivo de usar.
Balance de costes y características
La mayoría de las compañías consideran el coste de un nuevo sistema desde el principio. Pero ten en cuenta que ni el sistema menos costoso será el más adecuado para tu negocio. Ten cuidado de pagar por la calidad y las características que necesitas. Al mismo tiempo, evita la trampa de pagar por cosas que puedas necesitar “algún día”. VoIP te permite comprar recursos cuando los necesites, por lo que no es necesario pagar por adelantado los extras.
Soporte de servicio
El soporte técnico y al cliente no recibe mucha atención hasta que algo sale mal. Al igual que con cualquier tecnología, tus teléfonos pueden dejar de funcionar o desarrollar otros problemas con el tiempo. Necesitas un proveedor que se comunique contigo y trabajes para resolver los problemas lo antes posible.
Comprueba que puedes acceder a su soporte a través de múltiples canales (incluidos correo electrónico, chat, redes sociales y voz). ¿Cuál es su tiempo de respuesta si algo sale mal? ¿Con qué rapidez hacen que los teléfonos vuelvan a funcionar? Observa si el proveedor ofrece un SLA (acuerdo de nivel de servicio) que cubre sus responsabilidades y opciones de compensación.
¿Entonces, a qué esperas? ¡Regístrate para una prueba gratuita de 30 días y actualiza tu sistema de comunicación a la nube!
