Los espacios de coworking son centros donde autónomos, teletrabajadores y empresarios acuden para disponer de un entorno de trabajo adecuado a un precio asequible. Por su parte, los gestores del coworking ayudan a conectar y crear sinergias profesionales.
En su mayoría se trata de profesionales que principalmente necesitan un portátil, un teléfono y una buena conexión a internet para poder realizar su trabajo. Entre estos profesionales, se pueden destacar: programadores, diseñadores, gestores de comunidades online, periodistas, comerciales, consultores, etc. Pero también resultan muy útiles para pequeñas empresas que encuentran en estos centros la ayuda de un recepcionista para atender a sus clientes cuando ellos están ausentes. O para empresas que simplemente necesitan una dirección postal accesible para recibir su paquetería.
Trabajar en oficina vs trabajar en coworking
Existe una gran diferencia de estos espacios con respecto a trabajar en la empresa con compañeros del mismo departamento o de otro departamento. En los coworkings nadie está obligado a quedarse o a compartir espacios. El que lo hace, es porque quiere y con quien quiere. Mientras que en las empresas hay una obligación de compartir espacios, que muchas veces generan ambientes tensos entre compañeros, causados por los roces entre departamentos. O incluso por compañeros del mismo departamento.
Además, en un coworking los profesionales tienen diferentes aptitudes, capacidades e intereses, lo que favorece el crecimiento personal y las relaciones de negocio. Tal como podemos ver el el portal https://coworkingspain.es/ en España hay más de 500 coworkings, mientras que en Europa ya son más de 1.600 coworkings registrados.
Qué servicios ofrece un coworking
Los espacios de coworking ofrecen diferentes servicios para hacer uso del espacio de trabajo compartido. La mayoría de ellos ofrecen, entre otros, estos servicios:
Acceso a zonas de trabajo perfectamente equipadas
Salas de reuniones con equipamiento audiovisual (Pantallas, webcam, proyector, etc)
Además, un coworking puede añadir a lista anterior la telefonía en la nube, con numerosos beneficios tanto para el propio coworking, como para los clientes del mismo. Sin embargo, necesita contar con una infraestructura y capacidad técnica para poder ofrecer este servicio con garantías.
Qué infraestructura necesita un coworking para implementar telefonía en la nube
Conexión robusta a internet
Es necesario ofrecer una conectividad fiable y de alta velocidada internet a los miembros del coworking. La necesitarán tanto para conectar sus equipos informáticos, como los dispositivos y terminales que usen para su sistema de telefonía IP.
Centralita Virtual o Centralita Física
Hay que tener en cuenta, según los servicios que quieras ofrecer, que la centralita virtual permite gestionar un mayor número de extensiones que la centralita física. Además, ofrece un mayor número de funciones avanzadas que la centralita física.
Trunk SIP
En caso de contar con una centralita física, el SIP Trunk conecta la centralita IP a la Red Pública de Telefonía (PSTN) que es lo que permite que usuarios de distintas compañías puedan comunicarse entre sí marcando los números de teléfono.
Numeración
Puedes ofrecer numeración independiente para cada empresa del coworking, o una numeración general para el coworking con transferencia de llamadas.
Beneficios de la telefonía en la nube para un coworking
Los coworkings ofrecen a autónomos, pequeñas empresas y teletrabajadores un espacio adecuado para realizar tu actividad. Estos pueden aportar más o menos servicios adicionales a sus clientes o coworkers.
Una centralita virtual puede ofrecer los siguientes beneficios dentro de un coworking
Tu proveedor VoIP puede buscar para ti un número sencillo y fácil de memorizar. O simplemente portar tu número actual.
Si tu coworking tiene diferentes centros, gracias a la telefonía IP puedes disponer de un número compartido para todos, o un número individual para cada uno de los centros.
En el caso de que los recepcionistas de uno de los centros estén ocupados, la llamada puede ser derivada a otro centro.
Puedes habilitar WhatsApp Business con los números de teléfono VoIP. Si usas tu smartphone, podrás disponer de ambas app’s y diferenciar el número de trabajo del personal.
Puedes beneficiarte de la grabación de llamadas con almacenamiento ilimitado.
Puedes definir horarios y guías de bienvenida. Así como desviar números VIP a coworkers, usuarios o números especiales. Tu coworking tendrá una apariencia profesional, independientemente del tamaño que tenga.
La telefonía VoIP se integra con la mayoría de CRM. Puedes ver el contacto que llama o hacer click para lanzar una llamada desde tu CRM sin tener que marcar todo el número. Además, podrás registrar la actividad de manera automática de tal manera que, cuando recibas una llamada de un coworker, esta se quede registrada en la ficha del cliente correspondiente.
Beneficios de la telefonía en la nube para los miembros del coworking
Además, también puedes revender u ofrecer el servicio de telefonía a las empresas o coworkers de tu coworking. De esta manera, podrás:
Dar de alta nuevos números al instante
Para que ellos directamente reciban las llamadas en el terminal de su escritorio, app de ordenador o smartphone. Los coworkers podrán hacer uso de su número empresarial desde el terminal del coworking, desde su casa o desde cualquier sitio donde tengan internet.
Ofrecer el servicio de secretaría
De tal manera que se atienda la llamada en la recepción del coworking, se tome nota de los detalles de la llamada o bien se transfiera a la empresa correspondiente.
Para nómadas digitales o empresas internacionales
Les permitirá no solo hacer llamadas internacionales a un precio económico, también podrán disponer de un número local de su país o países donde tengan mercado. Esto facilitará que los clientes puedan contactar con la empresa sin tener que hacer una llamada internacional y, por otra parte, permitirá dar presencia local donde sea necesario sin importar desde donde se hagan las llamadas.
Caso de uso de telefonía en la nube en un coworking
Veremos con un ejemplo cómo configurar el servicio de telefonía en la nube en un coworking.
Al coworking WeVoIP le proporcionamos un número fácil de recordar, por ejemplo: (+34) 919019100
Dentro del horario
Cuando la gente llame dentro del horario, pondremos una locución personalizada con una música de espera, algo así como:
“Gracias por llamar a WeVoIP. Por favor, diga el nombre de la empresa con la que quiere contactar, o espere y le atenderemos desde recepción”.
Fuera del horario
Cuando alguien llame fuera de horario, simplemente podemos informar del horario y detalles de contacto:
“Gracias por llamar a WeVoIP. Nuestro horario de atención telefónica es de lunes a viernes de 9 am. a 17 pm. Si lo desea, puede contactarnos por Whatsapp o al email recepcion@weVoIP.com”.
Terminales de telefonía en la nube para un coworking
En la recepción
En recepción, la apariencia empresarial de un terminal Fanvil V65 dará al coworking una imagen más profesional. Además, con sus 20 teclas programables, facilitarán al recepcionista llamar o derivar llamadas a un coworker.
Activaremos la grabación de llamadas para poder consultar o revisar llamadas en caso de necesidad.
En los puestos de trabajo
En las mesas de trabajo desplegamos unos cuantos teléfonos IP para que, aquellos coworkers o empresas que lo necesiten, puedan hacer o recibir llamadas. En este caso es recomendable un terminal básico como el Fanvil X3:
Se puede ofrecer también a las empresas números de teléfono nuevos. De esta manera tendrán un número asociado a su empresa y evitarán tener que hacer uso de su número de teléfono personal.
Recuerda que los servicios de VoIPstudio no tienen contrato ni permanencia. Por lo que son ideales para un entorno cambiante como un coworking. Puedes dar de alta números en minutos y darlos de baja al momento sin ninguna penalización.
Si quieres ampliar la información sobre cómo un coworking puede aprovechar los beneficios de la telefonía VoIP, contacta con nosotros hoy mismo.
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