Antes de actualizar a VoIP desde un sistema telefónico empresarial más tradicional, las empresas deben conocer las ventajas y desventajas que tiene el VoIP empresarial. Ninguna tecnología nueva está libre de tener algunas desventajas, por muy pequeñas que sean.
Lo mismo se aplica a VoIP, aunque los beneficios superan con creces a los aspectos negativos. Sin embargo, los pocos inconvenientes pueden ser relevantes para algunas organizaciones empresariales y, las empresas deben tenerlas en cuenta al implementar VoIP.
Ventajas de VoIP empresarial
Portabilidad
Los servicios de VoIP empresariales proporcionan un acceso transparente a sistema de teléfono de una organización desde cualquier lugar, a todos sus empleados. A veces los usuarios se encuentran en casa, trabajando en ubicaciones remotas. VoIP permite que dichos trabajadores utilicen cualquier dispositivo que tengan con el mismo número que el de trabajo, protegiendo así su privacidad y ofreciendo una imagen profesional a todas las personas que llaman.
Como VoIP no está vinculado a una ubicación o prefijo en particular, no solo elimina los cargos de larga distancia para llamadas dentro de la misma oficina, sino que también el teléfono se puede usar desde la ubicación en la que el empleado está trabajando ese día.
Menor coste de mantenimiento
Las empresas usuarias de los servicios de VoIP en la nube no tienen que preocuparse por el mantenimiento, reparaciones o mejoras. Esto significa que no tienen que contratar a consultores o empleados a tiempo completo sólo para administrar el sistema telefónico.
Incluso las organizaciones que utilizan soluciones locales con SIP trunks pueden liberarse de la molestia asociada al mantenimiento de dos redes diferentes, ya que VoIP les permite enrutar las llamadas telefónicas a través de la misma red que utilizan para enviar archivos o correos electrónicos.
Reducir los gastos
Todas las empresas buscan reducir costes en un esfuerzo por seguir siendo rentables. VoIP permite a las empresas conseguir precisamente eso:
- La eliminación de los cargos por llamadas entre los empleados de la misma empresa, incluso si se encuentran en diferentes oficinas.
- Menor coste por llamada, tanto para llamadas locales como de larga distancia.
- Proporcionar llamadas ilimitadas por un precio fijo mensual según la tarifa elegida.
Integrar con otras aplicaciones empresariales
Las empresas se han dado cuenta de que mantener la información en compartimentos estancos está desperdiciando su potencial. Esta es la razón por la que el software y las aplicaciones que comparten datos libremente se han vuelto más valiosas que las que lo mantienen guardado bajo llave.
Lo mismo se aplica para el sistema de teléfono de la empresa. Muchos proveedores de VoIP están ofreciendo integración con aplicaciones empresariales, como el CRM para facilitar a los empleados el uso y el intercambio de datos.
Mejorar la productividad y el tiempo de respuesta
VoIP ofrece muchas funciones avanzadas como buzón de voz visual, fax digital y bandejas de entrada de grupo que mejora la productividad. Por ejemplo, los faxes pueden enviarse de la misma manera que se escribe un correo electrónico, eliminando la necesidad de que el usuario vaya al fax para enviar o recibir un fax.
Estas características también eliminan la demora en responder a las llamadas de los clientes, solicitudes de soporte u otras preguntas. Los buzones de voz de los clientes del departamento de ventas pueden ser enviados a una bandeja de entrada de grupo para ser respondidos por cualquier empleado que esté disponible en ese momento.
Desventajas de VoIP
Los mayores inconvenientes de VoIP es que las organizaciones necesitan una conexión a Internet de alta velocidad en todo momento. Si se desconecta Internet por cualquier motivo, el sistema telefónico dejará de funcionar.
La mayoría de las organizaciones tienen copias de seguridad en caso de que esto ocurra, pero al menos por ahora, las compañías que operan en ubicaciones sin acceso a Internet fiable no deben implementar VoIP.
Otro inconveniente es que se necesita energía para que funcionen los teléfonos IP, lo que los hace menos útiles en caso de catástrofes. Las organizaciones suelen conectar sus teléfonos al suministro de energía de reserva y pueden ser utilizados hasta que su batería se agote.
Como ves, estos no son obstáculos insuperables y muchas organizaciones los consiguen sortear. En general, el VoIP empresarial tiene muchas ventajas para cualquier organización.
