VoIP está de moda en los negocios. Los proveedores están constantemente compitiendo entre ellos, lo que convierte este momento en el ideal para que las organizaciones elijan su nuevo sistema telefónico. Pero es mejor hacerlo si conoces unos cuantos consejos para VoIP.
Para actualizarte a VoIP necesitas saber qué tipo de hardware quieres comprar, si necesitas un servicio alojado o si lo vas a montar en tu empresa, etc.
Para la mayoría de las compañías -sobre todo las pequeñas- es un proceso directo: elige un sistema alojado de un proveedor fiable y compra el hardware que necesites. No es caro y el proceso no debería alargarse más que unos días. Sin embargo, VoIP es más que ahorrar dinero comparado con las alternativas tradicionales. El coste es la razón principal para el cambio, pero ¿por qué parar ahí?
Puedes mejorar la productividad y la eficiencia de tus empleados si usas el máximo potencial de los sistemas de VoIP. Aquí hay unos cuantos consejos para VoIP:
Aprovisionamiento automático
Si tienes un negocio pequeño con tres o cuatro empleados, entonces instalar VoIP no es una tarea difícil, pero ¿y si tienes 30 empleados? ¿O 200? ¿Vas a perder tiempo instalando teléfonos en cada escritorio? Nadie puede trabajar mientras lo haces, además, por eso, muchos sistemas de VoIP vienen con aprovisionamiento automático.
Esto significa que los teléfonos se autoconfiguran tomando la configuración de un servidor que tengas ya configurado. Son Plug & Play. No necesitas expertos para que te lo instalen ni dejar a tus empleados ociosos mientras lo haces. Pones el teléfono con los cables correctos y tu oficina está en marcha.
Instalar aplicaciones de VoIP en teléfonos móviles
Las mejoras de eficiencia empiezan desde el principio. Los sistemas VoIP te permiten responder llamadas desde cualquier dispositivo que lleves encima. No lo desaproveches: Pide a tus empleados que se instalen las aplicaciones en sus móviles y portátiles y tablets para que puedan estar en contacto entre ellos y con los clientes.
Algunos proveedores ofrecen su propia aplicación y otros te permiten usar su servicio con la aplicación que quieras. Esto permite a los usuarios elegir entre más opciones, lo que es útil, porque algunas características importantes para los agentes de venta quizá no lo sean para los trabajadores de contabilidad y viceversa. Uno de los mejores consejos para VoIP que puedes oír: no trates a los sistemas VoIP como un simple ahorro comparado con tus teléfonos viejos. Usa las últimas características y herramientas para acelerar tus flujos de trabajo.
Usa hardware de calidad
Este consejo tiene que ver con la calidad de las llamadas. Muchas empresas piensan que no vale la pena gastar dinero en teléfonos IP caros. Ciertamente no es necesario si no puedes permitírtelo, pero también aportan mucho valor por el precio que pagas. Con los teléfonos móviles la calidad de tus llamadas depende de la velocidad de la red y el ancho de banda. Si su operador está experimentando una fuerte congestión en la red, tus llamadas pueden caer o incluso no pasar.
No te encuentras con estos problemas cuando usas buenos teléfonos de escritorio: tienes mejor calidad de audio y menos problemas con un equipamiento bueno. También tienen características extra como pantallas más grandes, capacidades de conferencia, botones de función programables, etc. Todas estas características pueden mejorar tu productividad de muchas maneras. Tus empleados ahorrarán mucho tiempo cuando no tienen que repetir muchas veces lo mismo o lidiar con constantes terminaciones inesperadas de las llamadas.
Forma a tus empleados para que usen el sistema nuevo
Uno de los mejores aspectos de los sistemas VoIP es que los usuarios no tienen que aprender nada antes de usarlo. La experiencia de usuario es la misma que antes. Pero puedes mejorar su eficiencia si les enseñas qué más pueden hacer con las novedades de VoIP. No ganas mucho si usáis el nuevo sistema del mismo modo que el viejo.
Haz algunas sesiones de formación donde les enseñes las características avanzadas. Cuando sepan como configurar las llamadas a su gusto, cada trabajador puede adaptar la VoIP a su estilo de trabajo. De este modo no gastáis tiempo navegando por el manual o por internet para adivinar cómo activar alguna característica útil. Puedes incluso hacer las sesiones de formación por departamentos para que cada sesión se adapte a lo que necesitan.
La mayoría de estos consejos para VoIP son útiles justo al principio de empezar a trabajar con VoIP. En el siguiente artículo os enseñaremos más consejos enfocados en utilizar las características únicas de VoIP en tu beneficio.
Si quieres saber más sobre VoIP visita el blog de VoIPstudio.
