Lectura en 5 minutos | 17/12/2021

¿Se pueden enviar mensajes de texto a números VoIP?

VoIP phone service background
VoIP empresarial

Imagínate la vida sin enviar mensajes de texto en el mundo moderno. La mayoría de las personas prefieren los mensajes de texto en lugar de las llamadas para obtener respuestas rápidas, reconocimiento instantáneo y no molestar innecesariamente al destinatario. Sin embargo, enviar mensajes de texto no se limita a las relaciones personales.

Muchos consumidores prefieren comunicarse con las empresas a través de mensajes de texto. Comprarán a empresas que faciliten al máximo hacerlo. Tus clientes no van a esperar hasta que vuelvas a la oficina y respondas a sus consultas. Si tu empresa no responde, se irán a otra parte.

El valor de usar mensajes de texto para empresas

¿Sabías que la mayoría de los correos electrónicos y mensajes de voz no se abren? En otras palabras, la mayoría de tus clientes nunca ven sus mensajes. Los textos, sin embargo, se abren aproximadamente el 99% de las veces. Y la gente también responde muy rápido: el tiempo medio de respuesta es de 90 segundos. En la misma línea, alrededor del 89% de los consumidores dicen que prefieren enviar mensajes de texto a una empresa y prefieren recibir un mensaje de texto que llamadas de las empresas.

El valor de los mensajes de texto en las empresas

¿Por qué enviar mensajes de texto es el método preferido de comunicación en la actualidad? La respuesta es bastante simple: los textos son visibles, destacan en un smartphone, que es lo que la mayoría de la gente usa para comunicarse. Tus clientes reciben muchos más correos electrónicos en su bandeja de entrada que mensajes de texto. Es más probable que activen las notificaciones de mensajes de texto y las desactiven para los correos electrónicos. Además, también ayuda que los textos no tengan que pasar los filtros.

Qué son los mensajes de texto VoIP 

Ahora sabe que enviar mensajes de texto es fundamental para tu empresa. Pero ya has invertido en un sistema telefónico VoIP que maneja todas tus comunicaciones de voz sin problemas. ¿Puedes enviar mensajes de texto a números de VoIP desde tu sistema? ¿Tus clientes pueden enviar mensajes de texto a tu número de VoIP? La respuesta a ambas preguntas es sí.

Así como VoIP te permite hacer llamadas a través de Internet a cualquier teléfono fijo, móvil o VoIP, puedes hacer lo mismo con los mensajes de texto. Los mensajes de texto VoIP utilizan un número virtual para enviar y recibir mensajes de texto. No necesitas un teléfono móvil o un plan telefónico tradicional para enviar mensajes de texto a VoIP. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet y una aplicación de VoIP que admita mensajes SMS y MMS.

Con los mensajes de texto VoIP, puedes comunicarte con los miembros del equipo y los clientes desde cualquier lugar. No necesitas un teléfono móvil solo para enviar mensajes de texto o incluso un plan telefónico. Básicamente, puedes usar VoIP tanto para llamadas comerciales como para mensajes de texto usando el mismo número.

Habilita la mensajería de texto a VoIP en tu empresa

Hay dos formas de habilitar los mensajes de texto VoIP para tu empresa:

1. Usa tu número VoIP actual añadiendo un plan de mensajería de texto

Varios de los proveedores de VoIP (no todos) ofrecen la función de envío de mensajes de texto a sus clientes. Algunos pueden tener limitaciones específicas, como no enviar mensajes de texto a números gratuitos. O pueden requerir añadir un plan de mensajería premium. De manera similar a los planes de llamadas, puedes elegir entre mensajería ilimitada y planes de pago por uso para mensajes de texto.

Antes de buscar un proveedor externo, consulta con tu proveedor de servicios de voz actual para ver si los mensajes de texto VoIP son una opción.

2. Añade mensajes de texto VoIP con un nuevo número y servicio

Hay muchos proveedores que ofrecen planes de mensajes de texto VoIP independientes que vienen con un número. Es una buena opción para las empresas que aún no tienen un número de VoIP y quieren uno para mensajes de texto de VoIP. La mayoría de los proveedores también permitirán enviar mensajes de texto en tu número de teléfono actual si quieres utilizar el mismo número que ya tienes.

Cómo funcionan los SMS en VoIP

En el fondo, los mensajes de texto VoIP funcionan de la misma manera que hacer llamadas VoIP. Debes suscribirte a un plan de texto de VoIP y descargar la aplicación en cualquier dispositivo conectado a Internet. Luego, puedes enviar y recibir mensajes de texto como lo harías con un plan de servicio normal. Nadie tiene que saber que estás usando otra cosa que no sea un teléfono móvil para enviar mensajes de texto. La conexión a Internet en el dispositivo específico reemplazará la necesidad del servicio de telefonía móvil.

Desde el punto de vista del destinatario, no sabrán que tu equipo no está usando un teléfono celular. Tus empleados pueden compartir números de VoIP para que varias personas puedan enviar mensajes de texto a los clientes. El uso de la aplicación para mensajes de texto VoIP también mantiene separados los textos personales y comerciales. De este modo, tus empleados no tendrán que preocuparse de que los clientes reciban mensajes de texto destinados a sus amigos.

¿Cómo funciona VoIP SMS?

Mensajes de texto VoIP vs mensajes de texto tradicionales 

¿En qué se diferencia el envío de mensajes de texto VoIP del uso de un teléfono móvil tradicional para enviar mensajes de texto? La mensajería de texto a VoIP ofrece muchas ventajas, que incluyen:

Costes reducidos

Si ya has invertido en una plataforma de voz basada en VoIP, sabes que cambiar a llamadas VoIP le ahorra mucho dinero. Lo mismo ocurre con los mensajes de texto VoIP. Si bien pagarás los planes de mensajes de texto de VoIP, es probable que sea más económico que un plan de servicio de un operador de red tradicional.

Teniendo en cuenta el volumen de mensajes de texto que tu empresa enviará a diario, el ahorro se notará. Si necesitas enviar mensajes de texto a nivel internacional, los mensajes de texto VoIP son aún más rentables. 

Automatización

Otro beneficio enorme y a menudo subestimado es la capacidad de automatizar textos. Puedes programar mensajes, personalizarlos e incluso personalizar las respuestas en función de desencadenantes específicos. La automatización te permite enviar mensajes de texto para promociones, ofertas especiales, reseñas de clientes, recordatorios de reuniones y mucho más sin tener que empezar desde cero cada vez. En lugar de necesitar varios empleados para enviar mensajes masivos, puedes implementarlos en otro lugar.

Números de teléfono compartidos

La mayoría de las empresas tienen un número de teléfono exclusivo para recibir asistencia al cliente o llamadas de asistencia técnica. Es posible que tengas un pequeño equipo que responda las preguntas de los clientes, pero todas las llamadas entrantes van a una sola cola. Puedes hacer lo mismo con los mensajes de texto VoIP.

Supón que configuras una línea dedicada para tu servicio al cliente o equipos de ventas. Dependiendo del volumen de mensajes de texto, querrás que más de una persona controle los mensajes de texto entrantes y responda a los clientes.

Los mensajes de texto VoIP permiten que varios miembros del equipo accedan a un panel común donde pueden ver todos los mensajes entrantes. Los usuarios también pueden ver cuando alguien más está escribiendo para que no termine enviando varios mensajes a la misma persona.

Número de teléfono compartido por varios usuarios

Enviar mensajes de texto a gran escala

Los mensajes de texto suelen ser limitados cuando se trata de llegar a cientos de clientes. Es una interacción uno a uno. Si bien puedes enviar un mensaje grupal, a menudo estás limitado en cuanto al tamaño de los grupos. Otro inconveniente de la mensajería grupal es que todos en el grupo pueden ver a otros destinatarios, lo que no es ideal en un contexto empresarial.

Los mensajes de texto VoIP te permiten enviar mensajes de texto a gran escala. Puedes enviar mensajes a miles de clientes a la vez. Incluso puedes segmentar tu audiencia y enviar mensajes personalizados según los factores que especifiques.

Gestión de mensajes online

Quizás la mejor característica de los mensajes de texto VoIP es la capacidad de administrar tus mensajes de texto online. Los usuarios pueden ver y administrar todos sus mensajes de texto desde un panel conveniente, tal como lo hacen con las llamadas. Envía mensajes de texto desde un teléfono de escritorio, mira las respuestas en un portátil y programa mensajes de texto desde tu dispositivo móvil. Es mucho más conveniente que tener que buscar un teléfono móvil cada vez que necesitas enviar un mensaje a alguien.

panel de escritorio para mensajes de texto

Mensajes de texto VoIP: funciones para ayudar a las empresas

Respuestas predefinidas

Las respuestas predefinidas, etiquetadas de manera diferente según el proveedor, permiten a los usuarios ahorrar tiempo al responder a los mensajes de texto. Puedes crear una biblioteca de respuestas de la que los usuarios pueden seleccionar una al responder a los mensajes de texto de los clientes. Incluso puedes crear respuestas personalizadas que autocompleten el nombre / número o que activen ciertas acciones basadas en las palabras clave.

Buzón de voz a texto

Un buen número de sistemas VoIP reenviarán los mensajes de voz a la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Puedes leer una transcripción del correo de voz original sin tener que escuchar el mensaje completo. Esta función permite a los usuarios responder a los mensajes de voz más rápido, especialmente si se encuentran en un entorno ruidoso.

Después de habilitar los mensajes de texto VoIP, puedes reenviar los mensajes de voz entrantes a tu bandeja de entrada de mensajes de texto. Para los empleados que viajan con frecuencia, enviar mensajes de texto puede ser una forma más fiable y rápida de responder al buzón de voz y asegurarse de que ningún mensaje se pierda.

Plantillas personalizadas

Suponga que envía con frecuencia mensajes solicitando reseñas después de una interacción con el cliente. El mensaje de texto contiene un enlace a su sitio web y una breve nota para el cliente. Es un formato estándar cada vez. ¿Por qué sus empleados deberían escribir el mismo mensaje cada vez? Puede utilizar plantillas personalizadas para enviar mensajes de texto rápidamente. No solo lo hace al mismo tiempo (cuando envía miles de mensajes de texto), sino que también garantiza la precisión, para que los usuarios no envíen accidentalmente el enlace incorrecto a los clientes.

Planificación

Apreciarás la posibilidad de programar mensajes de texto con días, semanas o incluso meses de antelación con los mensajes de texto VoIP. Significa que puedes planificar campañas publicitarias y otros proyectos con anticipación, asegurándote de no perder los plazos. Puedes automatizar este proceso y establecer una fecha y hora específicas para enviar los mensajes de texto, alineándolos con días festivos u otras ocasiones especiales.

Cómo puede tu empresa utilizar los mensajes de texto VoIP

Hay muchas formas en las que puede utilizar los mensajes de texto VoIP con fines comerciales. Enviar mensajes de texto a través de VoIP es tan rápido y fácil que buscará formas de usarlo en todas partes. Dado que la mayoría de los consumidores prefieren enviar mensajes de texto a cualquier otra forma de comunicación, los mensajes de texto VoIP ofrecen las mejores tasas de apertura, tasas de respuesta y mejora la satisfacción del cliente.

Los mensajes de texto no son solo para uso externo, como comunicarte con tus clientes. Puedes usarlo internamente entre equipos y ayudar a los empleados a comunicarse con sus compañeros en diferentes zonas horarias. Es especialmente útil si tienes oficinas repartidas por todo el mundo.

Ventas

Los mensajes de texto VoIP pueden ser útiles de dos maneras:

1. Ayuda a tu equipo de ventas a ahorrar tiempo

Utiliza mensajes de texto para enviar enlaces de calendario, lo que permite a los destinatarios elegir la hora que mejor se adapte a sus necesidades. Una vez confirmada la reunión, programa el envío de recordatorios 15 minutos o una hora antes. También puedes enviar textos de seguimiento con información importante como notas, detalles del contrato y otros enlaces. Dado que puedes automatizar la mayoría de estos textos, tus vendedores no pierden el tiempo.

2. Contactar y convertir clientes potenciales

Comunícate con posibles clientes potenciales a través de mensajes de texto para mejorar las tasas de apertura y respuesta. Supón que tienes una página donde los clientes pueden solicitar un presupuesto. En lugar de simplemente enviarlo por correo electrónico (donde se pierde en la bandeja de entrada de alguien), envíale además un mensaje de texto. También puedes hacer un seguimiento de un email con mensajes de texto, especialmente cuando te diriges a una reunión para recibir mensajes de ida y vuelta más rápidos.

Servicio al Cliente

Las empresas pueden mejorar tu experiencia de atención al cliente al incluir mensajes de texto VoIP en su conjunto de herramientas. El uso de un enfoque multicanal permite a tus clientes utilizar la opción que se adapte a sus necesidades en ese momento.

  • Anima a los clientes a enviar mensajes de texto a tu equipo de soporte técnico incluyendo un enlace en tu sitio web y otros materiales de marketing.
  • Asegúrate de responder a las consultas de los clientes por mensaje de texto lo antes posible. Los consumidores esperan que los SMS sean más rápidos que el correo electrónico o una llamada. Por tanto, las empresas deben estar a la altura de esas expectativas.
  • Si tus clientes traen sus productos para servicio de mantenimiento, envía recordatorios de texto antes de su cita.
  • Con la opción de programar mensajes de texto, también puedes configurar estos recordatorios cuando el cliente realiza una compra por primera vez. Pasado un año, puedes enviar un recordatorio para programar una cita para servicio / mantenimiento.
  • Si tienes videos útiles y otro contenido en tus páginas de soporte, pero nadie los mira, envía un mensaje de texto con un par de enlaces a los clientes. Los clientes aprecian mucho los videos breves y enfocados en características particulares en lugar de los ‘tutoriales’ de una hora.
  • Las reseñas de los clientes son más poderosas cuando incluyen fotos o videos. Anima a los clientes a subirlos enviando un mensaje de texto con un enlace directo a la página. Dado que las fotos y los videos ya están en su teléfono, es más probable que sigan adelante.

Como puedes ver, puedes ser creativo al utilizar los mensajes de texto VoIP para mejorar la experiencia de servicio al cliente. Dependiendo de la industria y la demografía de su audiencia, puedes usar los mensajes de texto para convertirte en una empresa centrada en el cliente.

Contratación

En medio de una transición difícil al trabajo remoto, muchas empresas tienen dificultades para contratar y retener empleados. Los trabajadores están reconsiderando sus objetivos profesionales y exigen mejores condiciones laborales. Si quieres encontrar y conservar el mejor talento, debes actuar con rapidez y los mensajes de texto pueden ayudar a los representantes de recursos humanos durante todo el proceso de contratación.

La ventaja de los mensajes de texto VoIP es que tu equipo de reclutamiento puede enviar mensajes de texto a los candidatos sin tener que usar sus números personales. Si recibes preguntas o mensajes de posibles candidatos, los reclutadores pueden responder de inmediato. No es necesario esperar hasta que abra la oficina.

Al igual que con las reuniones de ventas, puedes enviar mensajes de texto a modo de recordatorios a los candidatos antes de las entrevistas. Si tu empresa, como casi todos los demás, realiza entrevistas online, proporciona un enlace para comenzar la entrevista o cambia la hora si es necesario.

Después de una entrevista prometedora, mantente en contacto con posibles contrataciones a través de mensajes de texto. Invítales a que te hagan preguntas o comentarios sobre el proceso de la entrevista. Esto te permite ajustar rápidamente el proceso de la entrevista. ¿Por qué esperar días o semanas cuando puedes recibir comentarios en minutos?

Incluso si un candidato no consigue el trabajo, mantente en contacto con los mejores talentos y envía mensajes de texto sobre oportunidades potenciales. Invítalos a seminarios, conferencias y otras oportunidades para establecer contactos. Nunca se sabe qué puesto deberás ocupar en el futuro.

Por supuesto, puedes hacer todo esto con una llamada o un correo electrónico, pero enviar mensajes de texto es rápido y es más probable que obtengas una respuesta de los candidatos. Se acabaron las llamadas perdidas, dejar mensajes de voz con la esperanza de obtener una respuesta o enviar docenas de correos electrónicos sin respuesta.

Compromiso de los empleados

Después de encontrar buenos talentos, tu próximo desafío es retenerlos. El compromiso de los empleados es una prioridad para las empresas, especialmente cuando los trabajadores no llegan a la oficina durante meses y meses. Si bien el trabajo a distancia ofrece algunos beneficios, una consecuencia muy real es que el personal puede sentirse desconectado de sus compañeros de trabajo. La formación de equipos se vuelve crucial cuando los miembros no pueden reunirse en un espacio físico.

En lugar de enviar inmensas newsletters por email, celebra los logros de los empleados con mensajes breves. Puedes segmentar tu audiencia por departamento o equipos para enviar información relevante al destinatario correcto. Utilice MMS de VoIP para enviar imágenes o videoclips cortos también.

Los equipos también pueden usar los mensajes de texto para organizar horas de café improvisadas los viernes o reunirse en línea para una hora feliz virtual. Puedes tener comidas de equipo antes de las vacaciones o enviar cestas de regalo a los trabajadores y disfrutarlos juntos virtualmente.

Otra forma de incorporar los mensajes de texto es utilizándolos para programar reuniones. A menudo, es mucho más rápido organizar una reunión ad-hoc por mensaje de texto que por correo electrónico. Para reuniones más largas, divide las sesiones y utiliza los textos para realizar encuestas divertidas o para solicitar opiniones. Puede ser una forma divertida de aliviar el estrés y el aburrimiento, especialmente cuando participan diferentes departamentos. Si bien la mayoría de las empresas se esfuerzan por evitar reuniones largas, a veces son inevitables. Utiliza los mensajes de texto VoIP para hacer que las reuniones sean divertidas.reunión de zoom

Programación y seguimiento de conferencias 

Muchas empresas organizan o participan en conferencias, seminarios y otras sesiones informativas de la industria. Una vez más, los mensajes de texto VoIP son una herramienta poderosa que puedes aprovechar para obtener respuestas rápidas e inmediatas de los participantes.

  1. Usa mensajes de texto para programar un evento, en concreto cuando quieras elegir una fecha y hora que funcione para todos los equipos / empresas participantes.
  2. Una vez que tengas todo organizado, envía actualizaciones por mensaje de texto para que todos estén en la misma página.
  3. Si necesitas hacer cambios, enviar mensajes de texto garantizará que todos tengan los detalles actualizados.
  4. También puedes invitar a recibir comentarios y pedirles a los participantes que compartan sus experiencias a través del texto. Recibe comentarios sobre lo que puedes hacer mejor antes de que se olvide el evento.

Los mensajes de texto VoIP te permiten enviar mensajes a muchas personas a la vez. Por lo tanto, no importa el tamaño de la conferencia o el número de participantes, puedes ampliar o reducir fácilmente según sea necesario.

Enviar actualizaciones masivas

A veces es necesario enviar actualizaciones masivas a diferentes grupos de personas. Estos mensajes no necesitan ser personalizados, simplemente ofrecen información a todos los miembros del grupo.

Para dar un ejemplo, supón que tu empresa está experimentando retrasos en el envío que afectan la cadena de suministro de tus productos. Puedes enviar un mensaje de texto masivo a todos tus proveedores, socios y clientes actuales informándoles del retraso.

También puedes usar mensajes de texto masivos en otras situaciones:

  • Informar a los clientes del último día para que hagan su pedido, para que los reciban a tiempo para las vacaciones.
  • Si el horario de tu tienda u oficina está cambiando (temporal o permanentemente), asegúrate de que todos lo sepan con un mensaje de texto.
  • ¿Lanzando un nuevo producto? Informa a los clientes con un texto promocional.
  • Informar a los socios, proveedores y clientes de cualquier cambio en tu línea de productos, ofertas de servicios o términos y condiciones actualizados.

Deberías habilitar los mensajes de texto VoIP para tu empresa

Puedes utilizar los mensajes de texto VoIP en toda la organización y mejorar la productividad en todos los ámbitos. Dejando a un lado el ahorro de tiempo y costes, tus clientes lo esperan de ti. Las respuestas lentas a los clientes se traducen en ventas perdidas y relaciones dañadas. ¿Por qué arriesgarse cuando tienes una herramienta a mano para evitar retrasos en la comunicación?

Cuando consideras todos los beneficios de los mensajes de texto VoIP, es prácticamente una obviedad. Ya tengas un sistema VoIP existente para llamadas de voz o no, añadir mensajes de texto es un proceso rápido y simple. Algunos proveedores ofrecerán una prueba de 2 semanas o incluso más para que pueda probar el servicio.

Al igual que con las llamadas VoIP, puedes comenzar poco a poco y escalar según sea necesario. No tienes que comprometerte con un contrato específico o una cantidad de mensajes. Comienza con un plan de pago por uso y cambia a ilimitado si la situación lo requiere. Incluye los mensajes de texto en tus herramientas de atención al cliente multicanal y comprueba la diferencia en tus procesos comerciales.

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