A primera vista, el fax puede parecer una práctica empresarial pasada de moda, pero muchas organizaciones dependen de él o, al menos, lo utilizan de vez en cuando para enviar documentos.
Aunque gran parte de la comunicación comercial habitualmente se realiza por teléfono o correo electrónico, a veces todavía es necesario enviar documentos por fax, ya sea para el cumplimiento de la normativa o porque otros medios no son adecuados.
Lo que nos lleva a la pregunta que se hace la mayoría de las organizaciones empresariales cuando cambian a VoIP (o cuando están considerando cambiarse a VoIP): “¿Puedo enviar un fax con mi servicio de VoIP?”
Lamentablemente, la respuesta no es un simple sí o no, ya que si el envío de fax funciona o no depende de varios factores.
Al igual que hay varias formas de realizar una llamada VoIP (desde un ordenador, un smartphone, auriculares IP, etc.), hay muchas maneras de enviar un fax, incluso después de adoptar un sistema VoIP comercial.
Contrata un teléfono fijo exclusivamente para enviar faxes
Esta alternativa funciona muy bien para las organizaciones que no dependen de los faxes para la mayoría de sus flujos de trabajo.
Tal vez necesiten enviar por fax solo un par de documentos cada seis meses aproximadamente a un proveedor en particular o no utilizar los faxes más de un par de veces al año. Por ello, una buena opción es contratar un teléfono fijo tradicional y dedicarlo exclusivamente a enviar faxes.
Sin embargo, las empresas deben pensar mucho antes de decidirse por esta opción, ya que se perderán muchas características avanzadas que pueden habilitarse implementando el verdadero fax digital.
Utiliza aparatos de fax analógicos con adaptador
Al igual que es posible utilizar teléfonos de mesa normales con un adaptador para llamadas VoIP, también es posible enviar faxes con un aparato de fax normal mediante una pasarela VoIP y un adaptador de telefonía analógica (ATA).
Estos adaptadores utilizan el protocolo T38 que permite que los faxes viajen a través de la línea VoIP. Esta opción generalmente se usa como un recurso provisional antes de que la empresa migre a un fax basado en ordenador, ya que, tarde o temprano, los aparatos de fax analógicos deberán actualizarse o reemplazarse.
El requisito más importante antes de usar el fax a través de IP es asegurarse de que la línea utilice códecs de audio que no comprimen los datos. Por lo general, esto significa que el códec G711 ofrece voz de alta calidad, pero utiliza más ancho de banda. En general, muchas compañías ofrecen el códec G729 que utiliza la compresión para reducir la sobrecarga de ancho de banda.
Aunque la compresión de audio funcione perfectamente bien para las llamadas de voz normales, no ofrece fiabilidad en los faxes. A veces, los proveedores proporcionan una configuración en el panel de control online que cambia entre los modos comprimido / no comprimido. Si no, el proveedor puede tener que habilitarlo.
Cambiar a un fax basado en un ordenador o FoIP
Esta es probablemente la mejor opción para la mayoría de las organizaciones a largo plazo, ya que VoIP está aquí para quedarse. Bastantes proveedores de VoIP, como VoIPstudio, han integrado el protocolo T38 en sus servicios y ofrecen una pasarela de fax a través de la cual se pueden enviar y recibir faxes mediante un ordenador.
Dependiendo del plan de suscripción, los faxes pueden o no estar incluidos. Es posible que las organizaciones que dependen en gran medida del fax deseen comprar un plan que incluya el envío de fax por defecto, mientras que las que lo usan solo ocasionalmente puedan agregarlo como una característica adicional cuando sea necesario.
Ventajas de FoIP o Fax sobre IP
Los servicios como VoIPStudio que ofrecen pasarelas de fax integran el envío de faxes en el resto de la red VoIP. Esto significa que los faxes entrantes y salientes se pueden manipular de varias formas que no eran posibles en un entorno puramente analógico.
Una de las mayores ventajas es que los faxes pueden enviarse buscando el archivo e ingresando el número de teléfono al que deben enviarse. No hay necesidad de máquinas de papel o fax.
Esto funciona en la otra dirección también. Los faxes entrantes se pueden convertir fácilmente en correos electrónicos que se envían directamente a una bandeja de entrada particular: bandeja de entrada de un solo usuario, bandeja de entrada del equipo o incluso varias direcciones simultáneamente.
El envío de faxes a través de IP puede aprovechar la oportunidad de expandirse en los mundos electrónico y físico al mismo tiempo. Los usuarios pueden ver fácilmente un historial de sus faxes más recientes, reenviarlos y los administradores pueden exportar fácilmente los registros para su análisis y almacenamiento a largo plazo.
En general, enviar y recibir faxes IP es más barato que enviar faxes a través de redes PSTN y, a veces, puede ser gratuito. Además, es más probable que los documentos sean de mejor calidad, ya que son digitales hasta que se imprimen en algún momento.
La compañía puede deshacerse fácilmente de las máquinas de fax, ya que los faxes pueden imprimirse en cualquier impresora común conectada a un ordenador. Reducirá la cantidad de máquinas que se deben mantener, reparar o actualizar de vez en cuando.
Las organizaciones también pueden controlar mejor quién puede enviar y recibir mensajes de fax, la cantidad de faxes que se envían, la lista negra o bloquear ciertos números.
Dado que los faxes se pueden enviar directamente desde un ordenador, no es necesario que los empleados pierdan tiempo en ir al fax, que puede estar ubicado en una oficina o piso diferente.
Fax alojado sobre IP
VoIPStudio ofrece una pasarela de fax integrada que permite a una organización beneficiarse de las ventajas de usar faxes sin tener que invertir sustancialmente en hardware y software.
Estos beneficios no deben ser subestimados, puesto que el fax alojado a través de IP ofrece muchas de las ventajas que se obtienen al cambiar a los servicios VoIP alojados. Las empresas no deben preocuparse por la compra de hardware, de su mantenimiento y de su actualización periódicamente.
Los administradores podrán utilizar controles adicionales como el historial de fax, cuotas mensuales de fax o filtros, etc.
Las corporaciones más grandes pueden beneficiarse al adaptar el software de fax para que se ajuste a sus propias necesidades únicas. Por otro lado, las empresas más pequeñas que solo envían faxes ocasionales pueden confiar en el proveedor para que ofrezca soporte. En ambas situaciones, la empresa termina ahorrando mucho dinero en el cambio a fax a través de IP.
