La llamada de conferencia es una importante herramienta de comunicación empresarial. Las organizaciones la usan más que nunca, especialmente a medida que la tecnología evoluciona y proporciona más funciones. Una llamada de conferencia puede ser con 3 ó 4 personas dentro de la empresa o con varias personas que llaman en diferentes momentos.
Los operadores de telefonía han ofrecido llamadas de conferencia como una característica durante años. Sin embargo, a menudo es costoso y se incluye junto con características innecesarias que una empresa puede no necesitar. Eso puso esta característica fuera del alcance de la mayoría de las pequeñas empresas. Además, no siempre es fácil configurar una llamada de conferencia. Dependiendo de la tecnología y la solución en uso, configurar una llamada de conferencia podría llevarte tanto tiempo como organizar una reunión cara a cara.
Llamadas de conferencia con VoIP
La introducción de VoIP ha cambiado la propuesta de valor de las llamadas de conferencia. VoIP utiliza Internet para transmitir señales de voz y no importa si hay dos o 20 personas en la llamada. Siempre que tengas suficiente ancho de banda e Internet de alta velocidad, las llamadas de conferencia son tan claras como una llamada normal de VoIP.
VoIP simplificó la configuración de las llamadas de conferencia también. Puede convertir una llamada normal en una llamada de conferencia y viceversa con facilidad. Las empresas también pueden usar el vídeo como parte de la llamada de conferencia, lo que lo convierte en un reemplazo total para las reuniones en persona.
Pero, ¿qué sucede si algunas personas no tienen acceso a una cámara para unirse a la videoconferencia? Las llamadas de conferencia con VoIP son bastante flexibles: algunos participantes pueden unirse al vídeo, mientras que otros lo hacen por audio. Los participantes pueden turnarse para presentar el material, silenciar el final de la llamada o ingresar y salir de las reuniones según su conveniencia.
Las llamadas de conferencia VoIP pueden ahorrar tiempo y dinero de varias maneras importantes. Las empresas pueden usar esta función de varias maneras, incluyendo:
La llamada de conferencia como herramienta de colaboración
A pocas personas les gusta gastar el tiempo en reuniones, pero son una parte esencial de la colaboración y la comunicación en equipo. Las reuniones se utilizan para mantener a los equipos actualizados sobre el estado de varios proyectos, comunicar cambios importantes dentro de la organización y también son parte integral de las sesiones de formación en varias compañías. Pero eso no significa que las reuniones tengan que ser largas y aburridas.
Las llamadas de conferencia, especialmente con un componente de vídeo, pueden reemplazar la mayoría de las reuniones en el lugar de trabajo. Con las llamadas de conferencia de VoIP, puedes crear salas de conferencias para múltiples participantes con funciones de pizarra. Las llamadas de conferencia pueden reducir los tiempos de reunión hasta la mitad, lo que agiliza el proceso de colaboración. Los equipos de proyecto que no tienen la oportunidad de reunirse en persona pueden beneficiarse fácilmente de las llamadas de conferencia. No tienes que restringir las reuniones de equipo a una o dos por mes, tenlas tan a menudo como el proyecto precise.
Llamadas de conferencia para el reclutamiento / teletrabajo
Cada negocio quiere contratar a las mejores personas para un trabajo determinado. Pero, ¿por qué restringirse a las personas que viven en el área local? Las llamadas de conferencia, los sistemas de telefonía VoIP y el software de mensajería son algunas de las herramientas que pueden permitir el trabajo remoto para tu personal. Ahora puedes reclutar y contratar personas de cualquier parte del mundo. Nunca se sabe dónde vive el mejor candidato para ese trabajo. La capacidad de trabajar de forma remota puede ser un gran incentivo para atraer a los mejores talentos.
Las llamadas de conferencia también pueden convertirse en una herramienta importante en tu propio proceso de reclutamiento: descartar candidatos a través de entrevistas en vídeo, en lugar de perder tiempo organizando reuniones con cada persona que entreviste la compañía. Puedes reunirte con las 3 o 4 personas principales antes de contratar al candidato adecuado. Ahorra tiempo para los solicitantes de empleo y tus equipos de reclutamiento.
Llamadas de conferencia sostenibles
La sostenibilidad o el cuidado del medio ambiente durante mucho tiempo fue considerado un bono o una herramienta de marketing por parte de las empresas. Pero muchas de las empresas exitosas de hoy consideran que la sostenibilidad ambiental es una parte intrínseca de su cultura y ética. Los clientes exigentes exigen saber de dónde provienen los productos que utilizan y están preocupados por el impacto ambiental de las decisiones comerciales. El cambio a las llamadas de conferencia basadas en VoIP puede reducir drásticamente tu huella de carbono y ayudar a la comunidad local.
Las llamadas de conferencia eliminan la necesidad de viajar de cualquier tipo. Eso significa que los equipos globales pueden reunirse con la frecuencia que necesiten, sin preocuparse por acumular kilómetros. Además, los participantes no necesitan lápiz y papel para tomar notas. No es necesario imprimir nada para su distribución posterior. Simplemente graba la sesión para aquellos que no puedan asistir o para una revisión posterior.
Las llamadas de conferencia no son nuevas en el mundo de los negocios, pero VoIP las transforma en una herramienta mucho más valiosa.
