Durante décadas, las empresas han contratado servicios telefónicos de la misma manera que otros servicios esenciales como la luz y el agua. Realmente no importaba el proveedor que te proporcionaba estos servicios. Lo importante para los clientes era el coste final. La llegada de VoIP tampoco cambió mucho esta ecuación: muchas organizaciones se cambiaron por el ahorro de costes más que cualquier otra cosa.
Pero es hora de que las empresas piensen en VoIP como una ventaja competitiva. Puedes implementar VoIP de forma innovadora dentro de la oficina, lo cual te brinda una ventaja sobre la competencia. Los servicios de telefonía VoIP ya no son productos básicos, puedes personalizarlos para que se ajusten a tus flujos de trabajo internos.
Y aún mejor, puedes crear aplicaciones inteligentes utilizando VoIP como plataforma subyacente. Esta flexibilidad puede ayudar a tu empresa a trabajar de nuevas formas que antes eran imposibles o poco prácticas con los sistemas antiguos.
Echa un vistazo a las tres formas innovadoras en las que puedes implementar VoIP en tu oficina hoy en día.
Usar VoIP como una extensión de tu marca
¿Cuándo fue la última vez que pensaste en mantener la música que escuchan las personas que llaman cuando esperan para hablar con los especialistas del servicio? ¿Qué pasa con los mensajes del buzón de voz, mensajes navideños y otros puntos de contacto de audio? Cada ejemplo es una oportunidad para consolidar tu marca ante los ojos del cliente.
Pero la verdad es que la mayoría de las pequeñas empresas no tienen tiempo para preocuparse por la construcción de marca. Y antes de VoIP, no tenías los medios para desarrollar tu marca por vía telefónica. La mayoría de los servicios de VoIP te brindan las herramientas necesarias para personalizar la música en espera, grabaciones de voz, mensajes del buzón de voz, etc. Puedes elegir entre cientos de muestras para seleccionar las que mejor representan tu marca. También puedes intercambiarlos en cualquier momento. ¿Por qué es útil todo esto? Imagina las oportunidades de creación de marca cuando puedes adaptar las grabaciones de acuerdo con la hora, la temporada e incluso la ubicación de tus interlocutores.
Supongamos que tienes clientes en diferentes países. Cada área tendrá tus propios días festivos, temporadas festivas, etc. Por lo tanto, las personas que llaman de un país escucharán saludos personalizados adecuados a su ubicación en lugar de mensajes aleatorios que no tienen ningún significado para ellos.
Usos innovadores de VoIP en la Oficina Virtual
Pocas organizaciones soñaban con la posibilidad de que VoIP pudiera soportar la virtualización. VoIP es compatible con todo, desde el desvío de llamadas hasta el timbre de múltiples dispositivos a la vez. Incluso puedes replicar un entorno de centro de llamadas, con todas las funciones asociadas, para tus trabajadores, incluso cuando no están en la oficina.
Ahora, muchas pequeñas empresas creen que no necesitan una funcionalidad tan avanzada. Tal vez ninguno de tus empleados trabaje desde su casa. Pero esa es la situación actual y seguramente cambiará en el futuro. Imagina poder contratar nuevos empleados desde cualquier lugar. No estás restringido a posibles candidatos que se encuentren a poca distancia de tu oficina.
Otra forma de utilizar esta función es con oficinas en diferentes ubicaciones. Puedes mover fácilmente a los empleados de una ubicación a otra y ellos pueden llevar sus números de teléfono con ellos. No más esperas de nuevo cableado o configuración. Los nuevos empleados tampoco tienen que esperar por sus números de teléfono y líneas. ¡Puedes agregar o eliminar números a través de un panel web en unos minutos!
Reglas de enrutamiento complejo y VoIP
En el nivel actual de la tecnología, VoIP admite reglas de enrutamiento complejas. Considera la siguiente situación en la que un vendedor tiene que salir de la oficina para una sesión de formación. Con los sistemas más antiguos, podías transferir las llamadas entrantes al buzón de voz o hacer que alguien más gestionara a los clientes. No tenías muchas más opciones o un control detallado sobre cómo atender las llamadas individuales.
Ahora VoIP te permite establecer reglas de prioridad para las llamadas entrantes, tales como:
- Transferir las llamadas entrantes al buzón de voz si no hay respuesta.
- Reenviar las llamadas del administrador a un teléfono móvil personal, pero no durante el fin de semana o fuera del horario de oficina.
- Si un cliente importante llama, puedes dirigirlo a un compañero específico y enviar un mensaje instantáneo a un teléfono móvil.
- Enviar correos de voz transcritos a la bandeja de entrada de correo electrónico como archivos adjuntos junto con el mensaje de voz original.
Estas reglas pueden parecer complejas, pero los sistemas VoIP pueden gestionarlas fácilmente. Ni siquiera necesitas pasar horas preparándolas ni necesitas un experto para hacerlo. La mayoría de los servicios VoIP alojados te permiten establecer estas reglas con una interfaz fácil de usar. Pero los proveedores están trabajando para llevar esta característica al siguiente nivel. ¡Piensa en todo el tiempo que podrías ahorrar si el sistema fuera lo suficientemente inteligente como para implementar estas reglas por sí mismo! Las personas que llaman nunca llegarían a la persona equivocada y tus trabajadores tampoco sufrirían interrupciones cuando estuvieran ocupados.
Entonces, ahí lo tienes. No uses VoIP de la misma manera que antes. ¡Aprovecha esta oportunidad para repensar la forma en la que haces negocios todos los días!
