¿Qué es la Teleconferencia? Guía + Ejemplos 2025

¿Alguna vez te has preguntado cómo podrías reunir a tu equipo de trabajo, clientes o colaboradores que se encuentran en diferentes ciudades, o incluso países, sin tener que gastar tiempo ni dinero en desplazamientos? La respuesta está en las teleconferencias. 

Esta tecnología te permite realizar reuniones a distancia con audio y video, compartir documentos en tiempo real y acercar a las personas como si estuvieran en la misma oficina.

Para algunos empresarios que no están familiarizados con el mundo de las telecomunicaciones o el concepto de VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), la teleconferencia es una herramienta clave para mejorar la productividad, la colaboración y la agilidad de tu negocio. ¿Por qué razón? Porque ya no necesitas depender de costosas llamadas internacionales o largos viajes para cerrar acuerdos o supervisar proyectos.

Si deseas mejorar y optimizar tu tiempo, reducir gastos y expandir tu alcance comercial más allá de las fronteras, sigue leyendo. Las teleconferencias podrían ser la solución que estabas esperando para llevar la comunicación de tu negocio al siguiente nivel.

¿Qué es teleconferencia?

Una teleconferencia es un método de comunicación a distancia que permite a varias personas conectarse al mismo tiempo mediante canales de audio, video o ambos, sin que sea necesaria la presencia física de todos los participantes en un mismo lugar. 

Esto facilita la colaboración empresarial en tiempo real, reduce costes y elimina barreras geográficas, ya que se puede realizar desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Datos sobre Videoconferencias en el mundo:

• Se espera que el mercado de videoconferencia en la región de América del Norte crezca un 40% entre 2024 y 2028.
• En el trabajo remoto, alrededor del 40% de las empresas u organizaciones a nivel mundial utilizan videoconferencias para contratar empleados.
• Consulta más datos sobre videoconferencias según sectores en este enlace.

Tipos de Teleconferencias

Las teleconferencias han cambiado por completo la forma en que trabajamos y nos comunicamos. Desde reuniones de equipo hasta eventos masivos en internet, cada vez son más las situaciones en las que la distancia deja de ser un obstáculo para colaborar o compartir información. 

Pero ¿sabías que existen varios tipos de teleconferencias, cada uno con sus propias características y usos? A continuación, te explicamos las principales modalidades y cómo pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos de comunicación, sea en un contexto personal o empresarial.

Audioconferencia 

La audioconferencia es la forma más básica de teleconferencia, ya que únicamente emplea el canal de audio. Los participantes se conectan a través de una plataforma de llamadas telefónicas o VoIP y pueden conversar en tiempo real sin necesidad de verse.

Características principales:

• Simplicidad: No se requiere demasiado ancho de banda ni equipos caros, una línea de teléfono o una conexión estable a internet suele ser suficiente.
• Efectividad para reuniones rápidas: Ideal para discusiones breves o seguimiento de proyectos que no necesitan soporte visual.
• Concentración en la voz: Al no haber video, se tiende a poner más atención en la entonación y las palabras de cada interlocutor.

Ejemplo de uso:

Imagínate que tienes un equipo disperso en varias ciudades y necesitas hablar sobre el estado de un proyecto sin mostrar gráficos o presentaciones. Una audioconferencia rápida por teléfono o usando un servicio de VoIP es más que suficiente para mantener a todos alineados.

Videoconferencia

En la videoconferencia, además de escuchar a los participantes, puedes verlos. Se realiza a través de plataformas que transmiten tanto audio como video en tiempo real.

Ventajas:

• Mayor cercanía: Ver el rostro de las personas aporta un componente humano importante.
• Capacidad de compartir pantalla: Útil para presentaciones, tutoriales o demostraciones de producto.
• Interacción más dinámica: Puedes observar gestos y lenguaje corporal, lo que facilita la comunicación no verbal.

Ejemplo de uso:

Supongamos que quieres presentar tu nuevo producto a un cliente que está en otra ciudad o país. Con una videoconferencia, no sólo podrás hablar sobre las características, sino también mostrar el producto en tiempo real y responder preguntas al instante.

Webinar y Webcast 

• Webinar: Es un seminario en línea, generalmente interactivo, donde uno o varios ponentes exponen un tema y los asistentes pueden hacer preguntas o participar a través de chats y encuestas.
• Webcast: Se trata de una retransmisión en vivo o en diferido a través de internet. Normalmente, es un evento más unidireccional: el público observa y escucha, pero su participación suele ser limitada.

Principales diferencias:

• Interactividad: En un webinar, el público puede interactuar directamente con el ponente (por ejemplo, haciendo preguntas en tiempo real). En un webcast, la interacción del espectador es mínima o nula.
• Objetivo: Los webinars se centran en la formación o el debate, mientras que los webcasts se utilizan más para difundir información (como noticias, anuncios de productos o eventos corporativos).

Ejemplo de uso:

• Webinar: Una empresa de software organiza un webinar para capacitar a sus clientes en las nuevas funcionalidades de su plataforma y responder preguntas en directo.
• Webcast: Un banco transmite en directo la presentación de sus resultados anuales, los accionistas y el público en general pueden ver la retransmisión, pero no intervienen durante el evento.

Telepresencia

La telepresencia es la versión más avanzada de la videoconferencia, diseñada para ofrecer una experiencia muy realista, como si los participantes estuvieran en la misma sala. Para lograrlo, se emplean equipos de alta definición y sistemas de audio envolventes.

Características principales:

• Tecnología sofisticada: Cámaras y micrófonos de alta gama, pantallas de gran tamaño y software que sincroniza audio y video con mínima latencia.
• Calidad de imagen y sonido casi “presencial”: El objetivo es crear un entorno en el que la distancia física pase prácticamente desapercibida.
• Inversión elevada: Debido al coste de los equipos y la infraestructura, está enfocada sobre todo en grandes empresas o reuniones críticas donde la experiencia de comunicación sea prioritaria.

Ejemplo de uso:

Imagina que dos directores ejecutivos situados en continentes distintos necesitan negociar un acuerdo comercial complejo. Para ello, se reúnen en salas de telepresencia especialmente equipadas, de modo que pueden verse casi cara a cara y analizar documentos como si los tuvieran enfrente.

Beneficios de la videoconferencia

La videoconferencia es una de las tecnologías de comunicación más valoradas en la actualidad, ya que combina la inmediatez de las llamadas de voz con la posibilidad de ver a los participantes en tiempo real. 

Esto hace que sea ideal tanto para reuniones de negocios como para formaciones y eventos virtuales. 

A continuación presentamos algunos de los principales beneficios de la videoconferencia:

Comunicación más humana

Al incorporar el video, las reuniones dejan de ser únicamente auditivas y pasan a incluir elementos visuales. De esta forma, los participantes pueden ver gestos, expresiones faciales y reacciones en vivo, lo que facilita la empatía y la comprensión entre los interlocutores.

Ahorro de tiempo y costes

Permite reducir o incluso eliminar los desplazamientos físicos para asistir a reuniones, lo que a su vez minimiza los gastos de viaje y el tiempo invertido en traslados. 

Esto es especialmente útil para empresas con equipos distribuidos en diferentes ubicaciones geográficas.

Mayor productividad

La videoconferencia fomenta reuniones más dinámicas y enfocadas, ya que los participantes pueden compartir documentos, pantallas y presentaciones en tiempo real. 

Flexibilidad y escalabilidad

Gracias a plataformas compatibles con diferentes dispositivos (ordenadores, smartphones y tabletas), resulta sencillo organizar o unirse a videoconferencias prácticamente desde cualquier lugar con conexión a internet. 

Colaboración global

Rompe las barreras geográficas, uniendo equipos y profesionales de distintos países o continentes. Esto impulsa la expansión internacional de los negocios y enriquece las perspectivas de los proyectos al contar con un mayor número de expertos.

Mejor participación y compromiso

Ver a los compañeros de trabajo o clientes en pantalla hace más amena la comunicación y fomenta una mayor concentración. 

En muchos casos, las videollamadas resultan menos monótonas que las conversaciones telefónicas, por lo que los participantes suelen sentirse más involucrados.

Tecnologías y Protocolos en Teleconferencia

Cuando hablamos de teleconferencia, podemos pensar simplemente en conectar a varias personas de forma remota y en tiempo real. Sin embargo, detrás de esa conexión fluida existen múltiples tecnologías y protocolos que hacen que todo funcione de manera eficiente y segura.

A continuación, explicaremos los principales componentes tecnológicos que permiten las teleconferencias modernas.

VoIP y SIP: Su papel en la comunicación empresarial

VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet)

Esta tecnología permite transmitir la voz a través de internet en lugar de usar líneas telefónicas tradicionales. En términos prácticos, convierte tu voz en paquetes de datos que viajan por la red y luego se reensamblan en el otro extremo. 

Gracias a VoIP, las empresas pueden ahorrar costes en llamadas de larga distancia y contar con mayor flexibilidad para integrar sistemas de comunicaciones unificadas (telefonía, videollamadas, mensajería instantánea, etc.).

SIP (Session Initiation Protocol)

Es un protocolo clave para establecer y finalizar las sesiones de comunicación a través de VoIP. Piensa en SIP como el “director de orquesta” que organiza las llamadas, cuándo empieza, con quién conectas y cómo se gestionan características como desvío de llamadas o conferencias a varias bandas. 

SIP ofrece una escalabilidad empresarial muy útil, ya que puedes poner o quitar líneas telefónicas sin necesidad de cambiar completamente tu infraestructura.

Ejemplo de uso:

Una compañía con oficinas en distintos países que emplea VoIP para sus llamadas internas y externas, puede configurar el protocolo SIP para gestionar las extensiones y la comunicación entre sedes.

WebRTC: La tecnología detrás de las videoconferencias en navegador

WebRTC (Web Real-Time Communications) es un conjunto de APIs y protocolos que permiten la transmisión de audio, video y datos directamente en un navegador web, sin necesidad de instalar complementos o software adicional.

¿Por qué es tan importante?

Gracias a WebRTC, servicios como Google Meet, Microsoft Teams o aplicaciones personalizadas pueden ofrecer videoconferencias y audioconferencias de alta calidad directamente en la web. Esto elimina barreras de entrada para los participantes (por ejemplo, no tener que descargar un programa) y mejora la accesibilidad para quienes se conectan desde distintos dispositivos.

Ejemplo de uso:

Un equipo de desarrollo crea una plataforma interna de videollamadas para la empresa usando WebRTC, de modo que cualquier empleado con un navegador compatible puede conectarse al instante.

VoIPstudio, una solución de telefonía VoIP asequible para tu empresa

Si buscas una plataforma que te permita realizar teleconferencias de forma fácil, económica y con el respaldo de un soporte técnico de calidad, VoIPstudio se presenta como la opción ideal. 

Con más de 40 funciones de centralita avanzada, este servicio de telefonía VoIP ofrece todo lo que necesitas para organizar y gestionar tus comunicaciones de manera ágil y profesional, ya sea para un pequeño equipo o una gran corporación.

1. Telefonía insuperable en relación calidad precio

Mantener el equipo alineado y optimizar el tiempo es básico si quieres ser una empresa competitiva. VoIPstudio ofrece:

• Salas de Conferencia con un número ilimitado de participantes.
• Funciones avanzadas de centralita virtual (PBX) en la nube, sin invertir en hardware costoso.
• Grabación ilimitada de llamadas y reuniones para revisarlas o compartirlas más tarde con quienes no pudieron asistir.

Lo mejor es que todo esto viene con precios competitivos y planes adaptables a las necesidades de tu negocio.

2. Planes de precios flexibles y transparentes

Los planes de precios de VoIPstudio se ajustan a equipos de todos los tamaños y presupuestos. 

Pago por Uso (5,50 € por usuario/mes + llamadas desde 1 céntimo/minuto)

• Perfecto para empresas con pocas llamadas salientes o reuniones esporádicas.
• Sin tarifas fijas elevadas ni costes sorpresa, pagas solo por lo que usas.

Plan 2000 (18 € por usuario/mes)

• Incluye 2.000 minutos al mes por usuario para llamadas y teleconferencias a más de 45 países.
• Ideal para empresas que realizan muchas llamadas o que organizan teleconferencias con equipos internacionales.

Plan Enterprise

• Diseñado para grandes corporaciones con necesidades específicas.
• Opciones personalizadas, asistencia dedicada y escalabilidad máxima.

En todos los planes dispondrás de soporte técnico multilingüe 24/7, lo que garantiza que tu equipo nunca se quede colgado en medio de una reunión importante.

3. Funciones destacadas para potenciar tu empresa

a) Centralita Virtual (PBX) en la Nube

Con la centralita telefónica virtual para empresas de VoIPstudio, te olvidas de comprar o mantener costosos equipos de telefonía. Desde cualquier dispositivo con conexión a Internet podrás configurar tus extensiones, salas de conferencia e incluso las opciones de atención al cliente.

b) Grabación Ilimitada de Llamadas

Graba tus llamadas y reuniones para formaciones internas, auditorías o simplemente para repasar decisiones clave. No hay límite de espacio, por lo que siempre tendrás un registro a mano.

c) Salas de Conferencia con ilimitados participantes

Organiza reuniones en las que puede unirse todo tu equipo, independientemente de su ubicación. Esta herramienta es ideal para presentaciones, sesiones de brainstorming o actualizaciones de estado con múltiples departamentos.

d) Operadora Virtual (IVR)

Profesionaliza tus comunicaciones permitiendo que las llamadas se dirijan al departamento correspondiente con IVR. Aporta una imagen seria y organizada de tu empresa al cliente y evita esperas innecesarias.

e) Integraciones con CRM y otras aplicaciones

VoIPstudio se integra a la perfección con Zoho, Salesforce, Google Workspace y Zapier, integrando las teleconferencias y el registro de llamadas en tus flujos de trabajo para mayor eficiencia.

f) Números Virtuales en Todo el Mundo

Establece presencia local y global en más de 4.000 ciudades y 60 países, incluyendo cualquier ciudad de España como Madrid, Barcelona, Valencia o Sevilla. Tus clientes pueden llamarte a un número local aunque tu empresa se encuentre físicamente en otra región o país.

4. Fácil de configurar y usar

Una de las grandes ventajas de VoIPstudio es su simplicidad:

Con unos sencillos pasos de configuración podrás comenzar a hacer llamadas y agendar teleconferencias al instante.

Su panel web intuitivo facilita la gestión de todas las funciones sin necesidad de tener conocimientos técnicos avanzados.

Si prefieres un enfoque más visual, VoIPstudio cuenta con vídeos tutoriales para ayudarte a hacer tu primera llamada y familiarizarte rápidamente con la plataforma.

5. Soporte al cliente excepcional

Ya sea por teléfono, chat o correo electrónico, el equipo de soporte de VoIPstudio está disponible las 24 horas del día para resolver dudas o incidencias. Además:

Ofrece formación y guías para que tu personal saque el máximo partido de las teleconferencias y la centralita virtual.

Incluye portabilidad gratuita de números, para que migres tus líneas sin complicaciones.

Garantiza llamadas entrantes ilimitadas, asegurando que no te pierdas ninguna oportunidad de negocio.

6. ¿Por qué VoIPstudio para tu empresa?

• Relación calidad-precio inmejorable: Puedes elegir un plan que se ajuste a tus necesidades y presupuesto, sin sorpresas ni costes ocultos.
• Facilidad de uso: Desde el primer momento, tanto tú como tu equipo podréis organizar teleconferencias y gestionar la plataforma sin necesidad de expertos en TI.
• Flexibilidad y escalabilidad: VoIPstudio crece contigo. Añade usuarios, extensiones o nuevas funciones a medida que tu empresa se expande.
• Soporte 24/7: Si algo no va bien o simplemente tienes una duda, el equipo de VoIPstudio está siempre al otro lado para ayudarte.

En definitiva, VoIPstudio pone a tu alcance todas las herramientas que necesitas para que tus reuniones virtuales sean efectivas, sencillas de programar y de participar. Ahorra tiempo, reduce costes y ofrece una experiencia de comunicación excepcional a clientes y empleados. 

Si buscas una opción con  teleconferencia con un soporte de primera y precios competitivos, VoIPstudio es, sin duda, la elección ganadora.

Preguntas frecuentes sobre teleconferencia

¿Cómo se hace una teleconferencia?

Para llevar a cabo una teleconferencia de forma exitosa, primero elige una plataforma que soporte reuniones virtuales y conferencias en línea, como VoIPstudio. Asegúrate de contar con una buena conexión a internet, un dispositivo con micrófono y, si es posible, cámara para habilitar la videollamada. Crea o programa la sesión indicando fecha y hora, y comparte el enlace o número de acceso con los participantes. Antes de iniciar la conferencia, verifica la configuración de audio y video para garantizar que todos puedan oírse y verse sin problemas. Por último, haz un breve repaso de la agenda de la reunión y asegúrate de que cada asistente tenga la oportunidad de participar, aprovechando al máximo la comunicación en tiempo real que ofrece este tipo de encuentros remotos.

¿Cuál es la diferencia entre videoconferencia y teleconferencia?

Muchas veces, se utiliza el término “teleconferencia” para describir cualquier reunión en la que varios participantes se comunican a distancia, ya sea solo por voz (audioconferencia) o con imagen y sonido (videoconferencia). 

Sin embargo, la videoconferencia hace hincapié específicamente en la transmisión de video en tiempo real, lo cual permite a los participantes verse durante la conversación. Esto genera una interacción más cercana y humana, pues puedes observar gestos y expresiones faciales, algo que no se logra en una llamada de voz convencional. 

Por su parte, el concepto general de teleconferencia engloba tanto las comunicaciones exclusivamente de audio como aquellas que incluyen video, webinars y otras modalidades de encuentro virtual. 

En resumen, una videoconferencia es un tipo de teleconferencia que añade el componente visual para mejorar la experiencia y la eficacia de la comunicación.

¿Cuál es la función de una teleconferencia?

La función principal de una teleconferencia es facilitar la comunicación y colaboración entre personas que se encuentran en ubicaciones distintas, sin necesidad de viajar ni de estar físicamente en el mismo lugar. A través de esta tecnología, se pueden compartir ideas, documentos y presentaciones en tiempo real, agilizando la toma de decisiones y mejorando la productividad en equipos de trabajo o eventos empresariales. Además, al reunir a todos los participantes de forma remota, se optimizan los recursos, se reduce el coste asociado a desplazamientos y se eliminan las barreras geográficas.