Los números de marcación interna directa, o DID para abreviar, existen desde hace mucho tiempo. La mayoría de las empresas utilizan DID para su sistema telefónico, ya que les permite a los clientes comunicarse directamente con una persona o departamento en concreto. La marcación interna directa no es nueva, pero se vuelve más flexible cuando se usa en servicios telefónicos VoIP modernos.
¿Qué son los DID’s?
La marcación interna directa permite a una empresa configurar un bloque de números virtuales que pueden omitir la línea principal de recepción. Un número DID se conecta a una sola extensión de teléfono o un grupo. Puedes configurar DID para tus empleados, equipos o departamentos específicos. Si alguien te da un número para comunicarse con ellos “directamente” en la oficina, lo más probable es que sea un número DID.
Desde la perspectiva de la persona que llama, los DID se ven y funcionan como cualquier otro número de teléfono. Sin embargo, realmente funciona como un atajo a una línea telefónica en particular.
La evolución de los números DID
Pero, ¿por qué las empresas necesitan en cualquier caso números DID? ¿Por qué no asignar un número de teléfono a cada empleado del personal? La razón es bastante simple. Comprar y usar un número de teléfono exclusivo para cada persona se vuelve caro con bastante rapidez. En un sistema telefónico tradicional, puede significar miles de empleados y cientos de líneas troncales.
No solo es costoso de mantener, sino que también es un desperdicio. Incluso si tienes miles de trabajadores, no todas las personas usan su teléfono al mismo tiempo. De hecho, cada línea telefónica permanece inactiva y sin uso la mayor parte del tiempo. Una centralita privada o PBX permite a una organización distribuir algunas líneas físicas entre todo el personal. Mejora la utilización de la línea y es mucho menos costoso.
Un PBX resuelve el problema de necesitar varias líneas, pero ahora las personas que llaman deben ser enrutadas a su destino por una recepcionista u otro sistema automatizado como un directorio telefónico. ¿Qué pasa si un cliente desea comunicarse con una persona en concreto directamente? Ahí es donde entran los números DID.
La mayoría de las empresas medianas y grandes utilizan DID, menús telefónicos y sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR) según su necesidad. Todas estas funciones tienen un propósito principal: enviar a las personas que llaman al destino correcto lo más rápido posible. El que utilices depende de la situación o incluso del tipo de llamada.
DID para VoIP y SIP Trunks
Los DID evolucionaron en la línea fija tradicional y la PSTN, pero también continúan siendo una característica necesaria en los sistemas VoIP. VoIP es el sistema telefónico más utilizado en 2021, independientemente de si la empresa utiliza servicios de enlace SIP Trunk o alojados. Gracias a los troncales SIP, las empresas pueden añadir tantas líneas como necesiten solo cuando las necesiten. No hay necesidad de comprar líneas adicionales, por lo que no hay que esperar a que un técnico e instale cableado nuevo.
En consecuencia, los números DID también se vuelven más flexibles y poderosos. Un número DID puede conectarse a un teléfono de escritorio, una aplicación en un dispositivo móvil o incluso una máquina de fax. Desde la perspectiva del cliente, nada cambia. Muy a menudo, no tienen ni idea de que el número DID es diferente de un número de teléfono típico. Combina DID con desvío de llamadas y otras potentes funciones de VoIP para mejorar la experiencia de todas las personas que llaman.
Cómo obtener un número DID
Aunque puedes obtener sus números DID y servicio telefónico de diferentes proveedores, generalmente es más rentable obtener todo de una sola fuente. La diferencia para cada número puede no ser mucha, pero cuando compras cientos de números, la suma crece rápidamente.
Entonces, si tu empresa administra tu sistema utilizando troncales SIP, puedes obtener números DID del mismo proveedor. Es similar si la empresa utiliza servicios de VoIP alojados, tu proveedor puede asignar números DID cuando los necesites.
Por lo general, los DID no tienen tarifas continuas. Los proveedores te cobran al comprar números nuevos, pero generalmente no hay cargos adicionales. Sin embargo, siempre puedes eliminar los números que no usas. Cuando los empleados abandonan la empresa o se trasladan a una ubicación diferente, puedes reasignarlos según sea necesario.
Administrar números DID
Administrar números DID, sin importar cuántos tengas, es tan simple como usar cualquier otra función en tu sistema VoIP. Puedes asignar números, añadir más cuando los necesites y eliminar los que ya no usas de tu panel de control. No es necesario esperar semanas para que un técnico instale el cableado o las líneas físicas. No necesitas comprometerte con un número mínimo preestablecido o esperar hasta que expire tu contrato actual para obtener números adicionales.
DID vs IVR vs árboles de teléfonos
Quizás te preguntes por qué las empresas necesitan DID si ya tienen opciones de IVR o un árbol telefónico con extensiones para empleados y departamentos. Según la situación, querrás utilizar una función u otra para mejorar la experiencia de la persona que llama.
A veces, el IVR es la mejor opción para reducir los tiempos de respuesta o minimizar el tiempo que un cliente está en espera. En otras ocasiones, quieres que las personas que llaman puedan comunicarse con la persona adecuada sin pasar por el IVR o sin tener que marcar un número de extensión.
Considera las siguientes situaciones:
- Tienes un equipo de soporte técnico dedicado para ayudar a los clientes con problemas en los productos. Un IVR puede ser la mejor opción para que las personas que llaman con consultas simples puedan obtener respuestas rápidamente. Otras personas con problemas más serios pueden hablar con un representante para buscar soluciones.
- Los gerentes y vendedores obtienen números DID específicos para que los clientes puedan comunicarse con ellos directamente. Reduce los tiempos de espera de los clientes, ya que no tienen que pasar por las principales líneas de recepción. Es mucho más sencillo para las personas que llaman marcar un número que tener que buscarlos por nombre / departamento, etc.
- Las empresas aún pueden ofrecer la opción de marcar por extensión si la persona que llama no tiene el número DID de la persona con la que quieren hablar. O tal vez un cliente quiera hablar con alguien del departamento de cuentas y no con una persona específica. En tales situaciones, un directorio telefónico con la opción de marcar una extensión resulta útil.
Entonces, realmente la pregunta no es si los DID son mejores que las funciones de IVR o si se debe usar la marcación de extensión. Se trata de utilizar la función adecuada según las circunstancias.
Beneficios de los DID para las empresas
Los DID son perfectos para empresas de cualquier tamaño, ya tenga 2 empleados o 2000 en varios países. Algunos de los beneficios de usar DID incluyen:
Con los números DID, puedes minimizar la cantidad de ‘troncales’ que necesitas y aún proporcionar números de teléfono para todos los empleados que los necesiten. También puedes reenviar llamadas a diferentes equipos en varias oficinas como si estuvieran trabajando en la misma ubicación. Lo mejor es que puedes hacer esto sin incurrir en cargos por llamadas de larga distancia.
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Mejor experiencia de la persona que llama
Su objetivo es tener una conversación personalizada con la persona adecuada sin quedar en espera, tener que dejar un mensaje de voz o ser transferido varias veces. Los números DID permiten a las personas que llaman comunicarse con alguien directamente, no hay necesidad de esperar a una recepcionista o escuchar una lista interminable de opciones. De hecho, muchas empresas han eliminado la necesidad de un recepcionista gracias a las funciones automatizadas integradas en los sistemas VoIP modernos.
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Números de teléfono locales
La mayoría de los clientes prefieren llamar a un número local, incluso cuando saben que la empresa es una gran corporación multinacional. Una empresa puede obtener DID con códigos de área local, lo que facilita que las personas que llaman recuerden y marquen números.
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Mejorar la comunicación del equipo
Los equipos pueden combinar mensajes de texto, llamadas de voz, videollamadas, conferencias telefónicas y correo electrónico para mejorar la comunicación del equipo. Las extensiones dedicadas facilitan la comunicación con compañeros, incluso si se encuentran en un país diferente.
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Desvío y enrutamiento de llamadas
Con empleados y oficinas en múltiples ubicaciones, la administración y el enrutamiento de llamadas se vuelven cruciales. Capacita a los empleados con las herramientas adecuadas para que puedan responder llamadas en un dispositivo móvil, en su portátil o en un teléfono de escritorio. Puedes lograr todo esto y la persona que llama no tiene que saber que nada es diferente. Todo lo que saben es que pueden comunicarse con la persona la primera vez.
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Combinar múltiples zonas horarias
¿Tienes equipos de soporte o representantes de servicio trabajando en diferentes zonas horarias? O tal vez ofreces un horario de soporte extendido para clientes específicos. Cuando combinas los DID y el desvío automático de llamadas, puedes configurar las llamadas para que suenen en la ubicación correcta según la hora del día.
La marcación interna directa por sí sola es una característica fantástica. Pero cuando lo combinas con IVR, correo electrónico, texto y fax, le ofreces un sistema de comunicación robusto que es flexible pero poderoso.
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Seguimiento de campañas de marketing / ventas
Los DID pueden ser útiles para realizar un seguimiento de las campañas de marketing o ventas. Supón que estás ejecutando 2 campañas diferentes en áreas vecinas. Asigna números DID separados a cada campaña y realiza un seguimiento de las llamadas entrantes. Esto te permitirá probar qué campaña es mejor antes de lanzarla en otros mercados. Del mismo modo, puedes realizar un seguimiento del ROI en diferentes campañas publicitarias con números DID.
Si estás interesado en saber más sobre las marcaciones internas directas (DID`s), o cualquier otra función de VoIP, contacta con nosotros.
